«Гипрогазцентр» обновил СЭД Directum

С 2005 г. для автоматизации документооборота и взаимодействия в институте использовалась ECM-система Directum версии 2.3. Функциональным ядром информационной системы являются модули: «Управление электронными документами», «Управление деловыми процессами» и «Канцелярия».

В рамках создания единого информационного пространства реализована интеграция КАС «Бизнес Люкс», СЭД Directum, ИСАПР (интегрированная система автоматизации проектных работ). Интеграция систем позволяет уйти от дублирования процесса ввода данных. Информация, занесенная в одной системе, синхронизируется с данными другой: в Directum осуществляется сбор исходных данных для составления договоров, отражение всех этапов согласования договоров, в ИСАПР производится расчет сметной стоимости договоров, в КАС «Бизнес Люкс» фиксируется выполнение и оплата договоров, информация о состоянии договоров в любой момент времени, формирование актов сверок.

При этом информационная система «Гипрогазцентра» активно развивается – как силами специалистов института, так и консультантов Directum. В 2008 г. в связи с ростом предприятия и развитием инфраструктуры возникла необходимость развития решения на базе Directum под новые требования бизнеса: расширить охват автоматизации, развить функционал, автоматизировать новые и оптимизировать существующие процессы взаимодействия. Для этого был инициирован проект модернизации системы предприятия, целями которого стали оптимизация работы канцелярии и автоматизация некоторых важнейших процессов системы менеджмента качества (СМК).

Проект стартовал осенью 2008 г. и был завершен осенью 2009 г. Для реализации проекта была сформирована рабочая группа, в состав которой вошли бизнес-аналитики, специалисты по СМК и сотрудники ИТ-отделов «Гипрогазцентра», а также бизнес-консультанты и специалисты по внедрению компании Directum.

В рамках модернизации было проведено обновление системы на более новую версию Directum 4.5.1. В ходе работ был полностью пересмотрен процесс работы в системе с входящими документами. Была оптимизирована работа делопроизводителей. Появилась возможность автоматического снятия документов с контроля с оповещением делопроизводителей, разработана система уведомлений, позволяющая специалистам Отдела управления качеством упростить контроль над соблюдением сроков работ по важным и срочным документам.

Благодаря внедрению функционала Directum Storage Services сотрудники «Гипрогазцентра» получили возможность хранить объемные данные в дополнительных хранилищах, что позволило обеспечить быстрый и удобный доступ к ним и снизило нагрузку на основной сервер. Переход на новую версию системы также позволил функционально пересмотреть старые и охватить новые процессы, играющие особую роль в основной деятельности института и управлении качества его работ. Это особенно важно для «Гипрогазцентр», поскольку предприятие уделяет пристальное внимание поддержке и развитию системы менеджмента качества.

Так, например, в систему полностью перешло управление всеми процессами, связанными с передачей технических проектов внешним подрядчикам – выбор исполнителя, согласование задания на проектирование для подрядчика и приемка результатов его работ. Ранее данные процессы фиксировались вручную на бумажных носителях, поэтому было довольно сложно управлять ими и при необходимости обращаться к связанным документам.

Теперь все внутренние работы по подрядчику описаны, и в виде сложных типовых маршрутов переведены в электронный вид. Руководители направлений теперь могут проследить процесс выбора подрядчика. Также был автоматизирован исключительно важный для СМК процесс, определяющий деловую и профессиональную репутацию института – анализ внешней претензии.

По стандартам «Гипрогазцентра» срок обработки претензии не должен превышать 10 дней с момента ее поступления – теперь сроки и прохождение этого процесса контролируются с помощью системы Directum. Претензии от заказчиков регистрируются как входящие документы в модуле «Канцелярия» и особым типовым маршрутом отправляются главному инженеру проекта, а от него – по всем участникам проекта. Главный инженер может контролировать обработку претензии на любом этапе.

Благодаря автоматизации работы по анализу внешней претензии специалистам ГГЦ стало проще соблюдать 10-дневный срок и управлять качеством своих проектов, отметили в Directum. Таким образом, проект модернизации СЭД Directum в «Гипрогазцентре» позволил создать актуальный механизм управления деятельностью института и расширить возможности управления основными процессами по СМК. По информации Directum, новая информационная система уже получила высокую оценку руководства проектного института, придерживающегося стратегии широкого использования информационных технологий для повышения эффективности бизнеса.