– Александр, какие актуальные тренды цифровизации бухгалтерских процессов можно назвать?
– Один из основных трендов на сегодня – тотальный переход в «цифру». Обмен документами между контрагентами в крупных компаниях практически полностью осуществляется в электронном виде. При этом там, где остается бумага, она переводится в электронный вид на этапе поступления в организацию. Активно внедряется практика налогового мониторинга.
Еще один тренд – внедрение новых цифровых инструментов для обеспечения правомерности подписания и подлинности документов в электронном виде. С 1 сентября 2023 года вступили в силу новые правила работы с электронной подписью. В соответствии с ними документы могут быть подписаны сотрудником с использованием электронной подписи физлица. Для ее подтверждения необходимо приложить машиночитаемую доверенность (МЧД). Этот вид подписи заменяет подпись организации. При этом государство предусмотрело переходный период - использование подписи сотрудника без МЧД продлено до 31 августа 2024 года. Но выдавать подписи «по-старому» уже не будут.
Руководитель направления ECM корпорации ЭЛАР Александр Кузнецов
– Какие бухгалтерские процессы на сегодняшний день, можно сказать, практически полностью ушли в цифру? Каким компаниям это особенно важно, удобно?
– Нужно учитывать, что цифровизация происходит не в какой-то отдельно взятой области деятельности (например, в бухгалтерской сфере), это глобальные системные изменения, преобразующие процессы в масштабе всей организации. Сегодня работу любой компании уже сложно представить без использования ЭДО. При этом ЭДО и цифровизация затрагивают также кадровую сферу, финансы, управленческий учет, работу с архивными материалами и многие другие процессы. Важно эффективно выстроить управление всеми этими процессами, особенно для крупных компаний с распределенной структурой и большим количеством подразделений. Для успешного перевода на цифровые рельсы всех подразделений в крупной организации требуется проектный подход и внедрение комплексных решений. Мы подобные задачи наших заказчиков успешно решаем с помощью российской ECM-платформы ЭЛАР Контекст, на базе которой реализовано уже более 350 подобных проектов.
– Какие технологии и сервисы, на ваш взгляд, особенно важны сейчас в работе бухгалтерии?
– Сегодня для решения задач предприятий используются специальные трансграничные платформы электронных архивов, которые способны объединить несколько процессов: во-первых, оцифровку и распознавание бумажных документов, во-вторых, маршрутизацию, подписание и хранение файлов ЭДО, в-третьих, взаимодействие с ERP в рамках витрины данных для налогового мониторинга, в-четвертых создание архива для поиска и работы с цифровыми документами на базе единой платформы.
Благодаря всему этому компания получает инструмент, подключенный к EPR и операторам ЭДО, с одной стороны, и сканирующему оборудованию, с другой. Это позволяет автоматизировать и ускорить процессы бухгалтерского учета, обмена документами между структурными подразделениями холдинга и внешними контрагентами через разных операторов ЭДО, исключив роуминг. Создать корпоративный сервис управления МЧД. Обеспечить централизованный поиск и формирование сквозных подборок документов в процессе подготовки отчетности. Наконец, в рамках налогового мониторинга предоставить витрину данных с «глубоким» уровнем поиска вплоть до электронной копии первичного учетного документа, привязанного к определенной транзакции в ERP системе.
Все это можно реализовать комплексно, внедрив систему электронного архива на современной платформе с использованием интеллектуальных решений. Например, встроенные в платформу ЭЛАР Контекст сервисы обеспечивают проверку электронной подписи, позволяют вести списки сотрудников с правом подписи для документооборота, бесшовно интегрируются с учетными системами и операторами ЭДО. В платформу встроен модуль распознавания на базе искусственного интеллекта и многое другое.
– Расскажите о вашем опыте цифровизации бухгалтерии – на примере собственной компании или клиентов.
– В ходе реализации наших проектов мы практикуем системный подход, внедряя целый комплекс решений для цифровизации и автоматизации документооборота на базе единой платформы. Можно выделить проект для компании Пеноплэкс. Особенность его в том, что единая платформа на базе ЭЛАР Контекст стала главным звеном для хранения, учета, обработки и маршрутизации документов компании. Платформа подключена к учетной системе 1С и операторам ЭДО. Вся маршрутизация при обмене электронными документами между заказчиком и контрагентами реализована автоматически в рамках единой системы. В системе производится согласование, подписание и отправка документов через операторов ЭДО. При этом заказчик использует нескольких операторов, поэтому система на основании определенных правил и характеристик документов сама выбирает маршрут и нужного оператора.
Заказчик смог отказаться от роуминга в ЭДО, перестал работать в абонентских ящиках каждого оператора ЭДО и вручную отслеживать уведомления. Все статусы обработки и доставки документов отображаются в единой системе и приходят в качестве уведомлений на электронную почту. Система проверяет легитимность лица, подписавшего документ, на предмет его нахождения в согласованном между участниками информационного обмена списке.
ЭЛАР Контекст позволил автоматизировать рутинные операции, систематизировать учет и хранение документов. Заказчик получил возможность быстро находить любую информацию в электронном архиве, которая прикреплена к транзакциям в 1С, формировать сквозные подборки документов для отчетности.
– Какие проекты были вами реализованы?
– Помимо упомянутого ранее кейса, нами реализованы сотни проектов по цифровизации различного масштаба, предполагающих создание электронных архивов и внедрение комплексных решений для работы с бухгалтерской, финансовой, технической, управленческой и другой документацией. Наша платформа ЭЛАР Контекст имеет модульную архитектуру и ее функционал может быть подстроен под специфику и масштаб конкретного проекта - с учетом структуры компании, специфики ее задач и возможностей.
Так, для нашего заказчика КОМОС Групп на основе нашей платформы реализована автоматизация процессов общего центра обслуживания (ОЦО) бухгалтерского учета по всей структуре холдинга, а также переведено в цифровой вид кадровое делопроизводство.
В компании Градиент нами реализован проект по автоматизации работы единого окна бухгалтерского учета, автоматизированы филиалы и центральный офис компании, обеспечено своевременное выполнение процедур загрузки поступающих комплектов документов.
В крупной фармацевтической компании Протек единая платформа на базе ЭЛАР Контекст полностью систематизировала процессы обработки и хранения документов ЭДО.
Также стоит упомянуть о проекте по автоматизации финансового учета в Объединенной металлургической компании (ОМК), где на базе одного из крупнейших в России холдингов создано высокоэффективное сервисное подразделение по бухгалтерскому обслуживанию всей группы предприятий на базе ECM-платформы ЭЛАР.
В целом отмечу, что наша компания обладает выдающимися компетенциями по цифровизации процессов бухгалтерии. Помимо вышеприведенных примеров мы делали проекты, которые получили статус одних из самых крупных и сложных в стране. Я имею ввиду автоматизацию бухгалтерских ОЦО для таких предприятий, как ФосАгро и СУЭК.
– Каким вам видится направление дальнейшего цифрового развития бухгалтерских процессов?
– Думаю, что одним из основных факторов дальнейшего развития цифровых сервисов будет массовый и окончательный переход к цифровым документам, и их преобладание мы увидим и не только в бухгалтерской сфере. Также заметен тренд на дальнейшую оптимизацию и упрощение процессов учета и работы с электронными документами за счет системной интеграции различных информационных, учетных систем и ЭДО, расширения их функциональности.
– Большое спасибо за беседу!
