Руководитель направления СЭД/ЕСМ управления бизнес-решений ГК Softline Полина Дуйкова: «В 2022 году электронный документооборот эволюционировал в мощный бизнес-инструмент»

– Полина, каким стал 2022 год для отечественного рынка СЭД/ЕСМ? Какие основные изменения произошли на нем?

– В 2022 году мы наблюдали бум на импортозамещающие решения - на рынке появилось много российских вендоров, которые предлагали решения по ЭДО. Повысилась заинтересованность компаний-заказчиков в цифровизации и автоматизации всех процессов. А государство активно включилось в помощь компаниям с тем, чтобы максимально и легитимно оцифровывать процессы.

Можно выделить еще три безусловных тренда в сфере электронного документооборота, которые перешли из 2022 в 2023 год:

• введение КЭДО (кадровый электронный документооборот);
• цифровизация HR-процессов;
• интеграция экосистемы решений или платформ для работы в режиме «одного окна».

В ушедшем году электронный документооборот перестал быть просто трендом, процесс эволюционировал в мощный бизнес-инструмент, который оптимизирует работу компании, помогает сотрудникам снять рутинную нагрузку и работать продуктивнее.

Руководитель направления СЭД/ЕСМ управления бизнес-решений ГК Softline Полина Дуйкова

– Как отразились события года на бизнесе, структуре, кадровом потенциале отечественных разработчиков и поставщиков СЭД/ЕСМ?

– В 2022 году использование отечественных решений из мейнстрима превратилось в необходимость. Заказчики все чаще переходили на отечественные аналоги ИТ-систем, опыт внедрения показал, что российские решения конкурентоспособны и являются альтернативой иностранным технологиям. На рост кадрового потенциала повлияла поддержка государством развития цифровой трансформации и отечественных разработчиков. Сейчас рынку необходимы три драйвера:

• коробочные возможности системы. Определенный стандарт, который быстро, бюджетно и качественно закрывает все потребности бизнеса в плане цифровизации документооборота;
• решения российских разработчиков, стоимость которых не превышает стоимости услуг ушедших западных вендоров;
• широкий рынок специалистов, которые будут разрабатывать, внедрять, сопровождать и поддерживать решение.

Также события прошлого года повлекли за собой дополнительную нагрузку на общие центры обслуживания (далее ОЦО), которые работают в бухгалтерских, кадровых, логистических, закупочных ИТ-системах. Внедрение новых проектов требовало финансовых вложений, а после миграции на доступные на российском рынке системы нужно было время на адаптацию и обучение персонала работе в этих программах. Мы все еще наблюдаем переходный период, когда параллельно работают два решения - старое и новое, что также увеличивает нагрузку на системы и людей.

В новый 2023 год мы вошли с новыми возможностями, собственной, импортозамещающей базой решений и продуктов для российского рынка. Я горжусь тем, что вместе с коллегами участвую в прогрессе цифровизации российских систем, я наблюдаю прогресс, который мы осуществляем шаг за шагом каждый день и понимаю, что самая важная цель внедрения электронного документооборота – сделать жизнь людей легче и лучше.

– Как менялись сами СЭД/ЕСМ, с чем эти изменения были связаны?

– Отмечу два ключевых триггера прошлого года, которые оказали наибольшее влияние на сферу СЭД/ЕСМ: импортозамещение и искусственный интеллект.

Отечественные решения получили приоритет при первоначальном выборе. В соответствии с рекомендациями, утвержденными правительством РФ с 1 января 2025 года, госорганам и госкомпаниям запрещено использовать иностранное ПО на значимых объектах КИИ (по указу президента от 30 марта 2022 года). От этого выигрывают и производители российских ИТ-систем, и сами клиенты.

Если раньше компаниям было проще пойти по проторенной дороге и предпочесть иностранное ПО, то сейчас отечественные решения для бизнеса ничем не уступают иностранным. Компании, покупая российское ПО, инвестируют в его развитие. Это в свою очередь позволяет достойно конкурировать с западными решениями.

Сфера документооборота стремительно меняется. Если еще недавно создание электронных архивов казалось революционным прорывом, то сегодня системы ECM внедрены в большинстве крупных компаний и все чаще появляются в компаниях сектора СМБ и технологических стартапах. Теперь у бизнеса есть возможность перейти на новый этап и создать полную цифровую экосистему, в которой все процессы обмена информацией связаны между собой и управляются искусственным интеллектом. Нейросеть, как мы видим, успешно обучается и помогает сотрудникам компаний снимать рутинные задачи, избегать ошибок, человеческого фактора и увеличивать объем выполняемой работы. ИИ позволяет сотрудникам не перегружаться бумажной работой и, фактически, цифровизация систем создает для каждого работника цифрового двойника, оплата услуг которого производиться лишь единожды – при внедрении системы.

– Перечислите, пожалуйста, основные вехи 2022-го для вашей компании. Какие достижения были наиболее важными?

– В 2022 году российский рынок проявлял повышенный интерес к цифровизации документооборота в организациях, мы реализовали множество проектов. Самыми интересными стали внедрение единой системы электронного документооборота (СЭД) для «Биннофарм Групп» и автоматизация документооборота для компании «ЭкоНива».

Проект с «Биннофарм Групп» стал одним из самых крупных ИТ-проектов, направленных на создание единой ИТ-инфраструктуры объединенной компании. За 5 месяцев работы было создано единое хранилище первичной финансовой документации для одной из производственных площадок компании, проведена интеграция с системами 1С:УПП и Диадок, настроено штрихкодирование входящих и исходящих документов. Кейс компании вошел в шорт-лист премии, получил высокую оценку экспертов и в результате был отмечен как лучший проект по цифровой бухгалтерии и финансовому архиву.

Что касается «ЭкоНива», в настоящий момент более 2600 сотрудников подключено к решению благодаря проведенной интеграции с Active Directory. В системе хранится более 28 тыс. договоров и дополнительных соглашений, из которых почти 15 тыс. были импортированы как исторические данные. Опыт команды Softline позволил нам успешно и в оптимальные сроки достигнуть поставленных задач. Теперь легко создавать, согласовывать документы и отслеживать их статус. Совместно с командой Softline мы также реализовали в Directum RX тендерные процедуры в закупках. Система оправдала наши ожидания, и мы надеемся на продолжение продуктивного сотрудничества.

Softline имеет большой опыт в реализации аналогичных проектов, поэтому мы смогли подойти к поставленным задачам с максимальной тщательностью. Мы выполняем подобные работы для клиентов любого масштаба из различных сфер деятельности.

– Каких итогов года ожидает ваша компания? Если итоги уже подведены, поделитесь, пожалуйста.

– Мы проделали большую и сложную работу, в очередной раз доказали, что кризис - время находить новые возможности и добиваться успехов, а не опускать руки. В 2022 году мы:

• усилили и значительно масштабировали команду производства ГК Softline;
• реализовали более 20 проектов в разных сферах;
• продолжали точно и гибко следовать за меняющимися потребностями рынка и заказчиков.

Мы продолжаем развивать самые востребованные направления в сфере СЭД:

• кадровый документооборот;
• облачные услуги и сервисы;
• импортозамещение;
• искусственный интеллект;
• оптимизацию бизнес-процессов;
• консалтинговые проекты;
• построение электронных архивов.

Лучший план на 2023 год – наращивать экспертизу в тех направлениях, которые помогут нашим заказчикам быстро и эффективно адаптироваться к новым условиям.

– Ваши прогнозы на 2023 год. Что может оказаться самым сложным, как это планируется преодолеть? А в чем можно надеяться на стабилизацию ситуации и рост показателей?

– Государство активно поддерживает переход на безбумажные бизнес-процессы. А новые законодательные инициативы создали предпосылки для перевода в электронный вид документов, которые раньше всегда оставались исключительно бумажными. Потому в 2023 году рынок продолжит расти, а спрос на системы электронного документооборота останется высоким.

Кроме того, есть три важных драйвера:

• 2024 год заявлен как рубеж перехода на ЭДО в Концепции электронного документооборота в хозяйственной деятельности, разработанной ФНС России в конце 2020 года;

• Минтранс подтвердил обязательность внедрения электронных перевозочных документов (ЭПД). Регулирование предполагается по отраслям, как способ постепенного перехода к обязательному использованию ГИС ЭПД.

• Минцфиры подтвердило продление переходного периода по внедрению машиночитаемой доверенности и перенос срока обязательного применения с января 2023 года до 1 сентября 2023 года. Электронные документы можно будет подписать электронной подписью физического лица, которая может быть использована в бизнесе и в личных целях.

Основной сложностью остается некоторое отсутствие понимания юридической силы электронного документа. А без обеспечения юридической силы на уровне информационной системы нельзя отказываться от бумажных документов. Но контролирующие органы поддерживают тренд на цифровизацию, уточняют требования, нормы. В этом году кадровый документооборот ждёт стандартизация и формализация. А мы ожидаем принятия закона «Об электронном дубликате». Он описывает, как создать юридически значимый электронный дубликат документа, и содержит общие требования к таким процедурам. Кадровое делопроизводство всё быстрее переходит в электронный вид. У нас стартовало несколько новых крупный проектов. Также заказчики, которые работают Softline много лет, продолжают масштабировать СЭД.

– Большое спасибо за беседу!