СЭД БОСС-Референт в Пенсионном Бизнесе "ИФД КапиталЪ"

В ходе пенсионной реформы деятельность НПФ становится более динамичной и требует профессионального администрирования, поэтому услуги "Пенсионного Капитала" требуются все большему количеству фондов. Управление документами – основной бизнес компании "Пенсионный КапиталЪ". Для повышения его эффективности, качества и скорости обслуживания клиентов, в том числе территориально удаленных, руководство Пенсионного Бизнеса приняло решение о внедрении системы управленческого электронного документооборота. Приоритетными были определены следующие задачи:

создание единого информационного пространства и коммуникационных каналов, связывающих сотрудников организации, размещенных в двух территориально удаленных офисах в городе Москва и обособленных подразделений, расположенных в регионах;
обеспечение эффективного контроля исполнения документов;
сокращение сроков подготовки и согласования документов;
введение единого стандарта работы с электронным документооборотом, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность документов;
повышение эффективности поиска документов.

В результате анализа рынка руководство Пенсионного Бизнеса сделало выбор в пользу СЭД БОСС-Референт, собственной разработки компании "Аплана" на платформе IBM LotusNotes. Первым по важности критерием отбора было использование платформы IBM Lotus, т.к. она является корпоративным стандартом в ООО "Пенсионный КапиталЪ" с 2000 года. За 8 лет сотрудники высоко оценили преимущества и функциональные возможности, которые обеспечивает IBM Lotus в части организации совместной работы. Во-вторых, компании "Пенсионный КапиталЪ" требовалась не стандартная система автоматизации делопроизводства, а полнофункциональное бизнес-приложение, которое позволит автоматизировать процессы согласования документов, принятие решений по ним и контроль их исполнения в распределенной среде. Плюсами в пользу СЭД БОСС-Референт стали такие свойства, как: гибкая и легкая настройка системы; возможность интеграции с другими корпоративными приложениями; гарантийное сопровождение и обновление системы поставщиком; стоимость одного рабочего места.

К проекту внедрения СЭД компания "Пенсионный КапиталЪ" готовилась последовательно. Была сформирована проектная команда, в которую были вовлечены владельцы бизнес-процессов - руководитель ДОУ и заместитель руководителя департамента информационных технологий. Таким образом, "Пенсионный КапиталЪ" защитил проект от возникновения как технических, так и организационных проблем, возникающих в процессе развертывания СЭД. Культура ведения управленческого документооборота в Пенсионном Бизнесе "ИФД КапиталЪ" на момент начала проекта была развита на высоком уровне: в действие были введены инструкция по делопроизводству и контролю исполнения документов и регламент согласования, регистрации и хранения договоров. Эти документы легли в основу концепции внедрения системы и упростили процесс настройки на этапе подготовки к опытной эксплуатации.

Внедрение системы было реализовано совместными силами специалистов компаний "Аплана" и "Пенсионный КапиталЪ". Работы по формализации требований, разработке регламентов и подготовке к внедрению были выполнены компанией "Аплана"; установку СЭД БОСС-Референт, ее настройку и ввод в эксплуатацию сотрудники ООО "Пенсионный КапиталЪ" осуществляли самостоятельно при консультационной поддержке специалистов компании "Аплана".

Создание СЭД длилось 4 месяца. БОСС-Референт охватил 5 негосударственных фондов и 18 филиалов, расположенных в крупных городах Российской Федерации; в системе работают 170 человек – это начальники управлений, отделов, специалисты. В результате внедрения СЭД была автоматизирована работа со следующими видами документов: входящие/исходящие письма, доверенности, ОРД, нормативные документы, служебные записки, заявки, поручения, договоры и договорные документы.

В рамках проекта была реализована интеграция с внутренней системой учета пенсионных обязательств, которая обеспечила сквозной процесс обработки документов по пенсионному обеспечению, поступающих от клиентов негосударственных пенсионных фондов (физических и юридических лиц). Это позволило исключить двойную регистрацию документов и ускорить их прохождение к исполнителю

СЭД БОСС-Референт находится в эксплуатации уже 3 месяца. О первых результатах внедрения рассказал руководитель проекта Тимофей Полищук: "Внедрение СЭД БОСС-Референт нам помогло создать единое информационное пространство, которое объединило многочисленные филиалы на территории всей России. Длительность документационных процессов существенно сократилась.