Первый день «ВесДока-2013»: итоги года для ЭОС и отраслевые тренды

По словам председателя совета директоров ЭОС Владимира Баласаняна, в России по-прежнему сохраняется бумажное делопроизводство, когда документы-оригиналы выпускаются и отправляются в другие организации бумажными (или в лучшем случае отсканированными), в архив они также принимаются в бумажном виде. Поэтому пока электронные технологии применяются в основном в качестве дополнения, облегчающего подготовку или работу с бумажными документами. С другой стороны, уже появились электронные документы на отдельных этапах жизненного цикла, и в целом объем и сложность работы с документами за последнее время сильно выросли. Благодаря всему этому, потребность в системах электронного документооборота только возрастает. Что же касается государственной политики в этой области, то фактически с приходом новой команды в Минкомсвязи все было начато с чистого листа. В 2011 году Распоряжением 176Р предполагалось создание единой унифицированной государственной СЭД, начало создания с 2012 года ведомствами ограниченного круга оригиналов документов изначально в электронном виде (перечни созданы были) и перспективное создание федерального архива для их хранения, а также возложить контроль всего процесса на Росархив.

Со сменой правительства в 2012 году новых функций у Росархива не добавилось, а появилось Постановление 890П от 6 сентября, по которому все началось заново. Теперь предполагается, что электронные документы будут «ходить» между ведомствами, для этого был запущен пилотный проект с аппаратом правительства («Инфокомсервис», Минкомсвязи (система «Практика») и Минюстом (СЭД «ДЕЛО»). Предполагается, что в этом эксперименте электронные документы, подписанные главой Минкомсвязи, будут приходить в Минюст, регистрироваться в СЭД с проверкой цифровой подписи. Пилотный проект уже идет, его предполагается завершить к 1 сентября. Тем не менее до сих пор не решен вопрос с хранением электронных документов. К примеру, для создания ведомственных электронных архивов требуется комплект нормативных документов (возникает и проблема переподписи ЭЦП). Кроме того, в эксперименте активно используется МЭДО в качестве защищенной транспортной инфраструктуры. Но до этого там не пересылались электронные документы (только отсканированные копии), соответственно, они не подписывались ЭЦП. В настоящее время необходимо не только разработать регламенты прохождения электронных документов по МЭДО, но и опередить сам формат документов (пока он неизвестен, но во всем мире используется PDF), в целом понятие «электронный документ» до сих пор не введено. Поэтому одна из целей этого пилота как раз и заключается в том, чтобы определить опытными путем, каков будет регламент взаимодействия (электронный документ – это файл определенного формата, созданный в программной средстве, к которому должна быть цифровая подпись и, возможно, какие-то дополнительные документы).

Председатель совета директоров ЭОС Владимир Баласанян

Кроме того, по словам Владимира Баласаняна, Росархив должен пересмотреть свое отношение к электронному документу – хранить содержание, а не форму. То есть не просто хранить электронный документ, но и обеспечить его перезапись на актуальные цифровые носители. В то же время любая коммерческая организация уже сегодня может создать архив для хранения электронных документов, но для этого она должна создать непротиворечивый комплект документов, вытекающих из федеральных нормативных актов, который бы в точности придавал юридическую силу электронному документу, чтобы его можно было предъявить налоговой. Это сложная, кропотливая работа для экспертов и консультантов, создающих такие инструкции, нормативы ссылаются на необходимые федеральные акты и т. д. В итоге заказчику такого решения нужно будет оплатить не столько само ПО, но и консалтинговую работу, которая в итоге может стоить дороже. Кроме того, когда мы говорим об органах власти, такое не пройдет – необходимо единое решение с попутным разрешением ключевых вопросов (нужно ли хранить ЭЦП, переподписывать или нет и т. д.) – в целом создание правового поля и заказ специального ПО действительно не является заботой ведомств. Хотя, по всей видимости, все к этому будет двигаться – и медленное, но планомерное движение Федеральной налоговой службы в данном направлении яркое тому подтверждение.

Говоря об отраслевых трендах и наиболее востребованной функциональности современных СЭД, за которую потребитель готов платить деньги, г-н Баласанян особенно отмечает систему межведомственного электронного документооборота (МЭДО). Все решения ЭОС позволяют интегрироваться с этой системой, а возможность подключения к МЭДО все больше становится показателем качества их работы. В целом МЭДО становится инфраструктурой и платформой межведомственного взаимодействия, к примеру, по системе теперь пересылаются и обращения граждан. Госуслуги и интеграция со СМЭВ (система межведомственного электронного взаимодействия) также как никогда востребованы (у ЭОС уже есть несколько примеров реальных внедрений системы оказания госуслуг на базе СЭД «ДЕЛО» и EOS for SharePoint). В то же время мощный модуль рабочих процессов workflow во всех решениях ЭОС позволяет запрограммировать любой бизнес-процесс, будь то оказание госуслуги, взаимодействие с другими СЭД или согласование договоров.

Результаты работы ЭОС в 2012 году

Из другого актуального функционала, востребованного сегодня заказчиками коммерческого сектора, Владимир Баласанян отмечает новые требования, предъявляемые к интерфейсу системы, решение о выборе СЭД смещается на уровень выше (от делопроизводителей к руководству). С этим связан и тренд на мобилизацию руководителей, хотя теперь им нужно не просто решение «АРМ руководителя» лишь  для подписания и визирования. Руководители теперь все больше испытывают потребность к контролю всех бизнес-процессов в организации, им нужно не просто окно в СЭД, а полноценная возможность работы в ней (поиск, поручения и т. д.). Постепенно набирает обороты и «облачный» тренд, хотя говорить о каких-то массовых внедрениях пока еще слишком рано. Тем не менее председатель совета директоров ЭОС Владимир Баласанян не сомневается в перспективности «облачной» парадигмы. «Другое дело, что нужно решить целый клубок проблем: кому принадлежат документы, ушедшие в облако, кто имеет к ним доступ, как его изымать (особенно в случае хостинга множества компаний на одном сервере) и отчитываться, мультиплатформенность, надежность каналов связи, правовые аспекты, ответственность провайдеров, как осуществлять миграцию от сервис-провайдера и куда и т. д. При этом возникает другое понимание того, что есть сама СЭД: это уже не сложный продукт с длительным процессом кастомизации и внедрения, а ПО, которое можно просто скачать и установить самостоятельно. Для этого сами системы должны претерпеть какую-то метамарфозу и жить уже в другой среде», – комментирует г-н Баласанян.

По его словам, крайне интересным является перспективный тренд на социализацию СЭД, причем именно при рассмотрении государственных структур, несмотря на то, что там работа с документами традиционно организована как жестко регламентированный и замкнутый процесс. С информатизацией общества эти процессы постепенно меняются, кроме того, существует неформальное взаимодействие, не связанное с основной деятельностью и не укладывающееся в рамки регламента подготовки документа (спонтанные рабочие группы, к примеру). «В наших решениях есть возможность обсуждения, но это лишь первый шаг. Можно добавить элементы социальных сетей, чтобы люди могли общаться друг с другом в одном рабочем окне СЭД. В итоге система электронного документооборота должна стать единым окном в организацию, это действительно интересно, это ассоциируется с ожиданиями чиновников. Фактически аналог социальных сетей для чиновников для неструктурированной работы над документами. Но я пока не очень представляю ее практическую реализацию, это пока идея. При этом, на мой взгляд, антипубличность коммерческим структурам присуща даже в большей степени, чем госзаказчикам, поэтому и здесь идею социальности следует воспринимать как перспективную, но все же делом будущего», – отмечает г-н Баласанян.

Более 3/4 продаж решений ЭОС осуществляется через партнерскую сеть, этот показатель будет только расти

В заключение Владимир Баласанян отметил, что в условиях многоукладности и одновременного существования чисто бумажного и смешанного документооборота, возрастания требований к СЭД/ЕСМ и ужесточению требований государства, усложнению функционала решения одним из самых важных критериев выбора системы становится репутация компании, в том числе сопровождение, поддержка, отзывчивость. Поэтому в ЭОС уделяют столь пристальное внимание работе с партнерами, которых сегодня уже более 260 в России, Казахстане, Украине и Белоруссии.