Ирина Соколова, начальник отдела разработки ПО компании «ИнтерТраст»: «Простота - одна из самых сильных сторон мобильного интерфейса CompanyMedia»

— Ирина, расскажите, пожалуйста, когда и под воздействием каких факторов началась работа над мобильными приложениями «ИнтерТраст»?

– В «ИнтерТраст» я пришла в 2007 году. Об этой компании знала задолго до начала работы здесь и была рада предложению присоединиться к команде. Компания «ИнтерТраст» всегда славилась людьми, которые умеют развивать передовые технологии. До сих пор мы идем в технологическом авангарде - в этом плане мы совершенно бесстрашны. Безусловно, мир быстро меняется, но мы привыкли несмотря ни на что просто двигаться вперед, много и увлеченно работать.

Начальник отдела разработки ПО компании «ИнтерТраст» Ирина Соколова

Так же было и с мобильной версией СЭД CompanyMedia. Первые попытки создания мобильных решений делались еще до моего прихода в компанию, в 2005-2007 годах. Эти приложения, были, можно сказать, экспериментальными. Они не отличались богатой функциональностью и широкого распространения не получили. Что касается полнофункционального мобильного клиента CompanyMedia, то его первая версия вышла в 2011 году. Примерно за год до этого произошел огромный всплеск интереса к мобильным устройствам и технологиям на российском ИТ-рынке. К этому времени iPad и iPhone не только укрепились в сегменте потребительских устройств, но и дошли до корпоративного сектора. Для многих компаний эти гаджеты стали своего рода стандартом, рабочим инструментом для ведения бизнеса. Планшеты iPad стали массово использоваться в компаниях, были взяты на вооружение и нашими давними заказчиками в том числе.

А надо сказать, что крупные заказчики «ИнтерТраст», такие как ведущие банковские группы и органы власти, довольно консервативны. Осторожно относились они и к мобильным устройствам. Но после того как Дмитрий Медведев, занимавший тогда пост председателя Правительства РФ, публично объявил, что пользуется iPad, мобильные технологии среди первых лиц крупных государственных организаций и коммерческих структур, можно сказать, вошли в моду. Это стало поворотным моментом. Таким образом, мы с нашими мобильными решениями, что называется, попали в струю.

— Какими были основные принципы создания мобильного интерфейса СЭД?

– Наш подход к созданию мобильного интерфейса кардинально отличался от того, как традиционно создавались интерфейсы классических СЭД, да и других «больших» систем, например, решений класса ERP или CRM. На протяжении двадцати лет разработчики довольно мало внимания уделяли таким вещам, как юзабилити, пользовательский опыт, дизайн. От СЭД требовалась в первую очередь функциональность, остальное вторично. В СЭД работали главным образом исполнители, которые были вынуждены подстраиваться к предложенному интерфейсу. Удобно ли пользователям взаимодействовать с системой - в эпоху технологического дизайна интерфейсов это практически не интересовало разработчиков.

С мобильными решениями ситуация была изначально другая. Ведь с планшетами сразу начали работать первые лица компаний и руководители довольно высокого уровня - таких пользователей в систему не загонишь никаким административным ресурсом. И мы поняли, что на открывшемся рынке нужно предложить «конфетку» - не просто функциональный, но удобный и красивый интерфейс. Таково было и позиционирование самих мобильных устройств, ведь люди привыкли, что планшеты - это, прежде всего, удобно. И если прежде компьютер требовал запоминать новые сложные процедуры работы, то теперь все было просто обязано стать красивым и доступным. Это была настоящая интерфейсная революция!

Интерфейс мобильного решения CompanyMedia для iPad

— Как отразились изменения взглядов на мобильную СЭД на разработках «ИнтерТраст»?

– Во-первых, было принято решение наращивать нашу систему функционально - постепенно приближать возможности мобильного клиента к уровню десктопной версии. Сперва мы «догоняли» основной функционал CompanyMedia - работа с документами, их согласование, выдача резолюции, возможности использования электронной подписи, работа с файлами и т.д. Когда поняли, что основные задачи документооборота мы осилили, встал вопрос о функциональности, связанной заседаниями. Этот блок - работа коллегиальных органов - до сих пор достаточно активно развивается.

Во-вторых, необходимо было придумать, как вписать необъятный документооборот с огромным количеством функций и требований в мобильное приложение. Чтобы руководители могли и исполнить документ, и согласовать, и направить на согласование своим заместителям, а также визировать, создавать поручения, работать применением рисования.

Графический режим редактирования проекта резолюции в Мобильной версии CompanyMedia

Во многом нам помогли наши партнеры - компания UIDesign Group, которая специализируется на разработке мобильных интерфейсов. Мы поставили перед ними задачу: сделать так, чтобы работать в приложении было удобно и чтобы в интерфейсе не было ничего лишнего. Технический директор UIDesign Group Алексей Копылов предложил нам гениальное решение: почти твиттеровский интерфейс, лаконичный и очень простой в управлении. Мы задумались: может ли интерфейс соцсети удовлетворить пользователей сложной СЭД? И решили, что стоит попробовать: если миллиард людей в мире пользуются соцсетями и не испытывают при этом дискомфорта, то интерфейс СЭД с применением того же подхода тоже будет удобным. Решение оказалось абсолютно правильным.

Простота до сих пор остается одной из самых сильных сторон мобильного интерфейса CompanyMedia. Чтобы освоить приложение, не нужно читать многостраничные инструкции - пользователям достаточно интерактивного гида, который доступен при первом запуске. В комплект поставки, конечно, входит и подробная инструкция, но это скорее дань формальным требованиям к продукту корпоративного уровня. Мне не известен ни один случай, когда клиенты пользовались бы этой документацией.

— Как удается совмещать простой интерфейс и сложную функциональность СЭД?

– В мобильном приложении CompanyMedia мы применяем принцип последовательного раскрытия - progressive disclosure. Открывая приложение, пользователь работает с простым базовым представлением, в котором есть минимум доступных функций, но если нужно «провалиться» в документ, выдать или ознакомиться с резолюцией, просмотреть присоединенное содержание - это можно сделать буквально несколькими прикосновениями к дисплею. На каждом следующем уровне раскрытия пользователю становятся доступны новые возможности работы с документом.

Текстовый режим редактирования проекта резолюции в Мобильной версии CompanyMedia

— Вы упомянули, что мобильное рабочее место CompanyMedia первоначально было ориентировано на руководителей высшего звена. С тех пор круг пользователей расширился?

– Несколько лет назад мобильная работа с документами была привилегией руководства высшего уровня, первых лиц компаний. Учитывались именно их требования, и это накладывало свой отпечаток на разработку в том смысле, что создавались уникальные решения под потребности одного человека или нескольких руководителей высокого ранга. Сегодня мобильными решениями активно пользуется менеджмент среднего звена - уровень руководителей департаментов, отделов, а в некоторых случаях - рядовые специалисты, если они по роду деятельности часто находятся в разъездах. А значит, требования носят более универсальный характер - мобильное рабочее место СЭД стало пользоваться массовым спросом.

Есть еще одна «эволюционная» тенденция. Когда мы выпустили на рынок первую версию мобильной CompanyMedia, это приложение рассматривалось как дополнение к основному рабочему месту системы. Господствовала идея, что стационарный компьютер на рабочем месте заменить невозможно, - там большой экран, удобная и привычная клавиатура, производительность выше, в конце концов. А сегодня, и это подтверждается нашими заказчиками, многие руководители высшего звена работают с документами только на планшетах - им так удобнее.

— Какая компания стала первым крупным заказчиком мобильной версии CompanyMedia?

– Это был банк ВТБ. Банк и Группа ВТБ - один из наших давних и мощных клиентов. Мобильное рабочее место CompanyMedia, адаптированное под потребности, было создано в конце 2011 года - во многом благодаря волевому решению председателя правления Банка ВТБ Андрея Костина, который был ключевым инициатором проекта.

С тех пор решение активно развивается. Именно ВТБ стал первопроходцем в применении мобильного приложения для автоматизации работы заседаний, причем как на уровне банка, так и на уровне группы. Так, в Группе ВТБ мобильное приложение СЭД используется для автоматизации заседаний наблюдательных советов дочерних банков. На уровне банка мобильное приложение применяется для автоматизации работы комиссии по закупкам - коллегиального органа банка, ответственного за обеспечение закупочной деятельности. На заседаниях этого коллегиального органа, объединяющего руководителей банка, еженедельно рассматриваются от 20 до 100 вопросов, связанных с закупками. Участникам комиссии обеспечена возможность дистанционной работы с применением планшетов. Во многом благодаря этому удалось среднее время проведения заседания сократить более чем вдвое - с 4 часов до 1,5-2 часов.

— Как система развивалась дальше, какие компании вошли в число ее пользователей?

– Мы занимались более глубоким изучением особенностей работы руководителей с документами и старательно совершенствовали нашу систему. Нам пришлось научиться смотреть на процесс документооборота глазами пользователя. Мы узнали, что тем руководителям, которые привыкли много работать с бумагой, нужно, чтобы сразу после запуска планшета открывался документ. То есть, чтобы планшетное решение по возможности повторяло привычную им схему работы. Оказывается, руководители привыкли реагировать на титульный лист, поэтому они должны сразу видеть шапку документа и знать, от кого он пришел. Управленцам нередко приходит больше сотни документов в день, им привычно работать с кипой бумаг, раскладывать все по папкам. Так у нас появился вариант интерфейса с папками, он и сейчас используется многими руководителями высшего звена.

Стартовый экран Мобильной версии CompanyMedia

В свое время нам очень помогло интервью с одним из региональных вице-губернаторов, он уделил нам почти час своего времени и в ходе сеанса конференцсвязи подробно рассказал, как работает руководитель первого уровня, что для него важно и что неважно. До сих пор в ходе реальных проектов мы всегда интервьюируем таких пользователей - узнаем, с чем и как они работают, чего ждут от системы. По итогам интервью делаем тонкую настройку профиля пользователя. Если речь идет о пользователях из числа высшего руководства, то сами они ничего не настраивает вообще - получают готовый интерфейс «индивидуального пошива». Вообще работа с первыми лицами организаций, являющихся нашими клиентами, это, конечно, особая история.

Что касается круга заказчиков, то на сегодняшний день мобильные приложения CompanyMedia применяются в самых разных организациях и отраслях. Один из наиболее масштабных «мобильных» проектов для госсектора выполнен нами в ЯНАО. CompanyMedia используется в округе с 2006 года, а проект «Мобильный офис губернатора», выполненный в 2012 году, стал очередным этапом развития системы. Инициатором был губернатор ЯНАО, позднее к работе с мобильными приложениями CompanyMedia были подключены аппарат губернатора, правительство округа, другие органы исполнительной власти, а также главы муниципальных образований.

В концерне «Тракторные заводы» благодаря активному начальнику ИТ-службы Владиславу Перегудину начали пользоваться мобильными версиями системы практически все топ-менеджеры, а это больше 20 управленцев.

В числе значимых наших заказчиков - администрации Красноярска и Новосибирской области, «Внешэкономбанк», «Росимущество», «Роспотребнадзор».

— В каких случаях «ИнтерТраст» обычно предлагает СЭД CompanyMedia, а в каких - ее мобильную версию?

– Мобильное приложение в любом случае является частью комплексного решения для автоматизации документооборота, это не самостоятельный продукт. Сейчас мы сразу предлагаем заказчикам мобильные версии, особенно если речь идет о работе в СЭД руководителей различного уровня.  Эта категория пользователей по роду своей деятельности мобильна - им необходимо обеспечить доступ к документам, где бы они ни находились.

— В настоящее время «ИнтерТраст» предлагает три мобильных решения: мобильная версия CompanyMedia, CompanyMedia VIP и мобильно рабочее место на платформе BlackBerry. Чем они отличаются?

– Есть пользователи с разной спецификой работы. Мобильное приложение CompanyMedia VIP - это та версия, у которой интерфейс построен по «папочному» принципу. Эта версия для тех руководителей, которые привыкли работать с бумагой. Соответственно, в интерфейсе они видят привычные папки, при открытии которых сразу отображаются документы в виде сканов. Здесь есть возможность отложить документ, которой у обычной мобильной версии нет. Эта возможность появилась после того, как один компетентный собеседник объяснил нам, что некоторые документы должны «отлежаться в ящике рабочего стола». Помню, одна ключевая пользовательница, которая с компьютером всегда была на «вы», отозвалась о нашей системе как об очень удобной. Но у CompanyMedia VIP не наращивается функциональность, оно развивается только в сторону визуального улучшения интерфейса.

Стандартное мобильное рабочее место CompanyMedia отличается современным интерфейсом, в котором многие элементы напоминают привычные нынешним пользователям социальные сети. Максимально простое и понятное управление плюс постоянно расширяемая функциональность. На сегодняшний день в планшетном решении есть практически все те функции, которые реализованы в web-интерфейсе CompanyMedia для десктопов и ноутбуков. Кроме того, в мобильном приложении предусмотрено два варианта работы для руководителей - самостоятельно или помощником. Выбор зависит от предпочтений пользователя.

Передача проекта резолюции в «Папку Руководителя» для Мобильной версии CompanyMedia

Что касается платформ, то обычно наши клиенты используют планшеты Apple, но есть и любители устройств под управлением Android. Соответственно, мы написали приложения для разных платформ. Визуально они похожи, но если версия для iPad активно развивается, то решение для Android несколько отстает. Дело в том, что устройства Apple на сегодняшний день являются стандартом в корпоративном сегменте.

Интерфейс мобильного решения для платформы Аndroid

Когда в моду вошла платформа Blackberry, нашлись заказчики, которым понадобилось мобильное решение на этой платформе, и мы его реализовали. Оно и сейчас используется, но широкого распространения не получило, как и базовая платформа.

Интерфейс мобильного рабочего места на платформе BlackBerry

— В завершение хотелось бы узнать, каковы, на ваш взгляд, перспективы направления мобильных СЭД для «ИнтерТраста» и для рынка в целом?

– Стратегия развития «ИнтерТраста» из года в год включает совершенствование наших мобильных решений. Мы постоянно следим за ситуацией, держим нос по ветру.

Перспективным направлением является перенос на мобильные устройства технологии адаптивного кейс-менеджмента (ACM, Adaptive Case Management). Этот подход гибче традиционного BPM и позволяет управлять неструктурированными или частично структурированными бизнес-процессами. Договорная работа с ее множественными согласованиями, оказание комплексных государственных и коммерческих услуг, закупочная деятельность - ACM применим в этих и многих других областях. И если раньше функциональность ACM была доступна только в web-интерфейсе нашей системы на ПК, то сегодня с кейсам уже могут работать пользователи мобильных приложений.

Из множества направлений развития мобильных приложений СЭД, сохраняющих значительный резерв в части их развития, можно выделить управление заседаниями. Функциональность в этой области постоянно развивается, а значит, будет расти и соответствующий сегмент рынка.

Еще один возможный тренд будущего - это мобильная аналитика. В соответствующих инструментах заинтересованы в первую очередь руководители среднего и высшего уровней.

Что касается текущей ситуации, то на рынке мобильных решений наблюдается затишье, и это, в общем-то, логично с учетом экономической ситуации. ИТ-бюджеты сокращаются, разработка чего-то принципиально нового существенно затормозилась. Но, я повторюсь - мы привыкли не останавливаться перед сложностями и просто идем вперед с уверенностью в своем лидерстве на этом рынке.

— Большое спасибо!