Бурный рост электронного документооборота. Отметила компания ЭОС конференцией «Осенний документооборот-2010»

В ходе приветственной речи генеральный директор компании «Электронные Офисные Системы» Владимир Баласанян назвал наиболее значимые события 2010 года в области СЭД – развитие законодательной базы по работе с электронными документами, инициативы правительства РФ по работе с проектом межведомственного электронного взаимодействия и переходу к реальному безбумажному документообороту. Отметил г-н Баласанян и государственную поддержку разработчиков программного обеспечения, появление портальных и мобильных решений и сервисов для работы руководителей в СЭД.

 

Также Владимир Баласанян рассказал о межведомственном электронном документообороте и роли компании ЭОС в его развитии в России. До 2008 года ЭОС входила в инициативную рабочую группу гильдии разработчиков и принимала участие в подготовке проектов по межведомственному документообороту. В 2008 году началась разработка правительственного проекта МЭДО. Предпосылками к нему явилась необходимость работать с СЭД различных вендоров, установленных в департаментах ФОИВ (федеральных органов исполнительной власти). Компания ЭОС предложила объединить существующие системы через защищенную электронную почту, аппаратные шлюзы и программные адаптеры на основе единого стандарта обмена – обмена не только входящими и исходящими документами, но и «докладами» об изменении их статуса. Уже в 2009 году стартовал запуск пилотного участка проекта МЭДО (названного разработчиками МЭДО-1), включающего в себя аппарат правительства и три ведомства. В настоящем году пилотный участок был существенно расширен, скоро планируется выход в регионы. Текущее рабочее название проекта – МЭДО-2 – обозначает, что он предполагает уже полный контроль за прохождением документов внутри ведомств, в том числе и реализует «доклады» об их статусах. Помимо МЭДО, по словам Владимира Баласаняна, в 2010 году компания ЭОС осуществила ряд инициатив в области межведомственного документооборота: разработку и внесение в Ростехрегулирование нового ГОСТа по взаимодействию систем управления документами, разработку нового программного продукта EDSIGN, поддерживающего принятую технологию выпуска документов применительно к электронным подлинникам, разработку типового электронного офиса руководителя. Важным событием в 2010 году стала подготовка нового продукта – сервера межведомственного документационного взаимодействия (СЭВ), во многом перекликающегося с МЭДО.

 

Административные структуры на «Осеннем документообороте-2010» представил руководитель Федерального архивного агентства России Андрей Артизов. Г-н Артизов выступил с приветственным словом, в котором осветил миссию и задачи Росархива в ходе продвижения электронного документооборота.

Подробнее о проектах МЭДО и СЭВ рассказал заместитель генерального директора компании ЭОС Юрий Назаров. Суть проектов МЭДО и СЭВ в общих чертах схожа. Однако МЭДО – это государственная инициатива, в которой ЭОС принимает участие, а СЭВ – полностью разработка компании. СЭВ направлена на автоматизацию процессов между вышестоящей и подчиненными организациями. Она не просто обеспечивает передачу входящих/исходящих документов, но и контролирует процесс выполнения предписаний. Руководящий орган, посылающий документы нижним ведомствам, получает ряд уведомлений на каждом этапе изменения статуса документа: уведомление о регистрации или об отказе в регистрации, уведомление о принятии к исполнению, уведомление о подготовке доклада, уведомление о направлении доклада, уведомление об изменении хода исполнения. Таким образом, вышестоящая организация всегда в курсе, как происходит работа в ее ведомствах, и может при необходимости корректировать этот процесс. В конце текущего года будет реализована первая поставка СЭВ, а в широкую продажу она пойдет в начале 2011 года. Пока что МЭДО и СЭВ – это разные сервисы, но в будущем планируется их объединение в одну систему.

«Система СЭВ – это коммерческий аналог государственной системы МЭДО, несколько продвинутый по сравнению с ней. Назначение проекта – обеспечить прозрачность управления в достаточно сложных иерархических структурах. Смысл заключается в том, что любое задание, направленное в подчиненные структуры, может быть проконтролировано на этапе его выполнения. Сейчас этот вопрос, несмотря на то, что везде стоят системы электронного документооборота, решается варварскими способами – либо с помощью удаленного доступа в систему, либо по телефону. СЭВ позволяет от этой практики избавиться», – уточнил Юрий Назаров.

 

Заместитель начальника отдела маркетинга компании ЭОС Алексей Осотов презентовал мобильные решения для руководителей. На сегодняшний день компания представляет два подобных решения: «Мобильный кабинет» и «Автоматизированное рабочее место» руководителя (АРМ). «Мобильный кабинет» предоставляет возможность специалисту работать с документами при помощи мобильных устройств через электронную почту, поддерживая при этом любые платформы и устройства. «Автоматизированное рабочее место» реализует все сценарии работы с документом при помощи планшетных устройств. Особенностями сервиса является работа на одном и том же устройстве (чаще всего ноутбуке) как в офисе, так и вне его, возможность всех видов ввода информации и независимость от выхода в Интернет. На устройстве должна быть операционная система Windows 7 и установлен Microsoft Office 2010.

 

«Мобильный кабинет – это возможность работать с системой «ДЕЛО» через мобильные устройства, на которых специального программного обеспечения нет. Человек, работающий в офисе с СЭД, может вне офиса выполнять основные операции на любом мобильном устройстве. Это решение, можно сказать, для полевых условий – оно дешевое, демократичное, аскетичное. Другое дело – АРМ руководителя. Дело в том, что одна из последних российских тенденций – это массовое стремление руководителей разного ранга работать с электронными документами. Для них мы создали АРМ, преимущество которого в мобилизации рабочего места и в том, что оно максимально ориентировано на работу с документом», – рассказал Юрий Назаров.

 

Ведущий эксперт по управлению документацией компании ЭОС, член «Гильдии управляющих документацией» и ARMA International Наталья Храмцовская выступила с докладом «Состояние и перспективы электронного правительства в России. Что нам подсказывает международный опыт?» По мнению Натальи Храмцовской, основными задачами электронного правительства являются даже не оказание государственных услуг населению в электронном виде, прозрачность госуправления и развитие демократии, а защита и укрепление существующего политико-экономического строя и повышение конкурентоспособности национальной экономики. При этом сильная центральная власть России, приоритет интересов общества перед интересами отдельной личности и возможность использования механизмов принуждения (в рамках закона) являются особенностями нашей страны, которые только помогают при внедрении электронного правительства (ЭП). «Опыт показывает, что чрезмерное увлечение демократическими подходами сводит на нет эффективность электронного правительства. Если мы не будем ликвидировать устаревшие каналы оказания услуг, то государство просто будет нести дополнительную нагрузку», – считает г-жа Храмцовская.

 

Также Наталья Храмцовская представила обзор законодательных инициатив в области ЭП. В последнее время правовая база в этой сфере значительно расширилась. Например, 27 июля 2010 года было подписано 4 федеральных закона, влияющих на правомерность существования электронных документов. Кстати, темпы дальнейшего развития электронного документооборота в России на сегодняшний день не ясны из-за возможной смены председателя Правительственной комиссии по внедрению информационных технологий в деятельность государственных органов и органов местного самоуправления Сергея Собянина. В связи с назначением г-на Собянина на пост мэра Москвы, его деятельность в комиссии сейчас под вопросом. Но в целом существенные сдвиги в области правовой базы по ЭП позволяют надеяться на дальнейшее активное развитие этой сферы.

В мировой практике, по словам г-жи Храмцовской, для использования электронных документов не создается отдельное законодательство. Все документы имеют силу в любой форме – электронной и бумажной, если законом прямо не установлено иное. Противопоставление в России письменной и электронной форм идет в разрез с положительным мировым опытом.

По мнению Натальи Храмцовской, реализованные проекты в области электронного документооборота на региональном уровне часто опережают инициативы на федеральном уровне. «Региональные министерства и ведомства достаточно часто более продвинуты в области электронного документооборота, чем федеральные. Многие регионы уже наладили межведомственный электронный документооборот, в то время когда тут еще только планируют это сделать. Хотя, безусловно, сейчас происходят значительные сдвиги в этой сфере, благодаря в том числе инициативам на высшем уровне», – отметила г-жа Храмцовская.

Подобное объяснение активности в области документооборота дает и Владимир Баласанян. «Многие страны на сегодняшний день продвинулись в плане документооборота гораздо дальше, чем Россия. Однако у нас сейчас к руководству пришли люди, которые понимают, что во многих вопросах мы отстаем, что можно пользоваться новыми эффективными устройствами, что можно работать с электронными документами и так далее. Более того, они даже заметили, что это удобнее. И вот, на мой взгляд, именно это явилось главной движущей силой развития ЭП – к власти пришли те, кто все это осознает», – поделился мнением с spbIT генеральный директор ЭОС.

Эксперт программы электронного правительства Европейского союза Алекс Брудно рассказал о портале знаний электронного правительства проекта G2C Европейского союза. Проект G2C был запущен в июле 2009 года с целью содействовать электронному правительству РФ. Он представляет собой в числе прочего и web-площадку http://www.rusg2c.ru для взаимодействия между правительством и гражданами. Портал направлен на содействие внедрению региональных и межрегиональных электронных услуг, распространению успешного опыта РФ и ЕС, повышению уровня знаний в области электронного правительства. Его структура основана на подходе Web 2.0 – контент пополняется во многом за счет пользователей. Дистанционно на G2C можно пройти бесплатный курс «Введение в ЭП», рассчитанный на один час. Пользователям, успешно прошедшим курс и тест, присваивается официальный номерной сертификат Европейского союза. В настоящий момент портал хранит более 500 документов, значительная часть контента – это реальные примеры внедрения ЭП в различных регионах страны. Также г-н Брудно рассказал о реализованных пилотных проектах G2C в Калининградской области и Республике Карелия.

 

Специалисты компании ЭОС представили присутствующим обзор решений на платформе SharePoint и ознакомили с ECM-системой eDocLib. Напомним, что коробочный продукт EOS for SharePoint, появившийся на рынке в начале 2009 года, является системой, предполагающей автоматизацию бизнес-процессов путем создания корпоративного портала. ECM-система eDocLib позволяет управлять бизнес-процессами, работая с большой массой информации. «В этом году EOS for SharePoint мы перевели на 10-й SharePoint, там появилось много дополнительных возможностей. Что касается eDocLib, то интересно, что появились первые партнерские решения, основанные на этом сервисе – в первую очередь мы на это и ориентировались», – прокомментировал Юрий Назаров. Точку зрения г-на Назарова подтверждают партнеры ЭОС. «Благодаря тому что есть eDocLib, мы можем создавать свои прикладные решения, используя его как платформу», – отметил генеральный директор компании «Корпоративные системы – Консалтинг» Андрей Балабанов.

Одним из главных преимуществ ECM-системы eDocLib является возможность гибкого конфигурирования под индивидуальные потребности организации. На конференции «Осенний документооборот-2010» это доказали клиенты ЭОС, поделившиеся практикой внедрения eDocLib – Государственный исторический музей (ГИМ) и Московский авиационный институт (МАИ). По словам заместителя начальника отдела информационных сетей МАИ Игоря Артамонова, ECM-система eDocLib позволяет автоматизировать процессы в такой нестандартной организации, которой является МАИ. Низкая связность подразделений, размытая подчиненность, три практически независимые друг от друга вертикали власти, минимальный формальный документооборот затрудняют автоматизацию деловых процессов. «Основная проблема в том, что вуз – достаточно децентрализованное учреждение. Один и тот же человек или один и тот же отдел может одновременно принимать участие в совершенно разных, не связанных друг с другом процессах. Внешне – это хаос, но ECM-система eDocLib как раз позволяет наводить такие горизонтали», – отметил Игорь Артамонов. Изначально МАИ рассматривал Microsoft SharePoint Server, IBM LotusNotes и Documentum, однако выбор был сделан в пользу eDocLib. Простоту создания карточек и форм, простоту системного администрирования, быстрое освоение пользователем, высокую гибкость ограничения доступа выделил г-н Артамонов как основные достоинства сервиса. На данный момент проект внедрения eDocLib завершен.

Сервис EDSIGN для работы с электронно-цифровой подписью представил Алексей Осотов. EDSIGN – это программная настройка для Microsoft Word, позволяющая легко работать с ЭЦП, подписывая, согласовывая, визируя электронные документы необходимое количество раз. По словам г-на Осотова, EDSIGN сохраняет технологию работы с электронными документами в виде привычной технологии работы с бумажными документами, без потери преимуществ электронных.

О реализованных проектах построения электронного документооборота на базе продуктов ЭОС рассказали представители регионов. Начальник отдела сопровождения прикладных программных продуктов Государственного комитета по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия Вячеслав Грачев представил реализацию единой системы электронного документооборота органов государственной власти Хакасии. С 1994 по 2001 год в аппарате правительства республики пользовались собственной системой автоматизации делопроизводства, испытывая при этом определенные проблемы: невозможность прикрепления к регистрационным карточкам электронных копий документов, отсутствие системы защиты информации, невозможность отправки документов по электронной почте и т. д. В 2001 году было принято решение о переходе на новое программное обеспечение автоматизации производства и электронного документооборота. В результате сравнительного анализа продуктов и вендоров была выбрана система «ДЕЛО» от компании ЭОС. На первом этапе была организована работа в системе 23 сотрудников Аппарата Правительства Республики Хакасия. В настоящее время в базе данных системы зарегистрировано свыше 700 рабочих мест, что составляет около 70 % от общего числа гражданских государственных служащих органов исполнительной власти Хакасии. Работы по расширению системы ведутся постоянно. Компания-интегратор «Корпоративные системы – Консалтинг», осуществляющая автоматизацию правительственного аппарата Хакасии, также присутствовала на «Осеннем документообороте-2010». По словам генерального директора фирмы Андрея Балабанова, уже сегодня проект действует при минимальной поддержке интегратора и развивается практически самостоятельно.

 

Опытом построения электронного документооборота в органах исполнительной власти и местного самоуправления Тульской области поделилась начальник отдела информационных систем управления информационных и аналитических технологий аппарата администрации Тульской области Вера Мелихова. Успешные примеры создания ЭП в Туле и Хакасии подтверждают точку зрения экспертов насчет того, что инициативы в области электронного документооборота на региональном уровне опережают федеральные инициативы.

В завершение «Осеннего документооборота-2010» состоялся круглый стол «Порталы и документные системы», в рамках которого участники и эксперты обсудили необходимость разработки порталов и новые требования к системам документооборота, взаимодействие внешних порталов и офисных систем, необходимость интегрированных систем для обеспечения электронных сервисов, открытость и адаптируемость систем документооборота.

«Мы всегда посвящаем конференции тем вопросам, которые нам кажутся наиболее актуальными на текущий момент. Прошлая конференция была посвящена зарубежному опыту. Сейчас мы решили, что лучше всего затронуть вопросы, связанные с автоматизацией регионов, и примыкающие к ним вопросы межведомственного документооборота. Сегодня мы наблюдаем целенаправленную активность государства в области регулирования документооборота. Это ежедневное практическое решение целого комплекса вопросов. И это оказало влияние на рынок. Поэтому цель конференции – рассказать об отечественном опыте, о требованиях, которые заказчики на данный момент предъявляют к системам документооборота, рассказать о тех проектах, которые реализуются, о нашем участии в процессах межведомственного взаимодействия. Мы тщательно продумывали программу выступлений, стараясь сделать ее максимально интересной для гостей мероприятия. На мой взгляд, в этот раз очень интересным было выступление Андрея Артизова, из которого видно, что государство всерьез занялось проблемой регулирования документооборота. Как всегда интересно выступление Натальи Храмцовской, которая, возможно, впервые показала, как меняется наше законодательство. И я считаю очень важным вступление представителей Хакасии и Тулы, потому что опыт регионов всегда очень показателен. Что касается компании ЭОС, то мы сейчас наблюдаем бурный рост нашего рынка. Объем заказов по сравнению с прошлым годом увеличился на 40 %. В течение нескольких лет мы практически все, что зарабатывали, вкладывали в разработку. И вот сейчас, когда рынок вырос, мы предложили ему множество решений, которые, несомненно, будут востребованы и уже востребованы потребителями – государственными и бизнес-структурами. Так что, можно сказать, в этом году компания ЭОС вышла на новый этап», – резюмировал Владимир Баласанян.