Формирование кадрового резерва в Microsoft Dynamics AX 2012

Более подробно об этом нашему изданию рассказывает Светлана Глазкова, руководитель HR-проектов «Консист Бизнес Групп:

Среди наших заказчиков по этому направлению можно упомянуть такие компании, как «ВСК», BBDO, Kelly Services, - они уделяют пристальное внимание вопросам управления человеческим капиталом.

В качестве примера успешного внедрения можно привести компанию Kelly Services, для которой управление персоналом является профильным видом деятельности. Решение на платформе Microsoft Dynamics AX позволило компании существенно сократить трудозатраты на расчёт зарплаты, которая рассчитывается для нескольких тысяч человек. Ещё более важным является то, что модуль управления персоналом позволяет учитывать всё кадровое движение сотрудников на аутсорсинге, на основании чего в последующем выставляются счета клиентам Kelly Services. Очевидно, что этот процесс был бы невозможен или крайне затруднён при ручной обработке данных или использовании отдельных информационных систем.

В данной статье мы рассмотрим одну из частей общего блока управления персоналом, а именно процедуры формирования кадрового резерва.

Почему возникает необходимость формирования кадрового резерва? Одна из причин, лежащих на поверхности – это экономия времени на закрытие вакансий, так как если у компании есть заранее подготовленный перечень кандидатов с необходимой информацией, то проводить отбор становится существенно проще. При этом надо учитывать, что зачастую дело не столько в простом сокращении времени, а в том, что вакансия может влиять на реализацию крупных проектов, и таким образом вопрос быстрого поиска нужного человека становится критически важным.

С другой стороны, формирование кадрового резерва позволяет сотрудникам компании понять, на какие должности они могут претендовать и какие навыки и умения необходимы для той или иной должности. Таким образом повышается мотивация и лояльность персонала, нахождение в кадровом резерве укрепляет понимание работниками своей ценности в глазах работодателя.

Отметим, что понятие «кадровый резерв» может включать в себя не только тех, кто уже работает в компании, но и тех кандидатов, которые когда-либо проходили собеседование.

Процесс подготовки и эффективного использования кадрового резерва предполагает значительные трудовые и финансовые затраты и весьма затруднителен без использования информационных систем.

Какие же задачи возникают у компаний, формирующих кадровый резерв? В первую очередь надо собрать единую информацию по компании, причём эта информация должна быть не только формального характера, в такой базе данных надо учитывать плохо формализуемые показатели по каждому сотруднику, например, такие как лояльность сотрудника, его удовлетворённость, оценку его способностей. На основании этой базы данных уже можно получать различные аналитические отчёты.

Следующая задача – это собственно формирование резерва, то есть мы должны определить должности, для которых необходим резерв, требования к ним и подобрать наиболее подходящих сотрудников.

Ну и наконец, есть текущая повседневная работа с резервом, поскольку это не застывший раз и навсегда камень, а постоянно меняющийся, живой процесс.

• HR-аудит на стадии инициации.

Позволяет оперативно провести исследования и опросы работников, оценить степень лояльности персонала, итоги обучения и пройденных сотрудниками тренингов.

Комплекс аналитической отчетности по персоналу и кадровым данным в системе дает возможность формировать и производить оценку ключевых показателей HR-процессов, таких как

• Текучесть персонала
• Анализ реальных причин ухода работников из компании на базе exit-interview
• Стоимость и сроки закрытия вакансии
• Статистику закрытия вакансий из числа внутренних кандидатов
• Темп роста ФОТ
• Потребность в замещении вакансий, высвобожденных на период длительных отсутствий работников

• Формирование резерва

Функциональность предназначена для упрощения процедуры формирования состава резерва: перечня должностей, подлежащих резервированию, а также для определения нормативного количества «резервистов» для каждой должности.

Для определения критериев отбора резервистов используются возможности профилирования должностей, входящих в состав резерва.

Чтобы обеспечить и упростить трудоемкий процесс отбора работников компании в состав кадрового резерва, используется инструмент сравнительного анализа компетенций и навыков работников (или кандидатов) и должностей, входящих в состав резервов, а также набор аналитической отчетности для анализа несоответствий навыков потенциального резервиста целевым навыкам «резервной» позиции.

• Сопровождение кадрового резерва

Для эффективного использования специалистов, входящих в состав кадрового резерва, недостаточно только отобрать подходящих работников. Важно своевременно сопровождать резерв на протяжении всего периода резервирования, а именно:

• Разработать индивидуальный план развития и перечень профессиональных и деловых качеств, необходимых навыков и компетенций, личностных качеств и особенностей резервиста.

Индивидуальный план строится на базе компетентностного подхода. Оценка и анализ навыков, знаний, умений, личных особенностей является основой для составления индивидуального плана развития.

При помощи механизма модуля «Управление персоналом» в Microsoft Dynamics AX 2012 «Анализ профиля квалификационных навыков работника» производится анализ результатов и определяются слабые зоны, набор необходимых резервисту компетенций.

Далее могут быть установлены направления и этапы для их развития: количество и состав плановых компетенций или планирование повышений уровней компетенций, планирование развивающих мероприятий, таких как тренинги, обучение, выполнений задач, участие в мероприятиях, конференциях, проектах или переговорах.

Подготовка индивидуального плана развития на основе компетенций для каждого работника в составе внутреннего резерва – реальный способ избежать формализма в работе с резервом.

Построить план развития и визуализировать план поэтапно для резервиста позволяет инструмент Microsoft Dynamics AX 2012 «Пути развития персонала». Инструмент позволяет выстроить не только основной путь развития, но и альтернативные варианты, в том числе в формате «резервирования».

• Подготовить кандидата из резерва к занятию резервируемой должности.

Нарастить практический опыт для кандидата по «резервируемой» должности можно при возложении функциональных обязанностей в формате замещения «резервируемого» сотрудника на период отсутствия. В Microsoft Dynamics AX 2012 существуют удобные в использовании механизмы анализа периодов отсутствия, регистрации назначений замещений работников. В дальнейшем для оценки длительности опыта работы в резервируемой должности может быть сформирована соответствующая аналитика по периодам замещения.

• Регулярные мониторинги резервистов и ответственных за исполнение плана подготовки: мониторинг выполнения плана, результаты и оценка текущей эффективности резервистов.

Формирование системы воспроизводства трудовых ресурсов внутри компании является эффективным и действенным способом достижения стратегических целей компании и вместе с тем - развития компании. В условиях существующего сегодня дефицита эффективных специалистов, а также сложившейся демографической ситуации, вопрос формирования и использования кадровых резервов достаточно актуален.