Константин Федоров (ЛАНИТ): «ЛАНИТ создает решения, позволяющие организовать и просто архивное, и юридически значимое оперативное и долгосрочное хранение документов»

– Константин, какие программные и аппаратные решения из реестров Минцифры и Минпромторга позволяют обеспечить защиту и долговременное хранение электронных данных, какие из них выбрать организациям того или иного профиля?

– Организовать юридически значимое хранение электронных документов в первую очередь помогают системы хранения (СХЭД) и электронные архивы (в Реестре российского ПО это класс 09.17). Но мы рекомендуем подойти к работе с документами более комплексно и обратить внимание не только на отдельные системы хранения, но и на полнофункциональные платформы по управлению всем цифровым контентом компании (класс CSP). Они позволяют использовать несколько связанных решений для оптимизации документооборота разных бизнес-процессов, а также хранить все документы в единой защищенной базе.

Менеджер по развитию продуктов на платформе LANIT Document Management ЛАНИТ Константин Федоров

Фото предоставлено группой ЛАНИТ

Пример подобной системы ‒ платформа LANIT Document Management (LDM). Она как раз позволяет управлять контентом независимо от аппаратных требований, закрывать потребности клиентов и выполнять требования законодательства по созданию хранилищ. Преимущество платформы в том, что это коробочный продукт с микросервисной архитектурой. Она позволяет решить задачу безопасного долговременного хранения электронных данных (структурированного и неструктурированного контента, кадровых документов, кадрового архива) как небольшим компаниям, так и крупным корпорациям в любых отраслях.

– Как создавать СХЭД в организациях и учреждениях? Как влияют на этот процесс новые правила Росархива?

– Перед созданием СХЭД компании стоит решить вопрос хранения неструктурированных документов: изображений, PDF-файлов и других видов документов, которые нельзя обработать машиночитаемым способом и узнать их содержимое без описания атрибутивного состава.

СХЭД должна не просто собирать и хранить файлы, а выполнять целый набор процедур, установленных Приказом Федерального архивного агентства от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях»:

• Систематизация документов по фондам и описям, создание передаточных описей и актов.
• Формирование контейнеров, мета-описаний, визуальных представлений документов, сохранение документов с электронной подписью и приложениями.
• Проверка входящих документов на дубли.
• Выдача документов, проведение экспертизы ценности и дальнейшего решения о необходимости дальнейшего хранения.
• Уничтожение и удаление документов из системы, а также другие процедуры.
• Проверка целостности и воспроизводимости данных.

– Что нужно, чтобы создать защищенную систему хранения информации?

– Чтобы обеспечить защищенное хранение информации в архиве, у системы обязательно должны быть встроенные инструменты контроля доступа:

• Предоставление доступа к документу только через процедуру запроса, который обрабатывают архивариусы или другие ответственные сотрудники.
• Фиксация в системе аудита всех фактов предоставления документов из архива.
• Разграничение доступа между пользователями.
• Контроль и логирование действий пользователей архива.
• Использование разных политик хранения файлов в зависимости от типов документов и уровней безопасности.

Отдельно отметим, что компании не меняют архивные системы каждые 5 или 10 лет. Поэтому СХЭД должен использовать актуальный стэк технологий, который не потеряет возможность поддержки. Для своего решения на платформе LDM мы применяем:

• PostgreSQL (в качестве системы структурированного хранения информации);
• MongoDB и S3 (для хранения файлов);
• Elasticsearch (для поиска).

Сами решения написаны на Java с использованием фреймворка Spring, BPM-движка Camunda и фронтенд-фреймворка Vue.js. Все это ‒ открытые технологии.

Чтобы обеспечить безопасность архива с точки зрения регулятора, важно проверить, что решение создано с учетом правил из Приказа Федерального архивного агентства от 31.07.2023 № 77.

– Как обеспечить сохранность электронных документов свыше 30-50 лет?

– Поставим вопрос немного иначе: как обеспечить возможность долгосрочного юридически значимого хранения свыше 10 лет, потому что далее процедуры будут уже идентичны.

На горизонте 10-15 лет пока нет электронных подписей, которые можно будет проверить к этому времени. Так что в любом случае компании надо будет переподписывать документы в архиве актуальной на тот момент подписью. Кроме того, в это же время будет истекать сертификат удостоверяющего центра, выдавшего первую подпись. Для подписания архивных документов используют специальный тип электронных подписей CAdES-A, которые подтверждают подлинность и хранят в себе архивные метки (штампы) времени.

Получается, что в процессе хранения архивных документов их придется переподписывать неоднократно. А значит, система хранения должна уметь самостоятельно отслеживать срок действия подписи и заранее уведомлять пользователей о том, что пора переподписать документы.

– Соответственно, вопрос про гибридные архивы - что делать со старыми бумажными документами, как решаются вопросы их оцифровки?

– Начнем с того, что сейчас по закону есть два способа долгосрочного хранения документов:

• простая оцифровка документа без придания электронной копии юридической значимости;
• хранение изначально электронного документа, подписанного электронной подписью без бумажного эквивалента.

Основная проблема в том, что на данный момент есть только законопроект №1173189-7 о цифровых дубликатах, который рассматривается уже несколько лет. Если его примут, то компании смогут в будущем оцифровывать бумажные документы и после этого уничтожать бумажные оригиналы, что позволит обеспечить равноценное юридическое хранение изначально бумажных и электронных документов в одной системе по единым правилам. Но пока это невозможно.

Если же мы говорим о не юридически значимом хранении, то все намного проще. Электронный архив компания может создать на основании внутренних регламентов. Внешних правил тут нет. Можно организовать хранение в любом удобном формате.

Иногда организация создает финансовый архив документов - единую базу бумажных и электронных документов без учета соблюдения юридической значимости. Так компания систематизирует и сохраняет документы для легкого поиска и выгрузки копий по требованию регулятора.

– Приведите примеры из вашей практики. Как вы развиваете данное направление?

– Сейчас мы реализуем несколько проектов по организации электронного хранилища в крупных банках, а также проводим пилотное внедрение в нефтяном секторе. За последние полгода был проведен опрос большой доли рынка крупных компаний по их сценариям работы с хранилищами контента и документов - изучали задачи, которые стоят перед бизнесом в рамках перехода на отечественное ПО. Результаты опроса мы обязательно будем конвертировать в свои предложения для рынка.

Развитие платформы LDM строится на двух моментах. С одной стороны, мы ориентируемся на опыт западных вендоров ‒ они объективно обладают лидирующей экспертизой в мире. Мы как раз хотим переложить их экспертизу на российское решение.

С другой стороны, мы также ориентируемся на нормативные требования российского законодательства, в том числе перспективного, которое выходит в этой сфере. Отдельное внимание уделяем банковскому сектору и требованиям Банка России.

– Как сейчас, по вашей оценке, развивается этот рынок в России, в частности, с точки зрения импортозамещения? Какие тренды вы бы отметили, какие перспективы видите?

– Начнем с перспектив. Одним из главных драйверов изменений как раз стал тот самый законопроект о цифровых дубликатах, который мы уже упоминали. Еще стоит отметить рост объемов документов в целом и достаточно долгий срок их хранения в организации. Даже простые первичные документы хранятся 5 лет, проектная документация ‒ 20 лет, а кадровые документы от 50 до 75 лет до передачи в «Росархив». Компаниям приходится выделять под собственные архивы целые помещения и даже отдельные здания. Логично, что большинство с удовольствием бы перенесли архив в электронный вид. Это снижает затраты и упрощает управление фондом документов.

Если говорить о рынке СХЭД, то уже сейчас многие компании разрабатывают собственные решения. В частности, ЛАНИТ тоже создает свои решения, позволяющие организовать и просто архивное, и юридически значимое оперативное и долгосрочное хранение документов. Наша платформа LANIT Document Management изначально разрабатывалась как полноценная CSP-система, которая и должна лежать в основе системы архива. На базе нашей платформы можно собрать как решение для долгосрочного архивного хранения, так и оперативный архив для повышения эффективности хранения документов любых систем предприятия.

– Большое спасибо за беседу!