Руководитель направления ЕСМ корпорации ЭЛАР Александр Кузнецов: «BPM в ЕСМ – популярный и востребованный тренд, которому мы следуем»

— Александр, реализация BPM в рамках СЭД и ЕСМ систем - тема не новая, и о важности такого функционала говорят многие разработчики. Какова ваша точка зрения на тот вопрос?

— Полноценный BPM – это не совсем то, что мы привыкли видеть в традиционных системах электронного документооборота. В понятии BPM – задача имеет начало и конец. Причем не важно, что на своем пути повстречает процесс – новое подразделение, партнера или другую организацию. Все процессы являются кросс-функциональными и сквозными, в этом случае система может строить маршруты, выходящие за рамки границ подразделений и даже организаций.

Руководитель направления ЕСМ корпорации ЭЛАР Александр Кузнецов

В СЭД изначально были так называемые docflow-процессы, связанные только с документами и исполняющие функцию делопроизводства. Для их реализации не требуется полноценный BPM. В свою очередь, ECM-системы работают шире, исполняя функции управления любым корпоративным контентом.

Сегодня, когда понятия СЭД и ECM фактически объединились, в современных СЭД/ЕСМ-системах реализуются так называемые workflow-процессы. Они ориентированы уже на решение широкого спектра задач, связанных с контентом в различных его проявлениях.

— Что представляет собой сейчас «ЭЛАР Контекст», какое место в нем отведено BPM?

— «ЭЛАР Контекст» - это, прежде всего, большая сервис-ориентированная технологическая платформа, которая имеет определенный набор функциональных модулей: документооборота, автоматизации бизнес-процессов, хранения и управления документами, поддержки ЮЗ ЭДО, автоматизированной обработки, классификации и распознавания документов и так далее. Наши клиенты могут выбрать необходимый набор модулей и с нашей помощью очень быстро собрать эффективное решение, исключив трудоемкое развертывание, избыточность и сложность функций.

По сути, мы говорим об универсальном конструкторе решений. Если функционал стандартный, то мы можем предложить типовые конфигурации, созданные для самых востребованных задач – автоматизации бухгалтерии, управления технической документацией, внедрения электронного архива и многого другого.

Сегодня тренд – цифровизация и искусственный интеллект, в состав которых входят BPM и ЭДО. В своей платформе мы стараемся обеспечить наиболее оптимальную, эффективную и экономически обоснованную  реализацию этих функций.

BPM - это существенная часть платформы «ЭЛАР Контекст». Можно сказать так: «ЭЛАР Контекст» - это ЕСМ- и BPM-платформа с широким спектром возможностей.

— Развитие функционала BPM происходило собственными силами ЭЛАР?

— Да, безусловно. Здесь, как и в любой производственной сфере, есть научные изыскания и этап реализации. В структуре корпорации ЭЛАР существует большой центр компетенций ЕСМ, в котором находятся две самостоятельные структуры: разработки и внедрения. Разработчики занимаются проектированием платформы, в том числе BPM. Внедренцы - реализацией проектов. Фактически, внедренцы являются внутренним заказчиком для разработчиков, потому что любой новый функционал, пока он не будет удовлетворять установленным требованиям – и по техническим параметрам, и по работоспособности, и по удобству реализации - в проекты поступить не сможет. В связи с этим все функции «ЭЛАР Контекст» максимально отточены и многократно протестированы, и мы верим, что наш подход в автоматизации бизнес-процессов сегодня находится на очень высоком уровне.

— Помимо BPM, какой еще функционал «ЭЛАР Контекст» получил развитие за 2018 год?

— У нас реализованы достаточно серьезные возможности применения искусственного интеллекта в части обработки и классификации документов, поиска и управления большими объемами данных. Все эти функции мы предлагаем в качестве модулей платформы «Контекст».

— Как реализована обработка и классификация документов?

— Немного истории. Более 20 лет мы разрабатываем и совершенствуем алгоритмы автоматической обработки документов, которые применяем при оказании услуг оцифровки и индексирования бумажных оригиналов. На сегодняшний день ЭЛАР - одна из крупнейших компаний в этой области, исполнитель проектов национального масштаба: «Память Народа», НЭБ и так далее.

Поэтому все лучшие практики нашего взаимодействия с документами мы перенесли в ECM. «ЭЛАР Контекст» «знает» ваши документы и «умеет» работать с ними, таков наш основной лозунг.

Что касается автоматической обработки, подобный модуль в составе «Контекст» налаживает эффективный процесс быстрого ввода поступающей разнородной информации как непосредственно в ECM, так и в смежные учетные системы. Технологии машинного обучения позволяют отказаться от использования традиционного шаблонного распознавания, что существенно выгоднее и дешевле. Встроенные алгоритмы и математические модели быстро и с высоким качеством обрабатывают потоки документов любых типов, классифицируют их, собирают комплекты, извлекают необходимые сведения (атрибуты), подтверждают наличие определенных признаков и многое другое.

— BPM участвует в процессе обработки поступающей документации?

— Существует несколько этапов. Документы приходят в организацию – запускается интеллектуальная обработка. Отсканированные и электронные документы, поступившие от операторов ЭДО, загружаются в ECM, классифицируются и индексируются.

Как только ответственным сотрудникам приходит уведомление, что пакет документов поступил, запускается процесс маршрутизации. За это уже отвечает BPM. К тому же помимо согласования документов могут решаться и другие задачи, где необходим тщательный контроль сроков и настройка более сложных маршрутов.

Старт процесса

Внесение комментариев и согласование

Ход исполнения параллельных процессов

Контроль задач

— Какие преимущества сочетания BPM и СЭД/ECM самые очевидные?

— Еще 5-7 лет назад для каждой задачи мы использовали разные решения: СЭД, BPM, электронный архив. Теперь все можно сделать в одной ECM-системе. Мы получаем корпоративную платформу, которая обеспечивает автоматизацию в принципе всех производственных и функциональных процессов компании.

— Как заказчики относятся к такой универсальности?

— Мы отталкиваемся от задач наших клиентов. Благодаря сервис-ориентированности платформы мы можем поставлять любые конфигурации и сочетания модулей. Для кого-то мы внедряем СЭД. Для кого-то решения корпоративного уровня, где система становится стандартом информационного обмена. Бывает, что компании необходимо решение в концепции ERP, как правило, для поддержки учетных функций в SAP или 1С. В таком варианте в систему будут загружаться документы, подтверждающие всевозможные проводки, здесь ECM работает в фоновом режиме, потому что вся основная деятельность ведется в ERP.

— В таком случае, очевидно, в «ЭЛАР Контент» реализовано много механизмов интеграции.

— Да, у нас есть сертификат SAP и модули интеграции с 1С, много готовых коннекторов для интеграции с различными СЭД, САПР и другими прикладными системами. Существует возможность разработки проектных интеграционных решений. Более того, у нас есть успешный опыт интеграции с самописными системами.

— Какие «свежие» проекты с использованием BPM-функционала можно отметить?

— Например, проект в «Объединенной Металлургической Компании», одном из крупнейших промышленных холдингов. На основе «ЭЛАР Контекст» автоматизированы процессы управления технической документацией. Фактически мы создали единое окно доступа ко всей технической информации предприятия. В системе реализован электронный архив проектно-сметной документации. К платформе подключены несколько ИТ-систем подразделений (PDM, СЭД, ERP). Благодаря чему в ECM объединена разрозненная справочная и документальная информация, автоматизирован процесс сдачи в архив комплектов документации.

В БТИ Приморского края на базе «Контекст» создана региональная система для автоматизации оказания госуслуг по предоставлению учетно-технической документации. Произведена интеграция со всеми смежными системами: МЭДО, порталом госуслуг, госпочтой, СЭД. Все запросы - от граждан через МФЦ или портал госуслуг, от госорганов и силовых структур - поступают в единую ECM-систему. С помощью модуля BPM автоматизированы этапы согласования поступивших заявок и процессы исполнения государственных услуг.

Помимо госсектора и промышленности с помощью «Контекст» автоматизированы процессы ОЦО в компании «Градиент». Реализована поддержка юридически значимого документооборота в ГК «Протек». Сейчас в стадии реализации еще несколько крупных проектов.

— Какие еще возможности предполагается воплотить в системе в будущем, в том числе в части BPM?

— Скорее, развивать то, что уже есть. Например, сегодня мы можем организовать единый поиск, как в Яндексе, не только внутри ECM, но и по другим корпоративным ресурсам. Для этого в «ЭЛАР Контекст» реализована интеллектуальная система поиска на базе ElasticSearch.

В части BPM процесс модернизации идет постоянно. Благодаря высокой гибкости встроенного движка, эти процессы более похожи на адаптацию под определенные нужды наших заказчиков.

Про ключевые функции с использованием ИИ я уже рассказывал. Существуют интересные направления, которые мы пристально изучаем – RPA, блокчейн, чат-боты, много других трендов, о которых уже много всего сказано. Всех секретов раскрывать не буду, но возможно, что-то из этого в скором времени появится на нашей платформе.

— Большое спасибо за беседу!