ЭЛАР пополнил электронный архив Ямало-Ненецкого автономного округа более чем на 88 тысяч листов

ГИС ЭА объединяет электронные копии документов муниципальных архивов Ямало-Ненецкого автономного округа, обеспечивая их централизованное хранение, поиск и использование. ЭЛАР участвует в наполнении системы уже несколько лет, в предыдущие годы компания реализовала проекты по оцифровке фондов муниципальных архивов Ноябрьска, Пуровского и Тазовского районов, а также города Лабытнанги. Только для архива Ноябрьска ранее было оцифровано и загружено в систему около 880 дел общим объёмом более 136 тысяч листов.

Новый комплекс работ был выполнен для муниципального архива Администрации Тазовского района. В рамках трёх последовательных этапов специалисты ЭЛАР оцифровали и внесли в ГИС ЭА в общей сложности 88 362 листа архивных документов постоянного срока хранения. Массив включал около 460 дел из двух архивных фондов. Основную его часть составили документы форматов до А3, при этом в делах встречались отдельные нестандартные листы от А6 до А0. Специалисты работали с печатными и рукописными материалами, документами с угасающим текстом и на кальке, а также с поврежденными оригиналами. Оцифровка выполнялась на профессиональных планетарных сканерах ЭЛАР. Бесконтактный способ сканирования позволил бережно работать со сшитыми, ветхими и повреждёнными документами, не подвергая оригиналы механическому воздействию и обеспечивая точную передачу всех информационно значимых деталей.

Каждый этап включал полный цикл создания электронного архивного ресурса: полистную проверку и подготовку дел, при необходимости — ремонт, элементы реставрации и расшивку, сканирование и обработку изображений, контроль качества, индексирование и формирование электронных копий. Файлы были созданы в форматах JPEG и PDF/A с распознанным текстовым слоем, структурированы в соответствии с архивными шифрами и загружены в ГИС ЭА на уровне дел и отдельных документов. После оцифровки расшитые дела вновь подшивались и возвращались в архив с сохранением их состава и физического состояния. В результате архив получил структурированный электронный фонд, а также резервные и рабочие копии документов для долговременного хранения и использования. Перевод материалов в цифровой вид снизил нагрузку на оригиналы, сократил риск утраты информации и ускорил поиск необходимых архивных данных.

Корпорация ЭЛАР реализует проекты цифровизации для федеральных, региональных и муниципальных архивов по всей стране, объединяя собственные технологии, профессиональное оборудование и экспертизу полного цикла — от бережной работы с оригиналами до создания готовых к использованию электронных информационных ресурсов.