«Логика бизнеса 2.0»: социальность в управлении корпоративной информацией

«Социальность - что это и зачем? Мы говорим, что есть некая социальность, есть такой тренд. О нем говорят аналитики, которые считают, что система управления информацией должна поддерживать социальность. Некоторое время назад это вызвало достаточно большую путаницу. С одной стороны, СЭД пытались быть похожими на социальные сети. С другой стороны, в самых разнообразных системах начали появляться элементы, которые разработчики этих систем считают относящимися к социальным сетям. Например, мы шутили: «Что такое социальность? Социальность это поставить Like на приказе руководителя». Соответственно, возникла мешанина, которая для меня, например, как для архитектора, нуждалась в определенной систематизации. Все-таки, зачем нам нужна социальность в управлении корпоративной информацией?» - начал свою презентацию Олег Бейлезон.

В качестве примера г-н Бейлезон предложил рассмотреть собравшимся внутрикорпоративную деятельность. По его словам, социализация на уровне корпорации, - это процесс установления горизонтальных связей между сотрудниками, облегчения и улучшения коммуникаций между сотрудниками. В результате они начинают лучше работать, продуктивность увеличивается. С точки зрения информационных технологий, есть некое социально-ориентированное программное обеспечение, которое предоставляет нам набор технологий для коммуникаций и совместной работы. И все это снова приводит к улучшению продуктивности. На закономерный вопрос, - «почему возрастает продуктивность?» существует два ответа. Во-первых, необходимо иметь ввиду HR-составляющую такого процесса, когда общение сотрудников друг с другом приносит пользу, мотивируя их. При этом, если говорить в контексте управления корпоративной информацией, то можно говорить, что польза от социальности здесь возникает тогда, когда мы перестаем относиться к ней просто как к информации, а начинаем говорить о ней, как о знании, о некоем ключевом активе в современной организации.

Слайды из презентации главного ECM-архитектора «Логики бизнеса 2.0» Олега Бейлезона

Современная организация, как система, представляет собой не только IT технологии, не только место локации, не только продукты и услуги. Организация, - это еще и конгломерат знаний. И она точно так же не будет работать без знаний, как, например, без клиентов, без корпоративной информационной сети, без этого актива знаний. При этом, по словам г-н Бейлезона, корпоративные знания представляют собой две большие составляющие. Прежде всего, - это некие формализованные знания, лежащие в каких-то конкретных документах. Это могут быть инструкции, регламенты, описания чего-либо, все, что можно почитать, поискать, посмотреть. Получить эти знания можно, не общаясь ни с кем. И вторая часть это т.н. неформализованные, неявные знания. Знания, которые в совокупности не содержатся ни в каких документах. Правильное представление об этих знаниях содержится в головах всех сотрудников организации. Соответственно, говоря об управлении знаниями, сохранении их, мы говорим об обоих этих аспектах.

«И любая организация заинтересована в сохранении информационного актива, - к примеру, с уходом сотрудников, - чтобы ее знания преумножались и сохранялись. Как это можно сделать? Можно применить социальные технологии. Мы обеспечиваем улучшение коммуникаций, мы улучшаем связи с обществом экспертов, мы обеспечивает распространение знаний, и достигаем сразу двух целей: во-первых, мы уменьшаем долю так называемых ключевых сотрудников. Концепция наличия ключевого сотрудника, который знает, как сделать, устарела, ее нельзя использовать. Ценным является не сотрудник, знающий как сделать, а сотрудник, который может придумать что-то новое. Все, что он уже придумал, является активом организации и должно быть в ней распространено, соответственно, диверсифицировано, абстрагировано от этого конкретного человека. Диверсификация интеллектуального капитала, увеличение совокупного интеллектуального капитала приводит к повышению конкурентной способности» - продолжает г-н Бейлезон.

Слайд из презентации Олега Бейлезона на RECS-2013

Соответственно, перед организацией возникает задача распространения как формализованных знаний, так и неформализованных. Для этого, в первую очередь, и будут использоваться социальные технологии. При этом, для обмена явными знаниями существует масса инструментов: хранилища документов, файлы, корпоративные порталы. Инструментами обмена неявными знаниями в организации являются форумы, блоги и т.д. Раньше не было понимания, зачем они нужны, что это вообще такое, что они дают. Соответственно, с одной стороны у нас есть такое средство, с другой стороны у нас есть средство облегчающее коммуникацию. Для этого организация не может обязать всех сотрудников отправлять документы по шаблону, но может дать инструмент, в котором они будут свободны создавать и закреплять накопленные знания, - в том числе на корпоративной основе. Это могут быть wiki или другой подобного рода инструмент, где сотрудник может изложить то, что у него есть в голове на всеобщее обозрение. А другой сотрудник, соответственно, может это прокомментировать или поправить. Таким образом, может родиться то самое знание, которого нам не хватает. Из головы сотрудника оно перейдет в зону корпоративной информации. Кроме того, очень важно, чтобы вокруг единицы такого явного знания появлялось облако неявных знаний, чтобы оно постоянно дополнялось, было живым. Это могут быть, например, концепции сайтов совместной работы, когда вокруг какой-то темы создается рабочая площадка, называемая сайтингом (в бизнес-платформе Alfresco – это сайт совместной работы, аналогичную функциональность несет корпоративный портал Microsoft SharePoint). То есть там можно опубликовать определенные документы (явные знания), а также сгенерировать активность и по неявным знаниям, организовав их обсуждение. Тем самым дополнив те 20 %, которые есть в явных знаниях, 80 %, которых не хватает, чтобы понимание стало полным.

Слайд из презентации «Логики бизнеса 2.0»

«Сейчас мы говорили о популяризации знаний как таковой, но что же необходимо сделать для улучшения связанности сообщества? Для этого мы предлагаем любой документ, над которым кто-то работал, и любую единицу информации в целом сопровождать двумя перечнями. Первый - это список людей, которые имели отношение к этому документу: создавали, рецензировали, участвовали в его обсуждении. Это даст возможность нам к кому-то обратиться, построив социальную коммуникацию. И вторая возможность, которая базируется в том числе на наших инновационных технологиях, - это возможность найти людей, которые в работе над этим документом не участвовали, но являются экспертами по смежным тематикам. Т.е. задействовать специальные поисковые технологии, технологии по извлечению, во-первых, из знания специальной структуры, а, во-вторых, по соотнесению сотрудников организации с этими формализованными структурами. В итоге вы можете обратиться к людям, имеющим соответствующие знания» - рассказывает ECM-архитектор компании «Логика бизнеса 2.0» Олег Бейлезон.

Слайд из презентации Олега Бейлезона

Все вышесказанное касалось деятельности, в которой источником активности является сам пользователь. Но существует также и система проактивного уведомления, когда на основании активности пользователя, формируем его личный профиль и профиль тематик его компетенции. А далее ему просто дается информация, что по тематике, в которой он является специалистом, в организации работает кто-то еще, причем работает как в части явных знаний, так и в части неявных. Кто-то может опубликовать документ со схожими тематиками, кто-то может написать в блоге что-то похожее, - в большой организации об этом мы можем просто не знать. Естественно, это снижает общую эффективность, порождает ненужные параллельные потоки. Поэтому организация и должна обеспечивать проактивные уведомления о наличии схожих тематических областей в своей деятельности. За исключением ситуации, когда все находятся в тотальной конкуренции друг с другом, такие уведомления приводят к увеличению связанности. Причем как с точки зрения знаний, так и с точки зрения коммуникации соответствующих специалистов.

Олег Бейлезон, «Логика бизнеса 2.0»

«Существует еще один инструмент, который можно использовать как раз с точки зрения социализации, - это инструмент подбора экспертов. Например, я хочу найти кого-то, кто может мне помочь по определенной теме. Я могу зайти в поисковый инструмент, который в качестве базы для анализа использует всю накопленную корпоративную информацию. И найти людей, которые могут рассказать мне, например, про социальность и про знания. То есть мне предоставлена возможность построить социальную коммуникацию. Связанность увеличивается, совокупный объем знаний растет, конкурентные преимущества у компании возрастают» - отметил в заключение своего выступления г-н Бейлезон.

«Логика бизнеса 2.0»

Напомним, что подробности пленарного заседания RECS-2013 можно узнать в материале рубрики «Документооборот» от 17 сентября 2013 г.