Группа IBS внедрила автоматизированную информационную систему управления персоналом в одном из крупнейших вузов России

Минобрнауки РФ ведет мониторинг деятельности государственных образовательных учреждений в целях оценки эффективности их работы. В критерии оценки входят такие показатели, как финансово-экономическая деятельность, доля кандидатов и докторов наук в численности работников профессорско-преподавательского состава (ППС), доля работников ППС в общей численности работников. В связи с этим кадровый учет преподавателей и учебной нагрузки является приоритетной задачей, которую необходимо оперативно решать сотрудникам различных подразделений вуза.

По состоянию на начало проектных работ кадровый учет в  КубГУ велся преимущественно в бумажном виде, что мешало оперативному взаимодействию подразделений между собой, а также доступу пользователей к необходимой информации в режиме реального времени. Из-за отсутствия целостности и актуальности данных по факту распределения учебной нагрузки по преподавателям были затруднены планирование и учет.

После анализа предложений на рынке программного обеспечения руководство вуза приняло решение о внедрении автоматизированной информационной системы «IBS  Управление персоналом вуза», разработанной на базе типового решения «1С: Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8».

Директор по работе с ключевыми заказчиками IBS Татьяна Федорова: «Преимуществом нашего предложения стало наличие в информационной системе дополнительно разработанной специалистами IBS и апробированной в других вузах функциональности, предназначенной специально для учебного учреждения. Кроме того,. успешному выполнению поставленных задач способствовала богатая экспертиза IBS не только в части бизнес-процессов, связанных с кадровым учетом персонала в учебном учреждении, но и бизнес-процессов, связанных с распределением учебной нагрузки по преподавателям».

В максимально короткие сроки была выполнена настройка и адаптация компонентов системы, подготовка к эксплуатации, подготовка к работе с базами, загрузка исторических данных, проведены испытания системы.
 
В новую информационную систему  учета кадров была занесена актуальная информация о работниках профессорско-преподавательского состава и сведения об обеспеченности учебного процесса преподавательскими кадрами, было ликвидировано дублирование данных. Широкий спектр аналитической отчетности по работникам вуза позволит стандартизировать процессы.
Использование информационной системы «Управление персоналом вуза» всеми группами пользователей обеспечит достижение следующих результатов:

• устранение дублирования, сокращение количества рутинных операций;
• сокращение время прохождения информации, требуемой для принятия решений;
• снижение трудозатрат на ввод и обработку информации, а также подготовку необходимой отчётности;
• снижение нагрузки ответственных за процесс сотрудников;
• оптимизация координации работы при взаимодействии подразделений образовательного учреждения.

Быстрому вводу системы в эксплуатацию способствовала слаженная работа как проектной команды IBS, так и команды со стороны университета, которую возглавил Борис Ефимович Левицкий, Проректор по информатизации КубГУ.

Проректор по информатизации КубГУ Борис Ефимович Левицкий: «С созданием системы мы вносим серьёзные позитивные изменения в жизнедеятельность КубГУ в целом. Стандартизация и автоматизация повседневных трудоёмких процессов, прозрачный контроль, достижение большей оперативности подготовки отчётов, налаживание взаимодействия деканатов, кафедр и подразделений в едином информационном пространстве – всё это повышает качество управления».