IBS внедрила комплексную систему бюджетного управления в «Объединенной нефтяной группе»

Необходимость модернизации системы бюджетирования была обусловлена динамичным ростом показателей «Объединенной нефтяной группы». За период с 2004 до 2008 года оборот предприятий группы вырос с 73 до 1337 млн. долларов, натуральные показатели по переработки (нефть, газоконденсат) - с 914 до 2922 тыс. тонн. В этих условиях существующая система бюджетирования на основе Excel уже не справлялась с возросшими объемами заявок, процессы формирования бюджетам были весьма трудоемкими, значительно увеличивался риск возникновения ошибок.

Для решения этих проблем был запущен проект по внедрению новой системы бюджетирования. Одно из ключевых требований к ней - возможность реализовать не только задачи бюджетного процесса и анализа план-факт по итогам периода, но и оперативный контроль текущих операций компании на соответствие запланированным показателям в режиме реального времени. Для выбора подрядчика и платформы был объявлен тендер, победителем которого была объявлена компания IBS.

О процессе выбора системы рассказывает Александр Егошин, заместитель финансового директора «Объединенной нефтяной группы»:  «В процессе выбора системы нами были рассмотрены значительное количество предложений, в числе которых ряд «тяжелых» корпоративных продуктов, функциональность которых нас устраивала, однако, стоимость проекта была выше выделенного бюджета. Другие же рассмотренные решения были ограниченны в функциональности. Компанией IBS было предложено комплексное решение, предусматривающее выполнение всех нужных нам задач в области бюджетирования. Кроме того, преимуществом стали широкие возможности по масштабированию решения и возможность самостоятельной доработки бюджетной модели. В принятии решения значительную роль сыграло наличие у IBS значительного количество успешных внедрений в данной области».

Проект, реализация которого заняла три месяца, охватил управляющую компанию ООО «Объединенная нефтяная группа», расположенную в Москве, и «Афипский нефтеперерабатывающий завод» в г. Краснодар.

Функциональность долгосрочного и оперативного финансового планирования (формирование и согласование бюджетов, отчетность план-факт) реализованы в системе IBM Cognos Planning.  Контроль соответствия бюджетным лимитам выполняется в системе Microsoft Dynamics AX. Кроме контроля исполнения бюджетов, в Microsoft Dynamics AX реализованы внутренние процедуры согласования заявок на договоры, начисления и оплаты: после согласования заявок на оплату в системе MS Dynamics AX формируются платежные поручения, которые выгружаются в систему банк-клиент. Подтвержденные банком платежи автоматически загружаются в MS Dynamics AX, переходя в статус фактически оплаченных.

С внедрением системы процедуры бумажного согласования заявок заменены прозрачными процессами, позволяющими выполнять согласование более оперативно и с сохранением исчерпывающей истории. После внедрения системы появилась возможность автоматически определять превышение бюджета по заявкам подразделений. Всего пользователями подсистемы бюджетирования стало около 40 человек, а пользователями подсистемы по управлению заявками – более 140 человек.

Проект комментирует Ольга Машковская, финансовый директор Объединенной нефтяной группы: «На стадиях анализа и проектирования совместно с представителями IBS были проведены работы, направленные на усовершенствование существующей методики бюджетирования. После запуска системы в эксплуатацию положительный эффект сразу стал заметен. Повысились эффективность и прозрачность процессов при подготовке, согласовании и защите бюджетов. Выросла роль подразделений в процессе бюджетирования, а сотрудники отдела бюджетирования избавились от ряда трудоемких функций, связанных с консолидацией бюджета подразделений вручную. Хотя внедрение и не привело к сокращению цикла бюджетного планирования, время, затрачиваемое на выполнение рутинных операций, значительно сократилось. Освободившееся время позволяет больше внимания уделять анализу экономических показателей».

Внедрение системы заложило основу как для тиражирования решения по бюджетированию на другие компании холдинга, так и для развития функциональности системы.

«Выбор системы MS Dynamics AX для задач бюджетного контроля позволил заложить фундамент для дальнейшего масштабирования решения, на данный момент в компании запущен проект по созданию системы финансовый консолидации по стандартам МСФО, к настоящему моменту идет этап реализации», - делится планами развития системы Ольга Машковская.

Об участниках проекта:
ООО «Объединенная нефтяная группа» – подразделение диверсифицированной холдинговой компании «Базовый элемент», основанной в 1997 году с активами в России и за рубежом. Основные активы «Базового Элемента» сосредоточены в семи секторах – энергетическом, машиностроительном, ресурсном, авиационном, финансовых услуг, строительстве и девелопменте. ООО «Объединенная нефтяная группа», созданная в 2005 году, специализируется на разведке, добыче и переработке нефти, владеет нефтеперерабатывающим заводом и нефтехранилищами и сетью собственных заправочных станций. В состав Группы входит управляющая компания ООО «Объединенная нефтяная группа», а также четыре предприятия: ООО «Афипский НПЗ», ЗАО «Кубаньнефть-Ресурсы», ОАО «Самараинвестнефть», ООО «ВАИ–ГАРАНТ».