«Поликом Про» раскрыл секреты профессионального управления лицензированием

Семинар состоялся 22 марта 2013 года в офисе компании «Поликом Про». Руководитель направления Microsoft коммерческого отдела компании «Поликом Про» Константин Никитин (Microsoft Certified Professional по лицензированию) рассказал о сложностях владения программным обеспечением, изменениях в лицензионных программах корпоративных продуктов и о многом другом.

По словам докладчика, для современного бизнеса крайне важно понимание того, какой софт должен использоваться компанией, при каких условиях использования ПО возможно в той или иной производственной среде и какие варианты лицензий могут оказаться востребованы в случае изменения бизнеса: его расширения либо сокращения. В целом заявленная методология, называемая Software Asset Management (SAM, Управление лицензиями на ПО как активами), как раз призвана решить вопросы, связанные с оптимизацией владения активами программного обеспечения. В первую очередь это учет ПО как используемых программ, так и всех документов, подтверждающих наличие прав на его использование. Это может касаться как сертификатов и лицензионных соглашений, так и самых различных бухгалтерских документов, уведомлений вендора по электронной почте и даже логов в ОС, содержащих информацию о специфике и частоте использования программного обеспечения.

Константин Никитин, отметил, что для представителей любого бизнеса одинаково важно не только подготовиться к возможным проверкам, но и быть уверенными, что в случае возникновения проблем с ПО производитель окажет им необходимую поддержку и помощь квалифицированных специалистов. Не стоит также забывать и об имиджевых рисках – если раньше об этом задумывались в основном «западные» компании, то теперь важность имиджа добропорядочного предприятия понимается большинством владельцев бизнеса.

Основные риски отсутствия порядка в корпоративном программном обеспечении

Впрочем, даже в случае бережного отношения к вопросам лицензирования необходимо помнить о стратегии покупки «правильной версии правильного ПО». В ряде случаев «корпоративная лицензия» может оказаться намного выгоднее покупки «коробочного решения». Помимо переплаты компания может пострадать от недостатка «корпоративной дисциплины», являющегося как причиной, так и следствием неправильного выбора ПО (а также потерей документов и комплектующих, утратой лицензионных свидетельств и т. д. в качестве промежуточных явлений). Подобные риски всегда имеют место быть при изменении рабочего процесса, например, при переходе на новую версию офисных компьютеров или изменении офисного пространства.

Именно для предотвращения всех возможных рисков в данной области и существует методология Software Asset Management, которая является частью ITIL. В основу методики SAM положен существующий с апреля 2006 года стандарт ISO/IEC 19770-1:2006 SAM.

Руководитель направления Microsoft коммерческого отдела компании «Поликом Про» и Microsoft Certified Professional по лицензированию Константин Никитин

Как объяснил Константин Никитин, в методологии SAM определяются нескольких уровней зрелости организации. «Базовый» уровень зрелости может начинаться с процедуры легализации программного обеспечения, «стандартизированный» уровень уже подразумевает более высокую точность инвентаризации ПО, закупка лицензий осуществляется уже через взаимное согласование между менеджерами компании и ИТ-руководителями (не должно быть хаотической покупки ПО разными сотрудниками организации), а отчеты SAM проводятся не реже одного раза в год. «Рационализированный» уровень зрелости подразумевает внедрение процедур SAM во всех группах инфраструктуры, инвентаризацию до 98 % активов, ежеквартальные проверки и отчеты SAM, а также наличие интегрированной системы, позволяющей сверять информацию из всех корпоративных баз данных. Самым «высшим пилотажем» зрелости в управлении лицензиями можно назвать «динамический» уровень, при котором практически все активы инвентаризированы, все процессы контролируются в динамике, ПО поставляется по запросу, автоматически устанавливается и удаляется, результаты сверки ПО и лицензий точны и доступны в любой момент времени.

Полная таблица уровней зрелости SAM

«Чтобы наладить правильное управление лицензиями на ПО, для начала нужно четко определить, на каком из «уровней зрелости» находится организация в данный момент, и определить для себя те процедуры, которые следует принять к сведению и выполнить для перемещения на более «зрелый» уровень SAM, – объясняет Константин Никитин. – По сути, ответственным за управление лицензиями необходимо проводить большое количество «бумажных» работ (таких, как написание различных инструкций и правил, анализ инвентаризации и т. п.) и постоянную «просветительскую» работу в коллективе (начиная с руководителей и заканчивая ночным сторожем). В результате внедрение и соблюдения правильных процедур позволит получить большие прибыли при меньших инвестициях в IT, а также снизить риски предприятия».

Константин Никитин обозначил последовательность внедрения SAM. В начале следует собрать начальную информацию о рабочей среде, затем провести инвентаризацию ПО, после чего сопоставить используемое ПО с имеющимися в наличии лицензиями, затем разработать стратегический подход и практические процедуры и только после этого приступить к разработке комплексного плана пошагового внедрения SAM.

 Основные преимущества проведения проекта SAM вместе с партнером

Один из ключевых критериев для успешного проведения SAM – работа с партнером. По словам докладчика, процедуры для SAM требуют такого же взвешенного взгляда со стороны, как и для любого аудита.

«Если рассматривать SAM в контексте аудита, то нужно обязательно наметить себе отчетность, чтобы путь движения компании был размечен согласно плану совершенствования SAM, – отметил Константин Никитин. – Для этого необходимо знать не только точные инвентаризационные данные о корпоративной программной среде, но и всегда иметь прицел на конкретные результаты».

В конце доклада г-н Никитин отдельно подчеркнул важность постепенного подхода к SAM, который сравнил с постепенным восхождением на высокую гору. По его словам, оптимизация программного обеспечения и всех сопутствующих процессов должна проводиться небольшими шагами, с обязательной оглядкой на промежуточные результаты. Кроме того, произведенные изменения должны обязательно находиться в зоне внимания сотрудников ИТ.

«Руководитель процедур SAM имеет еще одну очень важную задачу: работать с корпоративными пользователями, увеличивать уровень их сознательности. После того как пользователи научатся совместными усилиями поддерживать порядок в сложной системе корпоративного ПО, администратор сможет действовать гораздо эффективнее и положительный эффект от SAM станет намного очевиднее», –отметил в заключение Константин Никитин.