МЧД в СЭД/ЕСМ. Технологии, законодательство, изменения в работе с документами, комментарии участников отечественного рынка

ECM.ICT-Online.ru: Что такое МЧД, для чего это необходимо? Как наличие такой формы отражается на ведении электронного документооборота?

Руководитель направления ECM корпорации ЭЛАР Александр Кузнецов: С 1 сентября 2023 года будут действовать новые правила работы с электронной подписью. Теперь сотрудники будут подписывать документы электронной подписью физлица. Этот вид подписи заменяет подпись организации. К такой подписи нужно будет прикладывать машиночитаемую доверенность. Законом вводится необходимость использования машиночитаемой доверенности (МЧД). Ее подписывает руководитель компании квалифицированной подписью. Доверенность выпускается в электронном формате, она содержит сведения о работнике и его полномочиях в организации.

Другими словами, цель МЧД подтвердить, что работник может подписывать документы от имени компании.

Руководитель направления ECM корпорации ЭЛАР Александр Кузнецов

Архитектор решений компании «Интерпроком» Игорь Бреус: Машиночитаемая доверенность (МЧД) представляет собой электронную доверенность в XML-формате, подтверждающую полномочия и право подписи сотрудника от лица компании. До введения МЧД сотрудники использовали электронную подпись юрлица, что не всегда позволяло отслеживать сроки действия доверенности и полномочия. При использовании дубликата закрытого ключа подписи руководителя получившие к нему доступ могли совершать несанкционированные действия. Электронные доверенности призваны повысить в организациях безопасность использования электронных подписей (ЭП). Уполномоченные лица будут использовать только личную электронную подпись физлица. При выпуске электронная доверенность заверяется квалифицированной электронной подписью (КЭП) генерального директора и регистрируется в распределенном реестре, при этом не требуется нотариально заверять бумажную доверенность. Однако, МЧД, выданную в порядке передоверия, придется все-таки у нотариуса заверить.

Архитектор решений компании «Интерпроком» Игорь Бреус

Президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев: МЧД – это электронный документ, который фиксирует право работника использовать свою подпись физического лица, чтобы заверить электронные документы или выполнить иные действия от имени организации. Введение МЧД должно оптимизировать процедуры использования ЭП и контроля безопасности работы в безбумажной среде. Внедрение нового формата ЭП требует внести изменения во все корпоративные ИТ-системы, которые используют электронную подпись, и автоматизировать процедуру управления жизненным циклом МЧД.

Президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев

Генеральный директор СИНТЕЛЛЕКТ Павел Каштанов: Машиночитаемая доверенность или МЧД - электронная доверенность в формате XML на имя сотрудника компании или любого её представителя, которая подтверждает полномочия для подписания документов. Подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или индивидуальным предпринимателем.

Генеральный директор СИНТЕЛЛЕКТ Павел Каштанов

Руководитель отдела аналитики «Цитрос», компания SL Soft (входит в ГК Softline) Надежда Егорова: МЧД или машиночитаемая доверенность – это электронный аналог бумажной доверенности на подписание электронных документов. С 1 января 2023 года машиночитаемые доверенности станут обязательными для подписания уполномоченным представителем электронных документов индивидуальных предпринимателей (ИП) и юридических лиц. Чтобы подтвердить полномочия при подписании документов своей ЭП, сотрудник должен приложить к документам машиночитаемую доверенность.

Для сравнения – ранее сотрудник компании получал КЭП юридического лица, где было его ФИО и данные об организации, в которой он работает. Сейчас возможность получения электронной подписи юридического лица будет только у генерального директора либо индивидуального предпринимателя.

Руководитель отдела аналитики «Цитрос», компания SL Soft (входит в ГК Softline) Надежда Егорова

ЭП физического лица содержит данные только о конкретном человеке - его ФИО и другие данные. Чтобы подтвердить, что сотрудник имеет право действительно подписывать документы конкретной организации, генеральный директор должен выдать ему машиночитаемую доверенность. Это условный аналог бумажный доверенности, но только в машиночитаемом формате.

При подписании какого-либо документа, например, счёта-фактуры главный бухгалтер подписывает этот документ своим сертификатом физического лица. И, чтобы контрагент и ФНС могли проверить, что он имел право подписывать этот документ, прикладывается машиночитаемая доверенность, в которой как раз зафиксированы эти полномочия.

Если документы подписывает генеральный директор, то практически ничего не меняется. Генеральный директор подписывает своей квалифицированной ЭП, которая выдана с данными об организации. Для директоров изменилась только процедура получения сертификатов ЭП. Но в большинстве компаний все же есть уполномоченные лица на подписание документов, таким образом, эти сотрудники должны будут подписывать документы ЭП физического лица с приложением МЧД для конкретной организации. Так же при подаче отчетности в госорганы уполномоченные сотрудники для придания валидности их ЭП, должны будут использовать и машиночитаемые доверенности. Такой порядок обмена будет использоваться при любом юридически значимом электронном документообороте, если мы говорим и об обмене документами с контрагентами и о взаимодействии с государственными органами.

Директор продукта ELMA365 ECM Раис Ахкямов: Машиночитаемая доверенность, или МЧД – это хорошо знакомая нам доверенность, но оформленная в понятном компьютерным программам формате, в виде xml. Обычно доверенность оформляется у нотариуса или непосредственно в организации, для которой она формируется. При этом использование таких доверенностей в электронном документообороте вызывает ряд сложностей. До внедрения МЧД бизнес нашёл решение в виде первичного обмена доверенностями на сотрудников до начала электронного обмена. Но, во-первых, не во всех сферах бизнеса эта схема работает и удобна. Ведь есть сферы бизнеса, где электронный обмен с контрагентами начинается и заканчивается одним документом. А во-вторых, нет возможности автоматически проверять наличие такой доверенности при получении документа. В качестве другого заменителя доверенностей использовалась электронная подпись (ЭП) сотрудника, которую выдавали коммерческие АУЦ. Внедрение МЧД, с одной стороны, позволяет автоматизировать проверку доверенностей и полномочий при получении пакета документов. С другой – информационные системы электронного документооборота требуется готовить к такой работе, а потому тут важны сроки внедрения и возможности различных платформ.

Директор продукта ELMA365 ECM Раис Ахкямов

ECM.ICT-Online.ru: Какие важные изменения в части МЧД происходят в законодательстве, как они отразятся на работе с СЭД и ЭП?

Александр Кузнецов (ЭЛАР): Информационные системы должны уметь выпускать, подписывать и хранить МЧД, а также проверять полномочия и срок действия доверенности, при необходимости ее отзывать и переоформлять. Автоматически прикладывать нужную МЧД при подписании документов сотрудником.

Важно, что МЧД можно передоверять, поэтому первая МЧД выпускается руководителем. Затем остальные МЧД компании могут быть выпущены уполномоченным лицом, которому доверили право выдавать МЧД. То есть процесс можно обеспечить в рамках одного ответственного подразделения.

Не стоит забывать, что нужно будет перевести сотрудников на новый вид электронной подписи физлица.

Игорь Бреус («Интерпроком»): С 1 сентября 2023 года сотрудники должны работать с электронными подписями по новым правилам. Для подписания документов от лица компании необходимо наряду с сертификатом электронной подписи физлица прикреплять МЧД. У машиночитаемых доверенностей есть общие требования к содержанию согласно приказу Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857.

К новым изменениям надо подготовиться, начиная с адаптации рабочих процессов и функционала СЭД под требования законодательства. Уровень сложности изменений в СЭД зависит от многих факторов, которые включают в себя, в частности, потребности заказчика, масштабность решаемых СЭД задач, возможности интеграции всех участников процесса - от разработчика до операторов и держателей реестра.

Владимир Андреев («ДоксВижн»): Законодательство фиксирует необходимость перехода на новый формат ЭП с использованием МЧД до 1 сентября 2023 года. Соответствующие изменения должны быть внесены в корпоративные СЭД и другие ИТ-системы, если организация хочет продолжать обмениваться юридически значимыми электронными документами с контрагентами и контролирующими органами везде, где требуется использовать усиленную квалифицированную ЭП (УКЭП).

Павел Каштанов (СИНТЕЛЛЕКТ): С 1 сентября 2023 года вступают в силу 3 основных изменения в части доверенностей:

• В соответствии с изменениями 63-ФЗ сотрудники смогут подписывать электронные документы только с помощью сертификата электронной подписи физического лица, т.е. сертификаты электронной подписи сотрудников организации больше не будут действовать.
• Для того чтобы сотрудник мог подписывать электронные документы компании, необходимо наличие машиночитаемой доверенности установленного формата, выданной руководителем организации, т.е. доверенности на бумажных носителях будут отменены.
• МЧД должна храниться в открытом доступе в специальном распределенном реестре.

Надежда Егорова (SL Soft): Теперь по-другому будет работать процедура получения электронной подписи. Генеральный директор, либо индивидуальный предприниматель, получает сертификат КЭП с данными об организации в удостоверяющем центре ФНС либо у доверенных лиц ФНС. Если же говорить о сертификатах КЭП сотрудников, которые теперь будут сертификатами физического лица, то такие сертификаты по-прежнему будут получаться в аккредитованных удостоверяющих центрах. До 1 сентября 2023 года в аккредитованных удостоверяющих центрах еще можно будет получить сертификат КЭП на сотрудника, с 1 сентября доступно будет оформление только сертификатов КЭП физлица.

Это обусловлено тем, что рынок, ключевые участники ЭДО, в частности, операторы ЭДО и госорганы, либо же сами организации – юридические лица, индивидуальные предприниматели - не готовы ещё полностью автоматизировать все эти процессы и не готовы перейти на машиночитаемые доверенности, и государство периодически переносит срок обязательного использования МЧД. На текущий момент можно пользоваться и машиночитаемыми доверенностями с сертификатами физлиц, а также и «старым» способом: это сертификат сотрудника организации, который не требует использования МЧД.

Раис Ахкямов (ELMA): Самым важным изменением является отмена ЭП сотрудника (запрет на выдачу такого вида ЭП аккредитованными удостоверяющими центрами, АУЦ) и обязательное использование ЭП физического лица совместно с МЧД при подписании документов от имени организации. Конечно, небольшие организации могут использовать ЭП руководителя (единоличного исполнительного органа, ЕИО), но для средних и крупных организаций эта схема практически нереальна. А необходимость передавать МЧД вместе с пакетом документов и проверять входящие МЧД требует доработки существующих СЭД.

ECM.ICT-Online.ru: Какие действия предпринимают разработчики СЭД в свете этих нововведений?

Александр Кузнецов (ЭЛАР): С технической точки зрения ничего глобально не меняется, есть файлы и есть электронная подпись. Меняется формат и добавляется новое звено в цепочке подтверждений. Скорее, важно подготовиться организационно и отладить бизнес-процессы. Электронный документооборот имеет разные границы. Выпустить и подписать доверенность можно и вне информационной системы, а хранить, допустим, у оператора ЭДО. Если организации будет этого достаточно, то корпоративную информационную систему трогать не будут. При больших объемах электронного документооборота встает вопрос о создании собственного сервиса по управлению МЧД организации, что потребует изменений в информационной системе.

Игорь Бреус («Интерпроком»): В СЭД потребуется обеспечить реализацию ряда задач, включая хранение МЧД, передачу в единый реестр для регистрации, отправку внешним организациям пакета, состоящего из собственно документа, ЭП физического лица и МЧД. Одним из важных моментов, про который надо помнить – это проверка актуальности МЧД в реестре, ведь за время пути у нее может закончится срок годности или она может быть отозвана. Операторы ЭДО предлагают свои ИТ-решения для работы в условиях новых требований, однако препятствием могут стать интеграционные сложности. Потому многие разработчики идут по пути реализации необходимого функционала в своих СЭД.

Владимир Андреев («ДоксВижн»): Как минимум всем производителям СЭД необходимо изменить непосредственно интерфейс нанесения и верификации подписи. Как максимум СЭД может и должна обеспечивать поддержку полного цикла управления МЧД: создание, согласование, подписание, отзыв, передоверие, передача в реестр и пр.

Павел Каштанов (СИНТЕЛЛЕКТ): Многие разработчики внедряют в свои СЭД функциональность, позволяющую:

• Формировать МЧД установленного формата XML внутри СЭД;
• Подписывать МЧД квалифицированной электронной подписью;
• Передавать МЧД в распределенный реестр через интеграционные механизмы.

Раис Ахкямов (ELMA): Ряд наиболее активных разработчиков СЭД дорабатывает свои системы для возможности управления МЧД, выпуска МЧД для подписания документов и проверки входящих МЧД.

ECM.ICT-Online.ru: Какие инструменты, разработанные вашей компанией, обеспечивают работу с МЧД?

Александр Кузнецов (ЭЛАР): В рамках проектов по управлению процессами ЭДО на базе нашей платформы ЭЛАР Контекст были разработаны универсальные коннекторы к операторам ЭДО и учетным ERP-системам. Готовый инструментарий позволяет осуществлять автоматическую маршрутизацию документов исходя из характеристик документа, контрагента, подразделения. Производится доставка документов из ERP-системы заказчика до контрагента через нужного оператора ЭДО. При этом все процессы согласования, подписания, архивирования и обогащения документов цепочкой подтверждений реализуются в системе ЭЛАР Контекст. В рамках этих процессов добавляется дополнительная сущность в виде МЧД.

Встроенные в платформу сервисы позволяют проверять электронную подпись, вести списки уполномоченных для документооборота сотрудников. Хранить историю работы с документами и обеспечивать их юридически значимое долговременное хранение с автоматическим контролем срока действия сертификатов и переподписанием метки времени электронной подписи. Все эти сервисы также готовы обеспечивать работу с МЧД.

Надежда Егорова (SL Soft): Если говорить о юридически значимом электронном документообороте и подписании документов, которые изначально созданы в электронном формате, они приобретают юридическую значимость после их подписания электронной подписью в соответствии с 63-ФЗ об электронной подписи.

Соответственно, все информационные системы, в которых есть процессы обработки юридически значимых электронных документов должны будут поддерживать работу с МЧД, то есть на текущий момент в таких системах, как правило, поддерживается возможность подписания электронной подписью сотрудника и нет никаких проверок наличия доверенностей, нет никакой возможности где-то приложить или создать МЧД, либо проверить по входящим документам наличие МЧД.

При автоматизации процессов уже с использованием МЧД в каждой такой системе должна быть реализована возможность приложить к подписи МЧД как минимум, либо получить входящую МЧД, а также должна быть выбрана информационная система для обеспечения возможности создания этих МЧД и регистрации их в реестре ФНС.

Если говорить о системе «Цитрос ЮЗ ЭДО», то у нас поддерживается полный цикл работы с МЧД, в системе есть отдельный модуль по работе с доверенностями и машиночитаемую доверенность можно как создать через интерфейс системы, так и загрузить уже готовую из корпоративных систем через настроенную интеграцию. Далее система позволяет подписать МЧД и зарегистрировать доверенность в ФНС, а затем подписывать/принимать документы от контрагентов уже с использованием МЧД.

Обязательно должен быть реализован функционал мониторинга МЧД. Если доверенности зарегистрированы, они уже хранятся в реестре ФНС, а мониторинг необходим для проверки корректного статуса МЧД (ведь доверенности могут быть отозваны) или сроков действия МЧД. Необходимо организовать корректный отзыв с передачей информации о статусе МЧД в реестр ФНС. Если говорить о системах, которые работают с электронными подписями, должна быть поддержка процесса подписания, в том числе с применением МЧД. Этот функционал заложен в «Цитрос ЮЗ ЭДО» и реализован в соответствии с существующим законодательством и техническими возможностями операторов ЭДО.

Развитие продукта продолжается, мы дополняем необходимые функции продукта в соответствии с законодательными реалиями. Например, в «Цитрос ЮЗ ЭДО» пока не полностью реализованы процессы отзыва доверенности из-за технологических ограничений операторов ЭДО или полноценная поддержка классификатора полномочий из-за того, что он не готов к использованию на законодательном уровне. Также не все операторы сейчас поддерживают работу с МЧД через интеграционные интерфейсы. «Цитрос» уже настроил и протестировал работу с большей частью операторов ЭДО. Мы ждём, когда остальные операторы нам предоставят описание и тестовую площадку. К моменту обязательного применения МЧД, в системе «Цитрос ЮЗ ЭДО» появится весь обязательный функционал для ЭДО с применением МЧД.

Владимир Андреев («ДоксВижн»): Мы реализовали в платформе Docsvision полный цикл управления МЧД и обеспечили возможность произвольной кастомизации процессов и функций обработки МЧД с использованием Low-Code инструментов Docsvision. В результате компании могут гибко встраивать процедуру работы с МЧД в свои бизнес-процессы.

Павел Каштанов (СИНТЕЛЛЕКТ): В компании СИНТЕЛЛЕКТ мы разработали отдельный модуль «TESSA МЧД», который может быть встроен в любые существующие решения на СЭД-платформе TESSA, в том числе в существующие процессы работы с доверенностями (у многих компаний в СЭД настроены процессы работы с бумажными доверенностями, которые необходимо адаптировать под новый формат МЧД). Также модуль «TESSA МЧД» может быть использован как полностью отдельный, независимый модуль на платформе TESSA.

Помимо стандартной функциональности для работы с МЧД, такой как формирование, подписание МЧД и интеграция с распределенным реестром, модуль «TESSA МЧД» предлагает следующие возможности:

• Инструмент шаблонов МЧД, позволяющий быстро и гибко настраивать любые форматы МЧД, как уже утвержденные, так и те, которые могут появиться в будущем. Благодаря данному инструменты мы всегда сможем оперативно подстроиться под любые требования к форматам МЧД, регламентируемые ФНС, ЦБ, Минцифры и т.д.
• Возможность гибкой настройки маршрутов согласования, подписания и регистрации МЧД в рабочем месте администратора. Данный инструмент позволит легко настроить любой процесс работы с МЧД, а также безболезненно встроиться в существующие процессы.
• Привязка классификаторов полномочий к шаблонам МЧД. Т.е. при формировании МЧД система будет предлагать использовать тот классификатор, который применим для конкретного вида МЧД.
• Универсальный интеграционный сервис (API), позволяющий передавать МЧД в другие информационные системы по запросу. Т.е. модуль «TESSA МЧД» можно интегрировать с другими информационными системами организации, при этом дополнительных настроек на стороне модуля не требуется.
• Возможность формирования МЧД для банковского сектора и иных финансовых организаций при отправке документов и отчетов в Центральный Банк РФ, учитывая особенности формы МЧД и свой перечень полномочий.

Раис Ахкямов (ELMA): Специализированный инструмент - модуль Управление МЧД, который мы распространяем среди наших клиентов совершенно бесплатно. Он позволяет автоматизировать создание, выгрузку, учёт МЧД для наших клиентов, содержит блоки проверки входящих МЧД. Будучи Low-code платформой, для нас важно предоставлять нашим клиентам готовые блоки для работы с МЧД, которые они смогут использовать в своих процессах. Наша система содержит 8 таких блоков, и команда ELMA365 ECM продолжает наращивать их количество и функциональности. Кроме того, в рамках интеграций с операторами ЭДО добавляем поддержку получения и отправки МЧД в пакетах документов.

ECM.ICT-Online.ru: Ваши прогнозы дальнейшего развития рынка инструментов, связанных с применением МЧД.

Александр Кузнецов (ЭЛАР): Будут появляться сервисы работы с МЧД и в ведомствах, обеспечивающих информационный обмен (ФНС, ФСР и прочие), и у операторов ЭДО. Должны появиться рекомендации регулятора по единому формату доверенности и порядку работы с МЧД.

Владимир Андреев («ДоксВижн»): Нас ждут очень горячие несколько месяцев. Летом будет происходить переход на новый формат ЭП. В дальнейшем МЧД станет неотъемлемым элементом инфраструктуры безбумажного обмена. Можно ожидать определённого развития функций МЧД для автоматического подбора или проверки полномочий, использования кодов полномочий для других функций - например, автоматического подбора маршрутов обработки информации и т.п.

Павел Каштанов (СИНТЕЛЛЕКТ): МЧД и классификатор полномочий дает возможность автоматизированной проверки полномочий при подписании документов доверенным лицом. В этом направлении точно стоит развиваться.

Возможно, МЧД найдут свое применение для передачи полномочий между физическими лицами (доверенности на имущество, транспорт и т.д.).

Вместе с распространением МЧД возрастает риск фальсификации МЧД, а также кражи электронных сертификатов физических лиц. Необходимо развивать технологии обеспечения информационной безопасности в части электронного документооборота.

Надежда Егорова (SL Soft): Прежде всего, следует отметить, что появление МЧД значительно упростит процессы электронного подписания и обмена документами. Давайте представим такую ситуацию: сотрудник, например, бухгалтер работал на две организации. У этого сотрудника было два сертификата, так как они выдавались на организации. С появлением МЧД сотрудник будет иметь один сертификат КЭП, физлица, который он может использовать во всех сервисах и для любой компании. От каждой организации ему просто нужно будет выдать свою машиночитаемую доверенность. Но машиночитаемая доверенность создается один раз и дальше хранится в реестре ФНС и в архиве организации и требует только периодического обновления.

Это позволяет уйти от использования множества сертификатов КЭП на разные организации и путаницы относительно того, какой сертификат КЭП выбрать для подписания разных документов. Теперь бухгалтер всегда будет пользоваться только одним своим сертификатом КЭП на физлицо, заходить во все системы организации и подписывать одним своим сертификатом, а МЧД уже будет лежать во всех системах и подтягиваться там, где нужно. Контрагенты также увидят эти доверенности и, если нужно посмотреть какие-то расширенные данные по этой доверенности из реестров ФНС, они смогут выгрузить и проверить, что действительно данный бухгалтер имел полномочия подписывать документы в цифровом виде.

Использование МЧД дает больше мобильности, особенно это актуально для сотрудников, которые не всегда сидят за своим рабочим компьютером. С применением МЧД сотрудникам не придётся получать множество разных электронных подписей, на все будет единый сертификат. Так же использование МЧД снизит затраты на покупку сертификатов КЭП за счет того, что у сотрудника будет только один сертификат КЭП физлица и несколько МЧД, а МЧД не требуют дополнительных затрат на их выпуск. И МЧД становится драйвером цифровизации и перехода на ЭДО во всех сферах, в том числе в сфере B2G. Например, нотариат уже подключился к распределенному реестру ФНС и планирует поддержать единый формат машиночитаемой доверенности.

Что касается развития технологий, то я вижу прежде всего перспективы мобильной электронной подписи. Сейчас в основном электронные подписи привязаны к конкретному компьютеру, либо носителю. Использование МЧД станет драйвером для рынка для использования единого сертификата физлица и более широкого использования мобильных подписей.

Раис Ахкямов (ELMA): Рынок инструментов будет активно развиваться как минимум в 2023 и 2024 году. Это связано с совершенствованием законодательства, появлением новых государственных сервисов по работе с МЧД и развитием инструментов у лидеров рынка. В ближайший год-два поддержка МЧД перейдет из разряда опций для систем класса СЭД в разряд обязательных её функций. Все игроки рынка СЭД должны будут либо реализовать у себя хотя бы базовый набор инструментов, либо отказаться от претензий на лидерство на этом рынке.

ECM.ICT-Online.ru: Большое спасибо за беседу!