Практика внедрения электронного документооборота. Исследование «Логики бизнеса» и IDC

На вопросы о практике применения этого класса систем, планах и ожиданиях от решений ответили представители 103 компаний с численностью персонала более 500 сотрудников из шести отраслей экономики.

Исследование показало, что потенциал для дальнейшего внедрения СЭД на российском рынке остается достаточно высоким: 32% компаний-респондентов используют бумажный документооборот; еще 32% – внедрили технологию сканирования, но не создали единый электронный архив: данные разрознены и распределены по отдельным департаментам, в том числе с применением лоскутной автоматизации.

Потребность в СЭД подтверждается ТОП-менеджерами компаний: 34% поддерживают идею внедрения и расширения автоматизации, 14% ясно представляют влияние системы на эффективность бизнеса, 12% включили цифровизацию документооборота в стратегию на обозримое будущее.

Половина опрошенных организаций имеет выделенный бюджет на внедрение и модернизацию СЭД (у 32% он составляет 1-5% от общих затрат на ИТ), и каждая третья компания намерена его увеличить в ближайшие 1-2 года.

При этом расширенная функциональность интеллектуальных ECM-систем остается невостребованной: распознавание информации, умный поиск по массивам данных и применение облачных технологий заметно отстают в рейтинге актуальных задач по работе с контентом. Статистика показывает, что это может быть следствием нерешенности первоочередных задач: документооборота в основных бизнес-процессах, создания единого архива документов и внедрения юридически значимого электронного документооборота (ЮЗ ЭДО), как внутри организации, так и с внешними контрагентами. В прогнозе на 12-24 месяцев респонденты также отдают интеллектуальному управлению контентом низкий приоритет.

Отдельный блок исследования посвящен свободному программному обеспечению, как главной тенденции рынка: 65% респондентов уже используют подобные решения на предприятиях. Среди них лидерами стали базы данных и серверные ОС.

Среди преимуществ СПО выделяются, помимо очевидной независимости от лицензионной политики вендора, гибкость систем, которую отметили 40% опрошенных, а также их надежность и безопасность (33%). Общая положительная оценка работ OpenSource-систем скажется на популярности СПО для электронного документооборота, к чему должны быть готовы все участники ECM-рынка.

«Проведенное совместно с IDC исследование показало, что до широкого распространения решений по управлению контентом должно пройти еще несколько лет: большинство руководителей ИТ-подразделений занимаются первоочередной задачей – автоматизацией документооборота и созданием единых архивов. Опираясь на исследование и динамику запросов в «Логику Бизнеса», мы видим, что особо востребованы в ближайшее время будут open-source решения. Например, «Логика: СЭД» на СПО-платформе», – прокомментировал исследование Георгий Подбуцкий, коммерческий директор «Логики Бизнеса».