Торговый дом «Ойл Памп» вместе с филиалом перешел под управление системы «ЕВФРАТ-Документооборот»

Переход на электронный документооборот в ООО "Торговый Дом "Ойл Памп" был обусловлен желанием усовершенствовать процессы документационного обеспечения управления. В первую очередь необходимо было сократить временные затраты на работу с документами (регистрация, поиск и т.д.), уменьшить влияние «человеческого фактора» и, соответственно, исключить вероятность принятия неправильного решения. Также предприятию требовалось наличие эффективных инструментов контроля исполнения поручений руководства и возможность отслеживать движение документов.

В результате изучения различных СЭД было выбрано решение компании Cognitive Technologies —  система «ЕВФРАТ-Документооборот». На первом этапе внедрения была автоматизирована канцелярия — процессы регистрации и учета документов. Следующим этапом реализации проекта стала настройка маршрутов движения документов с поручениями и согласованиями. Постепенно в СЭД была переведена работа со всеми внутренними документами. На заключительном этапе сотрудникам были установлены рабочие места «ЕВФРАТ-Документооборот» и проведено обучение пользователей.

По результатам эксплуатации системы в ООО «Торговый Дом «Ойл Памп» было принято решение о  развертывании системы «ЕВФРАТ-Документооборот» в филиале организации — ООО «Производственный комплекс Ойл Памп Продакшен» и создании единого информационного пространства. Для этого были закуплены дополнительные лицензии «ЕВФРАТ-Документооборот» и установлена конфигурация системы, реализованная в головной структуре. Территориально-распределённый режим работы СЭД был организован с помощью встроенных механизмов взаимодействия между удаленными серверами системы «ЕВФРАТ-Документооборот».

Использование системы «ЕВФРАТ-Документооборот» позволило существенно сократить время, необходимое на работу с документами, благодаря простой регистрации документов и быстрому поиску необходимого документа по заданным параметрам. Кроме того, в организации "Торговый Дом "Ойл Памп" теперь обеспечен контроль прохождения документа и сохранность документов.

Заместитель генерального директора «Торговый Дом «Ойл Памп» Роман Неустроев отмечает: «С помощью «ЕВФРАТ-Документооборот» мы, с одной стороны, систематизировали документооборот, а с другой — упростили и повысили качество контроля исполнения документов и поручений. Теперь никто не говорит, что положил документ к вам в лоток, а куда он оттуда после этого делся, никто не знает».