Алексей Пестерев (Т1): «Российские ECM/CSP платформы достаточно быстро развиваются и по функциональности не уступают зарубежным»

– Алексей, поясните, пожалуйста, ECM, CSP, СЭД, BPM – в чем сейчас отличие между решениями этих классов? Какие продукты сейчас наиболее актуальные и почему?

– Рынок по автоматизации бизнес-процессов, управления контентом и документооборотом существует уже более 30 лет. За это время появились конкретные классы систем, которые отличаются друг от друга своей функциональностью, свойствами и решаемыми прикладными задачами бизнеса. Например, классические BPM-системы рассматривают работу компании как набор бизнес-процессов, а не как набор функций. Объектом такой системы будут являться не работа определенного департамента или организационной единицы компании, а как ее конкретный процесс – процесс продажи, процесс управления закупками, процесс поддержки клиентов или сотрудников компании.

Руководитель отдела разработки и внедрения ECM решений Т1 Алексей Пестерев

Фото предоставлено компанией Т1

В свою очередь СЭД, ECM, CSP можно определить следующим образом:

1. СЭД (система электронного документооборота). Как правило, СЭД не выделяют, как отдельный класс систем. СЭД – это программное обеспечение, которое позволяет организовать работу с электронными документами (создание, хранение, изменение, поиск) и обеспечить взаимодействие между сотрудниками (согласовывать различные документы, ставить задачи сотрудникам, подписывать документы в электронном виде). При этом исторически сложилось, что все решения для автоматизации бизнес-процессов и документооборота в России обычно называют СЭД – системой электронного документооборота - вкладывая в это понятие функции различных систем (BPM, ECM, CSP и пр.).
    
2. ECM (Enterprise Content Management, управление корпоративным контентом) – эта система в функциональности уже шире, чем СЭД. Система такого класса включает набор технологий и инструментов, используемых для сбора и накопления, управления, хранения и доставки этого контента всем участникам в организации. В свою очередь исследовательская компания Gartner выделяет 6 функций для ECM-системы:
   • управление документами: выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка и т.д.;
   • совместная работа над общими документами и поддержка проектных команд;
   • сканирование бумажных документов и управление их образами;
   • управление записями для долгосрочного архивного хранения, автоматизации правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам;
   • workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначение рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения;
   • управление веб-контентом для автоматизации публикаций, динамическим контентом и взаимодействием пользователей для этих задач.

Чтобы система была причислена к классу ECM, она должна поддерживать не менее трех из шести перечисленных функций.

3. CSP (Content Services Platforms, платформы для обслуживания контента) – класс систем, которые трансформировались из концепции ECM-систем для решения задач обслуживания отдельных видов контента (документов, данных, информации и пр.) для различных бизнес-задач компании. Такие системы включают в себя все функции управления контентом с набором служб и микросервисов, которые могут развиваться независимо друг от друга. CSP должна принимать любой контент, а не только офисные файлы и PDF, иметь набор low-code инструментов для ускорения разработки и обеспечивать работу огромного числа пользователей с любым типом информации.

Среди BPM-систем наиболее актуальными являются решения Elma, GreenData, Camunda, Первая Форма. В свою очередь среди CSP-решений лидерами являются решения Directum, Docsvision, Tessa, Тезис.

– В чем отличия и преимущества именно ECM/CSP платформ? В каких случаях, для каких заказчиков такие платформы являются лучшим выбором?

– В общем смысле CSP-платформы эволюционировали из ECM-платформ, получив новые функции и архитектуру, которая отвечают текущим потребностям крупных заказчиков:

• Максимальная масштабируемость. CSP-платформы обеспечивают работу большего числа пользователей с огромным количеством документов и информации, которые накапливаются с каждым годом все больше.
• Low-code инструменты. Платформа класса CSP включает в себя простые инструменты, повышая скорость разработки и сокращая затраты на адаптацию системы.
• Микросервисная архитектура и развитые механизмы интеграции. Компоненты системы должны взаимодействовать между собой, с любыми внешними источниками данных или функциональными модулями, обеспечивая бесшовную интеграцию и поддержку сквозных процессов в компании.
• Работа с любым типом контента. Платформа должна принимать, хранить, управлять и предоставлять пользователю любую информацию и контент. При этом система должна уметь работать с информацией внутри самого файла или документа. Например, извлекать конкретные данные для пользователя.
• Встроенный искусственный интеллект. Искусственный интеллект должен упростить работу пользователя, решать рутинные ежедневные задачи, предоставлять пользователю более релевантный ответ при поиске информации. Например, автоматически сравнивать несколько версий договора, подсвечивая изменения, которые вносились в процессе согласования, и какие риски они несут.
• Работа из облака. Облачные решения повсеместно используются в компаниях разного уровня, поэтому система класса CSP должна поддерживать облачную инфраструктуру и поддерживать стабильную работу своих сервисов.

CSP-платформы привлекают внимание крупных компаний с распределенной структурой, сложными бизнес-процессами, позволяя объединить работу в системе с любыми документами без внедрения отдельных для них решений. Конечно, малый и средний бизнес также может использовать CSP-платформу, но максимальная эффективность такой системы будет видна при решении масштабных задач.

– Как развиваются российские ECM/CSP платформы, какие новые веяния можно отметить?

– Российские ECM/CSP платформы достаточно быстро развиваются и по функциональности не уступают зарубежным. При этом российские платформы соответствуют требованиям нашего законодательства. Из основных трендов развития:

• Развитие low-code инструментов. Low-code инструменты уже давно стали стандартом для большинство систем на рынке, но разработчики платформ продолжают их развивать, добавляя возможности для более глубокой и широкой модификации системы, включая внесение изменений в интерфейс.
• Развитие экосистемы решений для платформы. Если раньше базовыми решениями считались отдельные модули для делопроизводства, договорных процессов или кадровых процессов, то сейчас экосистема решений заметно расширяется. Например, появляются коробочные решения для управления проектами, управления знаниями, отраслевые решения (финансовые и страховые организации).
• Расширение и углубление искусственного интеллекта (ИИ). Развитие ИИ также происходит в сторону специализации и расширения возможностей для пользователей. Например, появляются цифровые помощники для юристов и бухгалтеров, автоматической генерации ответов в претензионной работе, обработке обращений от граждан и организаций.
• Развитие архитектуры системы и повышение масштабируемости. Для расширения возможностей системы необходимо также повышать устойчивость и производительность системы. Эти изменения обычно незаметны для пользователя, но позволяют разработчикам быть более уверенными при увеличении нагрузки на систему.

– Расскажите, пожалуйста, об опыте и решениях вашей компании в этом направлении.

– Т1 предлагает заказчикам набор решений для автоматизации типовых и уникальных задач:

• BPM-системы: Elma и GreenData;
• ECM/CSP-системы: Directum RX и Tessa;
• Интеллектуальные инструменты для обработки контента:
  • Directum Ario – интеллектуальная система распознавания документов и набор цифровых помощников;
  • DocZilla – конструктор документов, который позволяет создавать любой документ быстро и без ошибок.

Основные запросы от наших заказчиков – это переход на электронный кадровый документооборот в компаниях (особенно для крупных и территориально-распределенных компаний), внедрение специализированных электронных архивов (для налогового мониторинга, для долговременного хранения документов и др.), внедрение машиночитаемых доверенностей, переход на российские решения с решений западных вендоров. Также с прошлого года наблюдается рост запросов по созданию узкоспециализированных решений – например, создание решения управления чек-листами, позволяющего проводить аудиты и контроль качества в торговых точках, предприятиях общественного питания.

– Какими вы видите перспективы ECM/CSP платформ на отечественном рынке?

– Рынок ECM/CSP платформ в среднем увеличивается от 10 до 15 % каждый год. Факторы, способствующие росту, в основном, остаются прежними – цифровая трансформация бизнеса и госструктур, продолжение перехода на отечественные решения, государственные инициативы в направлении цифровизации. Например, ежегодно появляются новые виды документов и процессов организаций, которые можно полностью перевести в электронный вид – транспортные накладные, путевые листы и другие.

Кроме этого, на развитие платформ влияет расширение применения ИИ, развитие государственных сервисов и необходимость интеграции с ними, возросшие требования пользователей к удобству интерфейса систем. Так, большинство разработчиков платформ закладывают развитие инструментов для доработки интерфейса системы, адаптации под бренд-бук компании.

Эти и другие факторы будут способствовать развитию ECM/CSP-платформ, расширению экосистемы решений таких платформ.

– Большое спасибо за беседу!