Компания «Ключевой Элемент» завершила аудит информационной системы российского представительства Lumene Group

Компания ООО «Люмене» является представительством LUMENE Group в России, которая разрабатывает, производит и выводит на рынок высококачественные продукты по уходу за кожей, декоративную косметику и средства по уходу за волосами.

В начале 2009 года в связи с необходимостью оптимизации затрат и увеличения прозрачности управления руководством компании было принято решение о проведении аудита ключевых бизнес-процессов и их отражении в информационной системе. Выбор консалтинговой компании для проведения аудита производился на основании закрытого тендера. По его результатам в качестве исполнителя данного проекта была привлечена компания «Ключевой Элемент».

Основными задачами проекта являлись:
Диагностика проблем в существующей системе управления финансами и разработка рекомендаций по их устранению с целью:
Увеличение достоверности финансового планирования, повышение оперативности формирования планов и бюджетов компании;
Увеличение оперативности и достоверности получения управленческой и регламентированной отчетности;
Диагностика проблем в существующей системе управления продажами, закупками и логистикой и разработка рекомендаций по их устранению;
Диагностика проблем организации работы с существующей системой и выработка решений по их устранению для достижения следующих целей:
Снижение затрат на поддержку текущей информационной системы;
Уменьшение рисков по ведению учета при смене кадрового состава компании;
Анализ параметров существующей автоматизированной системы компании и разработка плана по ее дальнейшему развитию.

В рамках проекта были выполнены следующие работы:
Анализ бизнес-процессов предприятия:
Продажи;
Закупки и логистика;
Бухгалтерский, налоговый учет и формирование регламентированной отчетности;
Учет кадров и расчет заработной платы;
Бюджетирование;
Формирование отчетности по МСФО.
Анализ существующей в компании информационной системы:
анализ используемого функционала,
анализ корректности ведения учета,
анализ обоснованности изменений типовой конфигурации «1С:Управление производственным предприятием 8»,
анализ быстродействия информационной системы, технических характеристик аппаратного и программного обеспечения для работы системы.
Анализ достаточности существующей документации:
Регламентов, должностных инструкций,
Методологий ведения учета, в том числе в информационной системе,
Инструкций по использованию функционала.
Анализ уровня текущей поддержки информационной системы.

В ходе работ по аудиту был использован метод интервью ключевых сотрудников Предприятия. Впоследствии проводилась перекрестная проверка полученной информации со связанными или зависимыми процессами и службами компании. Проводился процесс сопоставления полученной информации с процессами, описанными в документации, и отраженными в информационной системе предприятия.

В результате проекта заказчику представлен пакет документации, включающий:

краткое описание бизнес-процессов компании, подробных выводов по существующим проблемам и рекомендации по их решению,
рекомендации по формализации бизнес-процессов компании, в том числе разработке регламентов планирования и бюджетирования, методологии составления отчетности по МСФО, прочих методологий учета,
рекомендации по организации текущей поддержки информационной системы компании, касающиеся следующих моментов:
организация оперативной поддержки пользователей системы посредством ввода новой штатной единицы - администратора системы;
организация проведения регламентных процедур;
разработка документации по информационной системе и организация общедоступного ресурса для обеспечения сотрудников компании информационными материалами.
План работ по дальнейшему развитию информационной системы компании: изменение существующих методологий учета в системе, внедрение новых подсистем (Оперативное планирование и Бюджетирование, Налоговый учет, МСФО).

С более подробным описанием проекта можно ознакомиться в разделе «Выполненные проекты» на сайте компании «Ключевой Элемент».