– Александр, расскажите, что такое МЧД, для чего это необходимо? Как наличие такой формы отражается на ведении электронного документооборота?
– С 1 сентября 2023 года будут действовать новые правила работы с электронной подписью. Теперь сотрудники будут подписывать документы электронной подписью физлица. Этот вид подписи заменяет подпись организации. К такой подписи нужно будет прикладывать машиночитаемую доверенность. Законом вводится необходимость использования машиночитаемой доверенности (МЧД). Ее подписывает руководитель компании квалифицированной подписью. Доверенность выпускается в электронном формате, она содержит сведения о работнике и его полномочиях в организации.
Другими словами, цель МЧД подтвердить, что работник может подписывать документы от имени компании.
Руководитель направления ECM корпорации ЭЛАР Александр Кузнецов
– Какие важные изменения в части МЧД происходят в законодательстве, как они отразятся на работе с СЭД и ЭП?
– Информационные системы должны уметь выпускать, подписывать и хранить МЧД, а также проверять полномочия и срок действия доверенности, при необходимости ее отзывать и переоформлять. Автоматически прикладывать нужную МЧД при подписании документов сотрудником.
Важно, что МЧД можно передоверять, поэтому первая МЧД выпускается руководителем. Затем остальные МЧД компании могут быть выпущены уполномоченным лицом, которому доверили право выдавать МЧД. То есть процесс можно обеспечить в рамках одного ответственного подразделения.
Не стоит забывать, что нужно будет перевести сотрудников на новый вид электронной подписи физлица.
– Какие действия предпринимают разработчики СЭД в свете этих нововведений?
– С технической точки зрения ничего глобально не меняется, есть файлы и есть электронная подпись. Меняется формат и добавляется новое звено в цепочке подтверждений. Скорее, важно подготовиться организационно и отладить бизнес-процессы. Электронный документооборот имеет разные границы. Выпустить и подписать доверенность можно и вне информационной системы, а хранить, допустим, у оператора ЭДО. Если организации будет этого достаточно, то корпоративную информационную систему трогать не будут. При больших объемах электронного документооборота встает вопрос о создании собственного сервиса по управлению МЧД организации, что потребует изменений в информационной системе.
– Какие инструменты, разработанные вашей компанией, обеспечивают работу с МЧД?
– В рамках проектов по управлению процессами ЭДО на базе нашей платформы ЭЛАР Контекст были разработаны универсальные коннекторы к операторам ЭДО и учетным ERP-системам. Готовый инструментарий позволяет осуществлять автоматическую маршрутизацию документов исходя из характеристик документа, контрагента, подразделения. Производится доставка документов из ERP-системы заказчика до контрагента через нужного оператора ЭДО. При этом все процессы согласования, подписания, архивирования и обогащения документов цепочкой подтверждений реализуются в системе ЭЛАР Контекст. В рамках этих процессов добавляется дополнительная сущность в виде МЧД.
Встроенные в платформу сервисы позволяют проверять электронную подпись, вести списки уполномоченных для документооборота сотрудников. Хранить историю работы с документами и обеспечивать их юридически значимое долговременное хранение с автоматическим контролем срока действия сертификатов и переподписанием метки времени электронной подписи. Все эти сервисы также готовы обеспечивать работу с МЧД.
– Приведите в пример реализованные проекты, пожалуйста.
– Так как это новые правила, большинство заказчиков еще в стадии перехода или изучения этого вопроса.
– Ваши прогнозы дальнейшего развития рынка инструментов, связанных с применением МЧД.
– Будут появляться сервисы работы с МЧД и в ведомствах, обеспечивающих информационный обмен (ФНС, ФСР и прочие), и у операторов ЭДО. Должны появиться рекомендации регулятора по единому формату доверенности и порядку работы с МЧД.
– Большое спасибо за беседу!
