Итоги вебинара «Что умеет «Архивное дело» 6.2 на «ЭОС Платформе»

«Архивное дело» – система для комплексной автоматизации архива организации» - под таким названием Анастасия Меницкая начала свое выступление. «На сегодняшний день перед архивами организаций встают более разнообразные вопросы, чем раньше. В своих системах делопроизводства компании накопили достаточно много электронных документов, не переданных в архив. Кроме классических бумажных документов, которые могут храниться с той или иной степенью автоматизированного учета, на арену выходят электронные документы и вопросы их сохранения. Все это меняет статус архива организации. Если раньше системы учета в архиве работали как дополнительные модули, то сейчас они становятся жизненно необходимыми. Современный электронный документооборот - это максимальное разнообразие форматов и структур данных. Система для автоматизации архива организации - это не только учетная система, но и система хранения, которая обеспечивает такие характеристики электронных документов как аутентичность, достоверность, целостность и пригодность к использованию. Без электронного архива практически невозможно ни сохранение основных характеристик электронных документов, ни их передача в госархивы», - подчеркнула ведущая семинара.

Product Owner, ООО «Масштабные решения» (ГК ЭОС) Анастасия Меницкая

Анастасия напомнила, что составные части современного архива организации – это учетная система бумажных и электронных документов, система хранения файлов с атрибутивным полнотекстовым поиском и хранилище электронных документов. ЭОС как вендор предлагает решение, которое может закрыть все эти вопросы – систему «Архивное дело» актуальной версии 6.2 на «ЭОС Платформе». Продукт включает эффективные инструменты для архивной работы, он соответствует всем нормативным требованиям, развивается с учетом тенденций законодательства, обладает мощными поисковыми механизмами и инструментами для интеграции с любыми системами.

В функциональном плане «Архивное дело» поддерживает все этапы работы с документами: от составления номенклатуры дел и приема-передачи документов в архив, до учета, хранения и использования. Наряду с работой с электронными документами «Архивное дело» может быстро оцифровывать ретроспективные бумажные документы. В системе можно создавать отдельные архивы, структурировать фонды по различным принципам. Доступ в систему осуществляется по ролевому принципу: предлагаются роли архивного работника, делопроизводителя и читателя.

Анастасия Меницкая обратила внимание аудитории на такие возможности системы, как поиск, классификация по настраиваемым признакам, определение и контроль сроков хранения, выделение документов к уничтожению, ведение сводных описей дел и подготовка актов. 

В частности, в плане поиска документов ЭОС предоставляет иерархическое дерево критериев, из которых пользователи могут собрать любые запросы: не только «плоские», но и аналитические критерии, к примеру, для контроля за движением дел. Это существенно ускоряет работу архивистов.

Важной характеристикой системы является формирование необходимых печатных форм в соответствии с требованием Росархива РФ и Минкультуры РФ. Если в архиве организации прежде не велось автоматизированного учета, то с началом работы в «Архивном деле» всю деятельность архива легко унифицировать и качественно оформить. Печатные формы полностью ориентированы на импортонезависимость.

Важный момент для работы с электронными документами – построение доверенной среды, призванной обеспечивать юридическую значимость документов в процессе долговременного хранения.

Основой хранения электронного документа в «Архивном деле» является контейнер передачи электронного документа. Он включает в себя файлы с текстом документа и приложений к нему, метаданные документа в формате ХML, визуализованную копию документа в формате PDF/A, электронные подписи в ZIP-архиве и данные о проекте документа. Контейнер размещается в эталонном и рабочем хранилищах.

«Архивное дело» на «ЭОС Платформе» - импортонезависимое решение, которое работает на полностью отечественном стеке технологий. На рабочем месте пользователя могут быть развернуты разнообразные ОС и офисные пакеты. Что касается баз данных, то в случае, если клиент пользуется Oracle, ему будет предложена миграция на PostgreSQL.

Напомним, что в конце 2022 года компания ЭОС была выбрана лауреатом Национальной премии «Приоритет-2022» за реализацию конфигурации «Архивное дело» на импортонезависимой «ЭОС Платформе». Из событий этого года - ЭОС представила «Архивное дело» версии 6.2 на выставке «Кибер-ЭКСПО» в рамках «Инфофорум-2023».