Электронный документооборот укрепляется в группе ВТБ. При участии ЭОС

ОАО «ВТБ-Лизинг» – универсальная лизинговая компания, основанная в июне 2002 года. Единственным акционером «ВТБ-Лизинг» является ОАО «Банк ВТБ» – один из крупнейших участников российского рынка банковских услуг, входящий в международную банковскую группу «ВТБ». «ВТБ-Лизинг» имеет наивысший для российских лизинговых компаний рейтинг международных рейтинговых агентств Standard & Poors и Fitch. На сегодняшний день компания располагает 11 региональными подразделениями в Российской Федерации, 3 дочерними компаниями в странах СНГ (Украина, Республика Беларусь и Республика Армения) и является одной из ведущих российских лизинговых компаний, предлагающей широкий спектр лизинговых услуг и осуществляющей свою деятельность как на территории России, так и за рубежом.

Как рассказали в отделе маркетинга ЭОС, при помощи продуктов данного разработчика в структурах «ВТБ-Лизинг» планируется организовать единую централизованную регистрацию входящих и исходящих документов и распорядительной документации, ускорить процесс доставки документов в структурные подразделения, сократить объемы работ по тиражированию документов и нерегистрируемых внутренних документов, а также автоматизировать контроль исполнения документов и информационно-справочной работы по документам. Весь комплекс работ по внедрению и настройке рабочих мест программных продуктов в ОАО «ВТБ-Лизинг», а также обучение пользователей осуществляются специалистами компании ЭОС. Проект стартовал в декабре 2008 года, когда «ВТБ-Лизинг» приобрел 10 лицензий СЭД «Дело» и 22 лицензии подсистемы удаленного доступа «Дело-WEB», а также 2 лицензии опции «Сканирование». Об этом компания ЭОС сообщила вчера, 6 апреля 2009 года.

Это не первый опыт сотрудничества ЭОС и группы «ВТБ». Полномасштабный проект по автоматизации документооборота и делопроизводства в структурах банковской группы «ВТБ» начался в 2007 году. Необходимость перехода к использованию современных методов делопроизводства была продиктована несколькими факторами. В том числе это постоянное увеличение объемов обрабатываемой корреспонденции, возрастающие требования к технологии управления документами, направленные на регулирование и улучшение взаимодействия всех структурных подразделений банка, а также стремление руководства банка использовать в работе современные технологии, в частности, технологии электронного документооборота.

В ходе проекта ставились следующие цели: организация единой централизованной регистрации входящих и исходящих документов, распорядительной документации и доверенностей, ускорение процесса доставки документов в структурные подразделения, сокращение объема работ по тиражированию документов в канцелярии, создание единого хранилища документов с разграничением прав доступа к документам между пользователями, решение вопросов защиты информации и переход к электронному документообороту. Кроме того, в рамках автоматизации унифицированных процессов работы с документами в структурных подразделениях было запланировано решение таких задач, как переход к однократной децентрализованной регистрации служебных записок и сокращение объема нерегистрируемых внутренних документов, автоматизация контроля за исполнением документов и информационно-справочной работы по документам.

В феврале 2007 года стартовал совместный проект компании ЭОС банка «ВТБ 24», входящего в группу «ВТБ». Для реализации поставленных целей была выбрана система электронного документооборота «Дело». На первом этапе банком закуплено 79 рабочих мест системы и 9 рабочих мест опции «Сканирование». Весь спектр работ по внедрению и настройке системы производился специалистами компании ЭОС. В частности, был проведен предварительный анализ бизнес-процессов и документооборота банка, осуществлена настройка и выработка технологических схем движения документов. Специалисты ЭОС провели обучение 6 групп пользователей, менеджеров и администраторов системы, оказали консалтинговые услуги, в которые входило составление регламентов работы сотрудников канцелярии и ассистентов руководителей структурных подразделений в системе «Дело», а также осуществили авторский надзор.

В 2008 году автоматизация документооборота в структурах «ВТБ 24» при помощи программных продуктов компании ЭОС продолжилась в направлении расширения масштабов использования системы электронного документооборота «Дело». В мае 2008 года банк дополнительно приобрел 100 лицензий системы электронного документооборота «Дело» и 10 лицензий опции «Сканирование». Общее количество лицензий программных продуктов ЭОС, внедренных в структурах «ВТБ 24», составило 179 рабочих мест СЭД «Дело» и 19 рабочих мест опции «Сканирование» соответственно. После этого в банке началась подготовительная работа по проекту организации электронного хранилища нормативных документов банка на базе СЭД «Дело».

На данный момент с учетом приобретенных «ВТБ-Лизинг» рабочих мест общее количество лицензий программных продуктов ЭОС, внедренных в структурах банковской группы «ВТБ», составило 189 рабочих мест СЭД «Дело», 22 рабочих места подсистемы «Дело-WEB» и 21 рабочее место опции «Сканирование» соответственно.

Напомним, что для данного заказчика недавно был реализован проект по созданию инженерной инфраструктуры офиса ОАО «Банк ВТБ» в комплексе «Федерация» ММДЦ «Москва-Сити». Работы выполнила московская компания «ЭкоПрог» (см. новость раздела ЭОС от 17 февраля 2009 г.).

Отметим, что продукты компании ЭОС, несмотря на сложную экономическую ситуацию, продолжают пользоваться спросом. Только за последние две недели разработчик объявлял о внедрениях СЭД «Дело» в ЗАО «АКБ «Белросбанк» (см. новость раздела ЭОС от 26 марта 2009 г.), Тюменском филиале ОАО СМК «Югория-Мед» (см. новость дайджеста раздела ЭОС от 27 марта 2009 г.), Алтайском краевом государственном унитарном предприятии «Алтайстройзаказчик» (см. новость раздела ЭОС от 31 марта 2009 г.), Управлении ГИБДД МВД Республики Татарстан (см. новость раздела ЭОС от 2 апреля 2009 г.) и межрегиональном территориальном управлении (МТУ) Ростехнадзора по Сибирскому федеральному округу (СФО), г. Новосибирск (см. новость раздела ЭОС от 3 апреля 2009 г.).

Отметим также, что завтра, 8 апреля, начнется ежегодная, седьмая по счету, конференция «Весенний документооборот», организованная компанией ЭОС для своих партнеров в подмосковном курорт-парке «Союз». Конференция продлится три дня. На нее соберутся представители компаний – партнеров ЭОС из регионов России, Украины, Белоруссии, стран Балтии. Отличительной особенностью «Весеннего документооборота – 2009» станет техническая направленность мероприятия – в прежние годы оно имело скорее маркетинговый акцент. Ожидается, что на встречу соберутся более 100 специалистов более чем 80 компаний – партнеров ЭОС (см. новость раздела ЭОС от 20 марта 2009 г.).