ЛЕТОГРАФ автоматизировал процесс управления договорами в Агропромышленном Холдинге «Мираторг»

24.02.2009 |

Александр Абрамов

Компания ЛЕТОГРАФ автоматизировала процесс согласования и хранения договоров в АПХ «Мираторг», крупнейшем операторе мяса на российском рынке. АПХ «Мираторг» - крупнейший инвестор в агропромышленный комплекс России, активный участник национального проекта «Развитие АПК» и «Государственной программы развития сельского хозяйства на 2008-2012 годы». АПХ «Мираторг» входит в перечень системообразующих предприятий РФ. Основные направления деятельности компании: растениеводство, производство комбикормов, животноводство, первичная и глубокая мясопереработка, транспортная и складская логистика, дистрибуция продуктов питания.

В целях автоматизации процесса согласования и хранения договоров руководство компании приняло решение внедрить систему электронного документооборота. Выбор системы производился на конкурсной основе. Основными требованиями Заказчика к системе являлись наличие web-интерфейса и возможность самостоятельного построения сложных отчётов пользователями. Кроме этого, стояла задача при внедрении системы сохранить привычный стиль работы сотрудников, не внося изменений в отработанную схему согласования договоров. Система ЛЕТОГРАФ полностью соответствует требованиям Заказчика и оптимальна соотношению «цена-качество».

Особенность проекта - рекордно короткие сроки внедрения системы. Всего за 11 дней в компании «Мираторг» специалисты ЛЕТОГРАФ автоматизировали процесс согласования договоров и организовали их хранение с разграничением прав доступа в зависимости от степени конфиденциальности договора.
Система ЛЕТОГРАФ была настроена в соответствии с существующим в организации маршрутом согласования договоров. Принцип прохождения документов через согласующие инстанции остался неизменным, что позволило сохранить привычный стиль работы. Сотрудникам предоставлен удобный инструмент контроля времени нахождения договора у каждого участника процесса согласования в соответствии с утвержденным регламентом. Система ЛЕТОГРАФ осуществляет автоматическую рассылку на электронную почту уведомлений об изменении статуса договоров и сроках, отведенных на их согласование.

Для отслеживания местоположения договоров система позволяет формировать отчёты с возможностью группировки по различным параметрам, таким как дата регистрации договора, дата отправки на доработку, дата согласования, дата отказа.

В итоге в АПХ «Мираторг» упростился процесс согласования договоров, сократилось количество времени на работу с документом каждого отдельного сотрудника, участвующего в цепочке согласования.

В ходе проекта специалистами ЛЕТОГРАФ созданы электронные хранилища входящей, исходящей корреспонденции и внутренней документации, что позволило повысить оперативность поиска необходимой информации.

«Реализовать данный проект в рекордные сроки нам позволило использование типового решения ЛЕТОГРАФ для согласования договоров. В рамках проекта произведена дополнительная конфигурация решения под индивидуальные требования Заказчика, - говорит Глеб Лукин, генеральный директор ЛЕТОГРАФ. - Система ЛЕТОГРАФ легко адаптируется к специфике ведения бизнеса любой компании, что обеспечивает индивидуальный подход к каждому клиенту и позволяет построить информационную систему с учетом его потребностей. Мы успешно решаем задачи не только комплексной автоматизации предприятия, но конкретные, «точечные» задачи наших клиентов».