«ГЭНДАЛЬФ» помог подготовить к Олимпиаде четыре аэропорта группы «Базэл Аэро»

В результате налажено эффективное управление эксплуатацией транспортных средств, усилен контроль над состоянием техники, повысилась оперативность устранения поломок, сокращена длительность простоев. Упростился процесс расчета себестоимости оказываемых услуг в соответствии с требованиями Минтранса РФ, усилен контроль над расходами предприятия. Общие затраты компании снизились на 5-7%, расходы на ГСМ сокращены почти на 10%. Путевые листы и заявки на транспортные средства формируются и обрабатываются в 2 раза быстрее, чем раньше. В несколько раз ускорено согласование договоров на обслуживание заказчиков. Обеспечена бесперебойная работа авиалиний в условиях повышенной нагрузки, связанной с предстоящей Олимпиадой в Сочи.

Компания "Базэл Аэро", основанная в 2007 году, управляет аэропортовыми активами промышленной группы "Базовый Элемент". В настоящее время "Базэл Аэро" объединяет 4 аэропорта: Краснодар, Сочи, Геленджик и Анапа. Через эти аэропорты ежегодно доставляются более шести миллионов пассажиров и десятки тысяч тонн грузов. Подготовка к зимней Олимпиаде 2014 года существенно повысила нагрузку на эти аэропорты, а в период проведения игр в Сочи прогнозируется ещё большее увеличение пассажиропотока.

Для обеспечения необходимой пропускной способности аэропортов требуется хорошо отлаженная система планирования работы аэропортовых служб, спецтехники и автомашин. Нужно оперативно контролировать состояние техники, своевременно планировать прохождение техосмотров и ремонтов, закупку запчастей и комплектующих. Также важен точный расчет себестоимости услуг и контроль взаиморасчетов с поставщиками и заказчиками.

Ранее в каждом аэропорту использовалась своя информационная система. Было сложно планировать и контролировать текущую деятельность компании. Например, перечень номенклатурных позиций на складах составляет несколько тысяч наименований, из-за повторяющихся в различных интерпретациях элементов номенклатуры процесс согласования планов закупок по предприятию затягивался во времени. Не в полной мере контролировалось состояние транспорта и расход материалов. Подготовка регламентированной и управленческой отчетности занимала много времени. Данные для внутреннего и внешнего аудита приходилось формировать вручную.

Руководство "Базэл Аэро" приняло решение о создании новой информационной системы, которая помогла бы:

• обеспечить единую политику учета и управления во всех аэропортах компании;
• оптимизировать документооборот предприятия, ускорить процессы согласования договоров, планов закупок и других документов;
• повысить точность расчета себестоимости услуг и усилить контроль над затратами предприятия, по возможности сократить их;
• оптимизировать работу автотранспорта и спецтехники, усилить контроль расхода ГСМ, ускорить формирование путевых листов, организовать эффективное управление ремонтами техники;
• своевременно формировать консолидированную отчетность по РСБУ и МСФО для внешнего и внутреннего использования.

В качестве партнера по внедрению была приглашена компания "ГЭНДАЛЬФ", имеющая успешный опыт автоматизации крупных предприятий на базе программных продуктов системы "1С:Предприятие 8". Для решения поставленных задач были выбраны программные продукты: "1С:Управление производственным предприятием", "1С:Управление автотранспортом 8", "1С:Документооборот 8" и "1С:Консолидация 8".

За 11 месяцев специалисты компании "ГЭНДАЛЬФ" автоматизировали более 700 рабочих мест в управляющей компании и 4-х аэропортах Краснодарского края, выполнена интеграция "1С:Управление производственным предприятием" с системой организации полетов.

Ключевые результаты проекта:

Интеграция системы "1С:Управление производственным предприятием" с системой организации полетов позволила оперативно формировать перечень услуг, оказанных авиаперевозчикам. Взаиморасчеты с заказчиками стали более оперативными. Сократилась дебиторская задолженность. Также упростились взаиморасчеты с компаниями, в режиме аутсорсинга обслуживающими аэропорты, авиаперевозчиков и пассажиров.

Налажено эффективное управление автотранспортом. Выписка и обработка путевых листов, а также заявок на транспортные средства занимает теперь вдвое меньше времени, чем это было ранее. Усилен контроль над состоянием транспортных средств, появилась возможность своевременно планировать прохождение техосмотров и ремонтов. В итоге удалось сократить простои техники, обеспечить бесперебойную работу транспорта. Затраты на ГСМ сокращены почти на 10%.

Унификация нормативно-справочной информации позволила устранить разночтения при заказе и приемке запчастей и расходных материалов. Менеджеры оперативно формируют планы закупок с учетом складских остатков и планов по ремонту транспортных средств. Время на согласование планов закупок существенно сокращено. Всё это позволило обеспечить постоянное наличие на складе требуемых запчастей и расходных материалов.

Внедрение системы электронного документооборота ускорило все процессы, связанные с согласованием и утверждением договоров и других документов. Каждому участнику такого процесса отводится определенное время на согласование документа. В случае отсутствия кого-либо из ответственных за подписание лиц, его полномочия автоматически делегируются группе сотрудников с аналогичными компетенциями и должностными обязанностями. Принятие управленческих решений по предоставлению специальных условий для договоров (перечень оказываемых услуг, отсрочки платежа, периоды выставления счетов и актов) сократилось до нескольких часов, хотя ранее этот процесс мог занимать несколько дней. Все версии документов теперь хранятся в электронном виде. Исключена возможность утери документов при передаче между отделами.

В системе реализован учет затрат и расчет себестоимости по требованиям Приказа Минтранса РФ от 5 декабря 2011 г. № 303 "Об утверждении Порядка ведения раздельного учета доходов и расходов по видам деятельности, связанной с оказанием услуг субъектов естественных монополий в аэропортах". Обеспечена прозрачность себестоимости услуг с учетом индивидуальных схем распределения затрат для разных видов услуг. Процесс расчета себестоимости существенно упростился. Точность расчетов повысилась. Появилась возможность оперативно контролировать расходы предприятия и принимать меры к их снижению. В итоге общие затраты компании сокращены примерно на 5-7%.

Повысилась скорость формирования консолидированной отчетности по российским и международным стандартам. Решены проблемы с корректным формированием отраслевой отчетности для Минтранса РФ, автоматизировано формирование отчетов для Федеральной службы по тарифам.

Дмитрий Алтынник, директор по экономике и финансам "Базэл Аэро": "Новая система, построенная на платформе "1С:Предприятие 8", обеспечивает ощутимое повышение продуктивности работы нашей компании и предоставляет эффективные и удобные инструменты, открывающие новые возможности развития для аэропортов, входящих в "Базэл Аэро". Система дала возможность оперативного сбора, хранения и анализа производственных и финансовых данных, помогла повысить исполнительскую дисциплину сотрудников и управляемость бизнес-процессов. Увеличилась оперативность принятия решений руководителями".