ОСДОК-2022: актуальная теория и лучшая практика электронного документооборота

Конференция «Осенний документооборот-2022» была организована компанией ЭОС совместно с Техническим подкомитетом по стандартизации «Жизненный цикл электронного документооборота» (ПК 6).

Председатель совета директоров ГК «ЭОС» Владимир Баласанян выступил с приветственным словом к участникам конференции

СЭД «ДЕЛО» – в основе региональных систем документооборота

СЭД «ДЕЛО» – флагманский программный продукт компании ЭОС, которым уже долгое время пользуются региональные администрации многих субъектов РФ для обеспечения автоматизации документооборота на всех уровнях – от РОИВов до медучреждений и школ. Основными стратегическими направлениями развития СЭД «ДЕЛО» являются импортозамещение и завершение кроссплатформенной версии системы, повышение ее масштабируемости, функциональное и интеграционное развитие, обеспечение охвата множества организаций в одной инсталляции, поэтапная смена технологической платформы. Уже текущая версия системы «ДЕЛО» поддерживает системный софт на базе открытого кода: СУБД PostgresPro, наиболее популярные российские дистрибутивы Linux.

Андрей Козлов, генеральный директор ГК «ЭОС»

Об этом рассказал генеральный директор ГК «ЭОС» Андрей Козлов. Он отметил, что до второго квартала 2023 года компания запланировала перевод на полностью отечественный софт всех оставшихся компонентов системы «ДЕЛО», которые еще не были импортозамещены. Также команда разработчиков ЭОС модернизировала другие программные продукты: например, мобильное приложение EOSmobile, модуль интеграции с ПОС (Платформой обратной связи) СЭД «ДЕЛО», АИС МФЦ «ДЕЛО».

Иван Скородумов, заместитель генерального директора ГК «ЭОС»

Заместитель генерального директора ГК «ЭОС» Иван Скородумов совершил обзор новой импортонезависимой технологической платформы компании, на которой уже полноценно работают системы «Архивное дело» и «Диспетчер СМЭВ», а еще две (СЭД «ДЕЛО» и АИС «МФЦ ДЕЛО») находятся в процессе перехода. «ЭОС Платформа» – это набор инструментов для разработки и модификации прикладных приложений, на базе которого создаются новые и модернизируются текущие продукты компании. Решение использует передовые мировые софтверные инструменты с открытым исходным кодом. Отдельные модули разрабатываются непосредственно специалистами ЭОС: например, Библиотека UI контролов, созданная на базе Ant Design, и Модуль аутентификации с поддержкой Active Directory, ЕСИА, OpenID.

Игорь Рыморенко, министр цифрового развития и связи Иркутской области

СЭД «ДЕЛО» долгое время используется для обеспечения безбумажного документооборота в исполнительных органах государственной власти Иркутской области. По словам Игоря Рыморенко, министра цифрового развития и связи региона, решение о замене системы учета документов на СЭД «ДЕЛО» было принято Правительством Иркутской области в 2016 году. На первом этапе (2016-2019 гг.) была проведена закупка потоковых сканеров и налажена работа с помощью этого нового оборудования. На втором этапе (сентябрь 2019 - август 2021 гг.) решались вопросы перевода в систему муниципальных образований, прежде работавших в собственных локально развернутых СЭД. В настоящее время документы между органами власти и муниципалитетами передаются только в электронном виде, объем данных в системе достиг 9,5 ТБ, а количество пользователей – более 6700.

Анатолий Семенов, министр инноваций, цифрового развития и инфокоммуникационных технологий Республики Саха (Якутия)

Результаты внедрения Единой системы электронного документооборота (ЕСЭД) на базе СЭД «ДЕЛО» в Республике Саха (Якутия) представил на конференции министр инноваций, цифрового развития и инфокоммуникационных технологий региона Анатолий Семенов. ЕСЭД функционирует в республике с 2019 года и сегодня охватывает все региональные органы государственной власти, органы местного самоуправления и государственные учреждения, большую часть муниципальных учреждений. В системе работает более 17,5 тысяч пользователей – в сутки они обрабатывают около 4 тысяч документов, 1900 проектов документов и 9500 поручений. Регион активно тестирует инновационные технологии: так, нейросеть в системе документооборота уже взяла на себя основные функции секретаря, а в дальнейшем будет заниматься и контролем исполнения поручений.

«С компанией ЭОС наш регион сотрудничает уже около двадцати лет. Для нас это один из самых надежных партнеров. У нас безбумажный документооборот продвинулся очень глубоко, в муниципалитеты. Сегодня мы не представляем жизнь электронного правительства без СЭД «ДЕЛО», но не останавливаемся на достигнутом и внедряем новые технологии, такие, как нейросеть. Очевидно, что робот может выполнять рутинные задачи делопроизводителя, тогда как человек должен заниматься более творческой работой или глубокой аналитикой», – ответил Анатолий Семенов на вопрос корреспондента ICT-Online.ru.

Иван Гордиенко, начальник службы технической поддержки ГИС ЕСЭД министерства цифрового развития Камчатского края, поделился опытом автоматизации работы с обращениями граждан в ЕСЭД региона. В этой системе сегодня работает уже около 4000 пользователей начиная с губернатора – всего 267 органов и организаций. Автоматизированная система предназначена для ускорения прохождения документов, оптимизации документооборота, снижения нагрузки на секретариат губернатора и членов правительства, повышение качества подготовки документов и эффективности сотрудников.

«Современная система электронного документооборота сегодня является неотъемлемой частью эффективного государственного управления. Благодаря ней взаимодействие между государственными организациями становится более оперативным, на порядок снижаются затраты на бумагу. Наш регион уже достиг больших успехов в направлении автоматизации и цифровизации делопроизводства. Наша конечная цель – построение единой комплексной системы ЭДО Орловской области. Очередным шагом в этом направлении стал проект внедрения СЭД «ДЕЛО», который был запущен в начале 2022 года. В первую очередь мы обеспечили этим решением региональные органы власти, а сейчас постепенно подключаем органы местного самоуправления. На текущий момент в системе работают уже более 1,5 тысяч пользователей: сотрудники всех органов власти, муниципальных образований. Документов в системе уже десятки тысяч. Внедрен и модуль МЭДО от ЭОС», – поделился информацией с ICT-Online.ru один из гостей конференции, руководитель Департамента информационных технологий Орловской области Андрей Артемов.

Грамотное построение архива – «Архивное дело»

Отдельной «болевой точкой» при создании системы электронного документооборота становится грамотное построение электронного архива. Организациям приходится иметь дело с документами разных форматов, а электронные документы в силу своей специфики требуют особых «условий хранения».

Наталья Храмцовская, ведущий эксперт-аналитик компании ЭОС по управлению документацией

В рамках конференции ОСДОК-2022 ведущий эксперт-аналитик компании ЭОС по управлению документацией, к.и.н., Наталья Храмцовская выступила с докладом о проблемах использования государственных ИТ-решений для документооборота и архива. Она уверена в том, что одним из вариантов решения этих проблем может стать использование облачных решений (в том числе в направлении архивного хранения), позволяющее быстро оснастить «информационно слабые» органы власти готовыми типовыми системами. «Перед нами уже не стоит вопрос, использовать облачные технологии, или нет. Стоит вопрос – как их использовать максимально эффективно и с минимальным риском. Наибольшая гибкость и надежность, с моей точки зрения, обеспечивают смешанные решения, сочетающие облачную инфраструктуру и собственные ресурсы организаций на местах», – пояснила Наталья Храмцовская.

Анастасия Меницкая, product owner системы «Архивное дело», ООО «Масштабные решения»

Product owner системы «Архивное дело» ООО «Масштабные решения» (входит в ГК «ЭОС») Анастасия Меницкая рассказала об одном из наиболее эффективных способах построения комплексной системы архивного хранения – на базе системы «Архивное дело». Система позволяет обеспечить условия хранения электронных документов: аутентичность и достоверность, целостность и возможность открывать документы разных форматов. К примеру, для бумажных документов в ней можно построить топографирование архива хранилища, ускоряя таким образом процедуру поиска, а для хранения подлинников электронных документов создается доверенная среда с системой оперативного делопроизводства.

Ирина Корнилова, начальник архивного отдела управления по рассмотрению обращений и документационному обеспечению Генпрокуратуры РФ

К теории и методологии архивного хранения добавился и практический кейс: его представила начальник архивного отдела управления по рассмотрению обращений и документационному обеспечению Генеральной прокуратуры Российской Федерации Ирина Корнилова. Она провела исторический экскурс – АИС «Архивное дело» уже много лет используется в органах прокуратуры. Здесь эта система работает в связке с другим продуктом ЭОС, автоматизированным информационным комплексом «Надзор». «В настоящее время система «Архивное дело» и АИК «Надзор» фактически охватывают весь жизненный цикл документов в органах прокуратуры РФ. Продукт апробирован, очень надежен, а мы постоянно убеждаемся, что компания ЭОС готова подстраиваться под нюансы заказчика», – отметила Ирина Корнилова.

МЭДО для участников и неучастников

С конца 2020 года российские компании госсектора начали осваивать новую версию системы межведомственного документооборота – МЭДО 2.7.1. Переход на нее подразумевает не только техническое обновление системы, но и изменения в бизнес-логике межведомственного взаимодействия. Для участников (федеральных органов законодательной, судебной и исполнительной власти, региональных правительств и других организаций) МЭДО – это сквозной, удобный процесс взаимодействия с использованием систем электронного документооборота и электронных подписей. Однако у этих организаций остается задача передачи документов во внешнюю среду – неучастникам системы МЭДО.

Елена Антошечкина, начальник отдела анализа и методологии ГК «ЭОС»

Руководитель управления системной аналитики ГК «ЭОС» Андрей Шаров и начальник отдела анализа и методологии ГК «ЭОС» Елена Антошечкина рассказали о развитии системы МЭДО с точки зрения экспертов рынка и разработчиков СЭД. По их мнению, в этом процессе существуют нюансы. «Когда мы представляем процесс развития МЭДО, то понимаем его линейным – от точки к точке. Следующим этапом развития можно было бы ожидать появление МЭДО 3.0. Но всё немного проще и в то же время сложнее. Проще – в том, что изменения, которые мы сейчас видим в МЭДО, не требуют перехода на новую версию формата, до сих пор актуальна версия 2.7.1. Сложнее – в том, что этот процесс развития утратил линейность», – пояснила свою позицию Елена Антошечкина. Она показала схему взаимодействия с привлечением организатора МЭДО, которую могут использовать для обмена документами участники и неучастники МЭДО.

Дмитрий Чегров, заместитель министра цифрового развития и связи Алтайского края

Продолжая тему, заместитель министра цифрового развития и связи Алтайского края Дмитрий Чегров поделился опытом внедрения МЭДО в своем регионе и действующей схемой обмена электронными документами. По мнению спикера, развитие МЭДО в целом идет все-таки эволюционным путем. «МЭДО – это и транспорт, и определенная методология, единые правила и регламенты. Они совершенствуются, и мы как проводники технологий должны постоянно за этим следить», – начал спикер. Основной темой его доклада стал юридически значимый электронный документооборот между МВД России и региональными медорганизациями. Для этого в регионе используется СЭД «ДЕЛО» и «Модуль взаимодействия с МЭДО».

Евгений Преловский, Управление документационного обеспечения управления ООО «Газпром трансгаз Москва»

Начальник отдела организационного обеспечения и контроля исполнения поручений Управления документационного обеспечения управления ООО «Газпром трансгаз Москва» Евгений Преловский подробнее рассказал о переводе переписки организации в электронный вид. Специалисты «Газпрома» не имеют доступа к МЭДО, но успешно заменяют его имеющимся инструментарием – в том числе системой «ДЕЛО», используя при этом весь спектр электронных подписей, от простой до усиленной. Сейчас эта система является основой интеграционной шины, которая связывает восемь других информационных систем «Газпрома».

Новые технологии и актуальные тренды рынка ИТ

Технологическими партнерами конференции «Осенний документооборот-2022» стали компании-производители отечественных программных и аппаратных решений: «Актив-Софт», «МойОфис», «Базальт СПО», «Норси-Транс», «Контент ИИ». Передовые отечественные разработки были продемонстрированы в демо-зоне и вызвали большой интерес. Представители партнеров ЭОС, в свою очередь, в докладах подробнее представили эти продукты: новые смарт-карту и токен «Рутокен ЭЦП 3.0 NFC» для грамотного и надежного мобильного подписания документов, линейку операционных систем «Альт» для обеспечения санкционной независимости, востребованные импортонезависимые решения «Норси-Транс» на базе отечественной аппаратной платформы. Все эти решения востребованы на рынке: например, серверы «Яхонт-УВМ» производства «Норси-Транс» входят в состав ПАК «АИС МФЦ ДЕЛО» (программно-аппаратного комплекса для автоматизации многофункциональных центров) и комплексного решения для организации архивного хранения.

Стенды ЭОС и ее технологических партнеров»

Участники конференции «Осенний документооборот-2022» не обошли стороной вопросы санкционной уязвимости российских компаний и мер государственной поддержки. Представители информационного интернет-ресурса ICT-Online.ru Александр Янкевич и Андрей Блинов представили экспертную оценку рисков, которым сегодня подвержена ИТ-инфраструктура компаний-потребителей цифровых-решений. Они убеждены в том, что в условиях неопределенности и необходимости перехода на импортонезависимые решения компании должны проявлять гибкость, развивать собственные компетенции в ИТ, активно взаимодействовать с коллегами по рынку.

Исполнительный директор АРПП «Отечественный софт» Ренат Лашин рассказал о мерах поддержки российских потребителей и производителей софта. «С марта мы фиксируем не просто интерес, а реальный спрос на отечественные решения среди компаний-участников ассоциации», – отметил спикер.

Участники дискуссии по импортозамещению

Громким финальным аккордом конференции прозвучала дискуссия по импортозамещению, в которой мнениями активно обменивались не только приглашенные на сцену участники, но и эксперты из числа зрителей.