Кейс: как подготовить модель перевода сервисов на аутсорс

Проектная форма бизнеса российской компании и большая потребность в поддержке ИТ-инфраструктуры задает нелинейную потребность в ИТ-услугах как в объемах потребляемого сервиса, так и в составе оказываемых услуг.

ИТ-служба этой компании решила использовать модель аутсорсинга для оптимизации расходов на поддержку. Но в связи с увеличением рисков информационной безопасности, отказом части западных вендоров в поддержке ИТ-систем и санкционным давлением, в ходе проекта пришлось разработать модели оптимизации процессов, в том числе и внутреннего сорсинга. Для этого пригласили специалистов одной из ведущих ИТ-компаний России - ICL Services, чьи эксперты рассматривают и предлагают решения с учетом различных факторов: от компетенций сотрудников заказчика до соблюдения политик информационной безопасности и экономической выгоды. В итоге заказчик получает не просто консалтинг по ИТ-сервисам, но и рекомендации с точки зрения организации процесса, разделения полномочий и управления финансами.

«Как есть» и «Как должно быть»

Ключевая задача - провести аудит ИТ-инфраструктуры проектной компании и определить, какие сервисы возможно выделить и передать на аутсорсинг.

Команда ICL Services проанализировала все оказываемые внутренней ИТ-службой услуги: от разработки собственного ПО до закупок и учета ИТ-ресурсов, и актуализировала каталог ИТ-услуг. Были выделены наиболее перспективные направления для вывода на аутсорсинг с точки зрения минимальных рисков и максимальной экономии. Последним этапом работ стала подготовка дорожной карты и тендерной документации для поиска ИТ-партнера.

Работа началась со сбора документов и интервью с ключевыми сотрудниками ИТ-службы и специалистами из бизнес-подразделений. Итог этого этапа - сервисный каталог по каждому подразделению и услуге. Всего в документах были обозначены более 1000 единиц разрешенного ПО.

После того как была сформирована модель «как есть», началась работа по описанию структуры ИТ-службы «как должно быть». В частности, выделены услуги и сервисы, которые можно отдать на аутсорсинг с учетом следующих критериев: сложность поддержки, информационная безопасность, зрелость бизнес-процессов, специфичность используемого ПО и другие факторы.

В ходе проекта эксперты ICL Services максимально исключили субъективную оценку ИТ-сервисов и проверяли все данные для принятия решения. Для этого, например, данные из собранных документов от сотрудников и личных интервью сверялись с выгрузкой из ITSM, систем управления конфигурациями, штатным расписанием и историческими отчетами. Валидированная таким образом информация стала основой для экономических расчетов и анализа.

Со стороны проектной компании в проект были вовлечены руководители ИТ-подразделений, руководители групп и ведущие эксперты, а в рабочую группу вошло около 20 линейных менеджеров и 2 представителя правления компании. Все работы по составлению сервисного каталога заняли около 3-х месяцев.

Экономия - более 10 млн

Результатом проекта стала готовая модель сорсинга для ИТ-службы, технико-экономическое обоснование и набор рекомендаций, которые позволят построить процессы по международным стандартам и значительно поднять эффективность внутренней ИТ-службы.

Благодаря рекомендациям экспертов ICL Services повысилась эффективность внутренних служб, а это значит, что компания сэкономит минимум 10 млн рублей за первый год работы в новом формате и минимум 45 млн рублей за последующие 2 года.