Пять мифов об «удаленке» и документооборот, ставший реальностью

Пять мифов о переходе на удаленку

О массовом переводе сотрудников на удаленный рабочий режим говорили и говорят очень много, у каждой организации на этот счет есть свое, зачастую неоднозначное мнение. Однако существуют и стереотипы, которые практика опровергает целиком или частично. Мы собрали несколько таких утверждений и посмотрели, что думают на этот счет спикеры.

МИФ 1: Переход на удаленную работу застал компании врасплох
на самом деле – нет

Представители большинства компаний, опровергая мнение некоторых СМИ, уверяют, что так или иначе еще до пандемии у них был опыт перевода сотрудников на работу из дома или в помещение вне офиса (коворкинг, например) и «самоизоляция» лишь сделала этот процесс во много раз более массовым. Сделать это удалось, в том числе, за счет грамотной автоматизации делопроизводства. Респонденты исследования «Удаленная работа и возврат на рабочие места» придерживаются такой же позиции.

Сергей Полтев, руководитель направления современных ECM-решений компании ЭОС

«С точки зрения используемых технологий, все необходимое для территориально-распределенной, удаленной работы было практически доступно как минимум с начала века. И широкополосный интернет, и информационные системы для совместной работы, и средства видеосвязи, и системы документооборота уже существовали. В 2019 году сложно было найти организацию, не использующую, например, СЭД. Параллельно проходили многочисленные совещания по улучшению, модернизации, планам по цифровизации и внедрению новых технологий. В марте 2020 года ситуация качественно изменилась, все необходимые управленческие решения быстро принимались, на первый план выходила именно технологическая готовность к быстрому развертыванию и масштабированию решений», – говорит руководитель направления современных ECM-решений Сергей Полтев.

Олег Коптуров, начальник отдела ИТ «Национального Расчетного Депозитария»

«У нас есть как сотрудники, которые находятся на территории Москвы, так и очень большой штат удаленных специалистов (разработчиков, тестировщиков) в различных регионах страны. Они уже не первый год подключаются к нашей инфраструктуре по VPN, мы предоставляем им виртуальные рабочие места. Уже имея опыт работы с удаленным персоналом, в марте 2020 года мы не почувствовали какого-либо ощутимого провала в предоставлении удаленных сервисов», – подтверждает начальник отдела ИТ «Национального Расчетного Депозитария» Олег Коптуров.

Дмитрий Завьялов, руководитель службы ИТ АО «РЖД-ЗДОРОВЬЕ»

«Технологии удаленного доступа применялись в АО «РЖД-ЗДОРОВЬЕ» уже более пяти лет. Значительное количество бизнес-процессов в нашей компании автоматизированы и построены на основе электронного документооборота», – комментирует руководитель службы ИТ АО «РЖД-ЗДОРОВЬЕ» Дмитрий Завьялов.

Павел Музычкин, доцент кафедры информатики, начальник отдела эксплуатации СЭД ФГБОУ ВО «РЭУ им. Г.В. Плеханова»

«К пандемии в вузе была проделана огромная работа, которая позволила сравнительно безболезненно поменять формат осуществления учебного процесса и работы административно-управленческого персонала. Со стороны студентов и сотрудников также в основном проблем нет... Технически обеспечение связи для перехода на удаленную работу и дистанционную учебу оказалось намного проще, чем ожидалось», – отмечает начальник отдела эксплуатации СЭД РЭУ им. Г.В. Плеханова Павел Музычкин.

В «ИНГЕОКОМ» инженерам на площадках давно уже был настроен доступ по VPN, а в период самоизоляции руководитель IT-отдела настроил таким же образом защищенное соединение всем офисным работникам. Во ВНИИЖТ все практики перехода на удаленку были отработаны десятилетие назад, никаких сюрпризов и новизны вынужденная самоизоляция не принесла – утверждают спикеры.

МИФ 2: Сотрудники с радостью восприняли переход на удаленку
на самом деле – по-разному

По утверждению некоторых менеджеров и представителей ИТ-вендоров, благодаря современным технологиям и экономии времени на дорогу до офиса сотрудники позитивно восприняли переход на «домашнюю работу», их продуктивность повысилась а главной проблемой осталась самоорганизация. К сожалению, нюансов в этом вопросе оказалось гораздо больше.

Например, сотрудников «Национального Расчетного Депозитария» работодатель обеспечил оборудованием: использовали уже имеющееся «железо» из резервных запасов, незадействованные ноутбуки из переговорных комнат, докупили несколько ПК и периферийного оборудования. В «ИНГЕОКОМ» же – наоборот – отмечают, что не всем психологически удобен дистанционный формат: тяжело тем, кому приходилось делить один семейный компьютер с родными, с детьми-школьниками и студентами. Во ВНИИЖТ сетуют на низкую компьютерную грамотность пользователей, устаревшие и не обновляющиеся личные персональные компьютеры и мобильные устройства.

Помимо обеспечения техникой, остаются и нюансы, касающиеся базовых технологий удаленной работы. Не всегда имеющиеся у сотрудников домашние ИТ-ресурсы соответствуют корпоративному уровню. Так, ИТ-отдел «Национального расчётного депозитария» рекомендовал сотрудникам «прокачать» свои тарифы и заменить, если нужно, операторов связи – для предупреждения сбоев в соединении. Во ВНИИЖТ оказались удивлены тем, что часть работников не использует домашний фиксированный Интернет, а у некоторых вообще отсутствует компьютерная техника.

МИФ 3: «На местах» осталось только производство
на самом деле – далеко не так

Также можно услышать о том, что в той или иной организации на удаленку перешел весь офис, включая бухгалтерию и HR. Да, есть организации, когда бухгалтера или юристы без проблем работают удаленно, некоторые даже на аутсорсе. Однако такой подход удается реализовать далеко не всем. Несмотря на то, что современная СЭД охватывает практически все аспекты делопроизводства и смежных бизнес-процессов, существуют юридические и регуляторные барьеры для перехода на полностью безбумажный документооборот.

«В нашей компании реализованы повышенные требования к ИБ, связанные, в том числе, с соблюдением соответствия требованиям нормативного регулирования... В связи с этим в компании остался некоторый персонал, специфика работы которого не позволила перевести его в удаленный режим. Для поддержки такого персонала в офисе всегда дежурит ответственный администратор», – замечает Олег Коптуров («Национальный Расчетный Депозитарий»).

Алина Смирнова, начальник отдела информационно-документационного обеспечения АО «Объединение «ИНГЕОКОМ»

«Что касается документооборота, то ещё велика доля бумажных документов. Письма, приходящие почтой России и те, которые приносят курьеры, особенно судебные документы, оригиналы договорной документации, – всё это не получится обрабатывать дистанционно. Работники нашего отдела все это время посменно по графику работают в офисе с такими документами», – говорит Алина Смирнова, начальник отдела информационно-документационного обеспечения «ИНГЕОКОМ».

МИФ 4: Возвращаться будут «строем»
на самом деле – не всегда

Многие, в том числе и респонденты данного исследования, упоминают, что возвращение сотрудников на рабочие места произойдет «в штатном режиме» – как если бы они вернулись из массового отпуска. Однако есть большая доля руководителей, которые всерьез задумываются над тем, что часть персонала после стабилизации обстановки с пандемией можно оставить дома.

«Я бы на месте руководителя организации определила те бизнес-процессы, участники которых могут работать дистанционно, и попросила бы работников высказать свои предложения по организации их работы: хотят ли они дальше работать дистанционно, готовы ли делать это эффективно и даже лучше, чем в офисе. Замотивированный работник, осознанно выбравший свою траекторию, может принести больше пользы компании. А работодатель сэкономит как минимум на аренде офисных площадей и получит замотивированного работника», – поясняет Алина Смирнова («ИНГЕОКОМ»).

МИФ 5: VPN – наше всё
на самом деле – не всегда

Говоря об организации безопасного соединения, чаще всего упоминают технологию VPN, а применительно к электронному документообороту – электронную подпись. Действительно, электронная подпись сегодня активно популяризируется даже в рамках предоставления госуслуг, а VPN частным лицам предоставляют множество производителей софта. Но оказывается, не всегда VPN является для компании панацеей. В свою очередь,  усиленная ЭП может быть излишней.

«Опыт удаленной работы показал, что наиболее технологичным способом дистанционного взаимодействия является кроссплатформенная технология удаленных рабочих столов. Технология VPN не прижилась. Усиленная электронная подпись должна была сыграть свою роль в условиях удаленной работы сотрудников, но надежды не оправдала – она не технологична, сложна и дорога в использовании. Требуется устанавливать много лицензионного ПО на удаленных рабочих местах для подписания и визуализации ЭП, что, само по себе, проблематично, а в условиях самоизоляции и при BYOD в массовом порядке практически неосуществимо... Поиск приемлемых технологий привел к решению об использовании во внутреннем документообороте простой электронной подписи, потребовал принятия локальных нормативных актов и проведения просветительской работы среди персонала», – комментирует Павел Музычкин (РЭУ им. Г.В. Плеханова).

Открываем СЭД заново

Современные системы электронного документооборота – давно уже не узкоспециализированный инструмент делопроизводителя. Поэтому в условиях удаленной работы многие организации открыли для себя многие функции СЭД, которые до этого не считались критически важными.

«Многие пользователи в экспресс-режиме расширяли контур СЭД «ДЕЛО» для охвата возможно большого количества сотрудников. И если раньше мы говорили, что функции «ДЕЛО» используются в среднем только на 10-20 %, то в новых условиях «используемость» возможностей СЭД возросла в несколько раз. Среди наиболее актуальных дополнительных функций – применение электронной подписи и работа с мобильных устройств. Повысился интерес к интеграционным решениям, например, к возможности видеоконференцсвязи в СЭД», – приводит пример Сергей Полтев (ЭОС).

«Ранее наша корпоративная система электронного документооборота (СЭД «ДЕЛО») использовалась во многих бизнес-процессах как инструмент, дополнительный к основному бумажному документообороту: например, специалист по работе с договорами получал бумажные версии договоров, собирал визы и правки, обрабатывал их и далее заносил в СЭД уже «чистые», готовые экземпляры и визы. С началом же повсеместной удаленки мы перевели в СЭД как на основную платформу всю бумажную работу, в результате чего отточили все процессы, сделав СЭД неотъемлемой и незаменимой частью нашего взаимодействия», – комментирует Олег Коптуров («Национальный Расчетный Депозитарий»).

«СЭД у нас и до этого активно использовалась не только как программа для регистрации документов и размещения резолюций, но и инструмент для согласования договоров и других документов (приказы, распоряжения и т.п.). Я сторонница максимального перевода бизнес-процессов обработки официальных документов в СЭД», – утверждает Алина Смирнова («ИНГЕОКОМ»).

«Система «ДЕЛО», которая внедрена в РЭУ им. Г.В. Плеханова с 2006 года, сыграла важнейшую роль в обеспечении функционирования университета в период удаленной работы и дистанционного обучения. Отличие документооборота вуза от документооборота других предприятий и организаций состоит в очень большой доле организационно-распорядительной документации: приказов и распоряжений по основной деятельности, приказов по личному составу, приказов по движению контингента обучаемых... Благодаря тому, что процессы согласования и подписания приказов протекают в СЭД «ДЕЛО», переход на дистанционную работу произошел безболезненно. После некоторых колебаний, мы предоставили пользователям системы «ДЕЛО» возможность работать в привычной для них среде, но через удаленный рабочий стол. В зависимости от назначенных прав, они могли вызывать как «толстого клиента», так и ДЕЛО-Web. Тем самым была обеспечена непрерывность выпуска организационно-распорядительной документации. Нужно отметить, что весь период удаленной работы система «ДЕЛО» функционировала без сбоев в режиме 24/7. Неоценимую помощь принесла технология контроля исполнения поручений, встроенная в СЭД «ДЕЛО», так как при отсутствии физического контакта сотрудников проследить ход исполнения поручений было бы невозможно», – рассказывает Павел Музычкин (РЭУ им. Г.В. Плеханова).

Полезные практики и нестандартные решения по переходу на удаленку и назад

Спикеры исследования поделились наиболее важными, по их мнению, аспектами перехода сотрудников на новый режим работы.

Таким, по мнению Дмитрия Завьялова (АО «РЖД-ЗДОРОВЬЕ»), является построение защищённых каналов передачи данных и способы защиты рабочих мест, выявление оптимальных инструментов

ИБ и уровня защищенности информации при их применении. При переводе сотрудников обратно в офис главное – «восстановление тех бизнес-процессов, которые были до перевода на удаленку». «Процесс «возвращения» — это отдельный сложный проект. Нельзя его совмещать с процессами модернизации бизнес-процессов. Сначала возврат персонала в офис – затем модернизация на основе полученного опыта», – советует он.

Алина Смирнова («ИНГЕОКОМ») перечислила целый ряд полезных практик и компетенций: мобильность и готовность к быстрому переходу на работу в измененном формате (как техническая, так и психологическая), максимально возможное использование электронных способов взаимодействия (в том числе СЭД), активизация использования электронных документов и электронных подписей, установление доверительных отношений между работодателем и сотрудником.

Антон Фролов, представитель PFU Fujitsu в России и СНГ

При удаленной работе необходимость быстрой и качественной оцифровки документов не исчезает. В этом смысле интересны решения для оптимизации этого процесса. «Очевидную необходимость применения систем документооборота многие оценили за время вынужденной удаленно-распределенной работы. При этом процесс оцифровки должен быть попрежнему простым, удобным и надежным. Отвечая на перечисленные требования, компания PFU (EMEA) Limited представила новые бюджетные решения Fujitsu SP Series второго поколения. Это модели SP-1120N, SP-1125N и SP-1130N. Простые в установке и управлении сканеры SP Series будут особенно актуальны организациям, находящимся на начальном этапе цифровой трансформации и делающим первые шаги к интегрированию информации на бумажных носителях в рабочие процессы», – уверен представитель PFU Fujitsu в России и СНГ Антон Фролов.

В качестве нестандартного решения проблемы оцифровки спикер предлагает персональные документ-сканеры, с помощью которых можно быстро отсканировать и отправить в нужное место информацию с бумажного носителя. Они занимают мало места (могут поместиться в любую сумку) и почти все подключаются к ноутбуку с помощью Wi-Fi. Некоторым из них даже не нужен ноутбук, можно так настроить рабочий процесс, что отсканированный документ сразу уйдёт по заранее заданному маршруту.

Татьяна Сыродоева, начальник управления делами ОАО «ВНИИЖТ»

Другим нестандартным решением при переходе обратно в офис для некоторых компаний может стать «плавающее» начало рабочего дня, когда время появления в офисе гибко варьируется. «С учетом того, что работникам предстоит более ранний подъем и затраты на дорогу, можем рекомендовать закрепить нормативным актом плавающее начало рабочего дня (в пределах 1,5 часов)», – резюмирует начальник управления делами ВНИИЖТ Татьяна Сыроедова.

Выводы

Исследование «Удаленная работа и возврат на рабочие места. Практический опыт», проведенное компанией ЭОС совместно с PFU Fujitsu, показало, насколько серьезно и в то же время индивидуально организации разных отраслей подходят к организации удаленной работы персонала. Системы электронного документооборота наряду с системами видеоконференцсвязи становятся инструментом, объединяющим сотрудников, предоставляющим ресурсы и широкий функционал для удаленной работы. Вместе с тем часть входящей документации по-прежнему поступает в бумажном виде и сохраняется необходимость ее оцифровки – и производители сканирующих устройств предлагают актуальные для каждой ситуации бюджетные, но  производительные устройства