ЭОС и Microsoft принялись вместе. За межведомственный документооборот

В рамках мероприятия состоялась презентация аналитического обзора ведущего эксперта компании ЭОС по управлению документацией, члена «Гильдии Управляющих Документацией» и ARMA International Натальи Храмцовской «Современные идеи и опыт в области государственного управления: Межведомственное электронное взаимодействие». Автором были озвучены данные по особенностям внедрения «электронного правительства» в России и странах СНГ, а также подробно освещен опыт электронного межведомственного взаимодействия в странах Запада.

По словам г-жи Храмцовской, в настоящее время большинство российских министерств и ведомств, а также региональных органов государственной власти достаточно успешно решают вопросы организации внутриведомственного взаимодействия с использованием современных информационных технологий. Однако налаживание межведомственного взаимодействия происходит значительно медленнее, сопровождаемое трудностями в реализации программы «электронного правительства». В то же время Правительством РФ запланировано, что доля межведомственного электронного документооборота (МЭДО) к 2010 году должна составлять 30 %, а к 2012 году – 60 %. Автор отмечает, что Россия далеко не одинока в решениях задач МЭДО и возможно использовать успешный опыт по налаживанию такого рода взаимодействия, имеющийся у наших западных коллег. Для этого, по мнению Натальи Храмцовской, в мире существуют два высокоуровневых подхода. Централизованный подход, когда вся информация проходит через единый центр, где обрабатывается и перенаправляется адресату (архивируется), требует сильной центральной власти и командно-административного ресурса. Кроме того, для этого требуется разработка не только единой технической политики, но и целого комплекта нормативных документов, исполнение которых будет обязательно для всех участников информационного обмена. При децентрализованном подходе органам государственной власти  (в том числе регионального и муниципального уровней) дается возможность действовать по собственному усмотрению, опираясь на собственные ресурсы. Однако проблемы возникают при необходимости объединения столь разрозненных систем в единое целое, когда единственным способом преодоления «разнополосицы» становится выработка единого стандарта взаимодействия. Но на данный момент какие-либо государственные требования к СЭД, используемым в государственных организациях, отсутствуют. Тем не менее, по словам генерального директора компании ЭОС, председателя подкомитета технического комитета по стандартизации «Жизненный цикл электронного документооборота» Владимира Баласаняна, процесс выработки единых требований уже идет, а ЭОС принимает в нем самое непосредственное участие (см., например, интервью раздела ЭОС ).

Дело в том, что компания работает над пилотным проектом МЭДО (межведомственный электронный документооборот). Проект, уже признанный успешным, предусматривал электронный документооборот между Минсельхозом, Минкомсвязи и Минэкономразвития, а все решения отрабатывались на базе продуктов ЭОС. В прошлом производился обмен лишь электронными копиями актов Правительства РФ, в этом году ввели поручения премьера и вице-премьеров, уже затем последуют коллегиальные протоколы. Принимая во внимание разнесенную с территориальной точки зрения структуру министерств, специалистам ЭОС потребовалось объединить их защищенными каналами и поставить соответствующее оборудование, включив его в локальную сеть, а также разработать комплексное ПО. В тот момент речь шла именно о выработке типовых требований, а в перспективе и стандартов, взаимодействия государственных ведомств. В результате уже в прошлом году было принято «Положение о межведомственном электронном документообороте», где для государственных органов власти содержалась инструкция по электронному делопроизводству с учетом действующих решений проекта МЭДО. В то же время были приняты и технические требования к этим системам – таким образом, появились документы, описывающие хоть какие-то процессы межведомственного взаимодействия. По словам Владимира Баласаняна, дальнейшее развитие проекта связано с ростом числа задействованных ведомств, многие из которых в инициативном порядке сами просят об их включении в программу. Последнее в особенности характерно для регионов, однако многие из них опережают федеральный центр по эффективности межведомственного взаимодействия (Республики Татарстан и Карелия, Тюменская и Смоленская области). Наиболее показательным примером в этой области является Татарстан, где программу курирует сам президент республики Рустам Минниханов. Другой пример – Ростовская область, где создали систему, размещенную на одном сервере, обслуживающую все органы власти и муниципальные структуры.

«Регионам значительно легче в силу их малого размера, – продолжает Владимир Баласанян. – Они имеют возможность приобрести решения СЭД одного производителя. В этом случае все вопросы стандартизации и межведомственного взаимодействия решаются автоматически. Но, например, Московская область, где используются как наши системы, так и продукты других производителей, вынуждена была пойти по другому пути. В итоге ЭОС разработал решение, которое позволяет взаимодействовать различным системам через единый портал. На портале межведомственного документооборота государственные структуры и организации Московской области выставляют документы из разных систем и могут их оттуда забирать. Сейчас мы выпускаем новый продукт под рабочим названием МЭД – «Сервер межведомственного документооборота», который можно будет интегрировать с любой СЭД и обеспечить полноценное взаимодействие».

Именно это сможет решить еще одну проблему в МЭДО, вызванную «цифровым неравенством» в России. Ведь по словам Натальи Храмцовской, в настоящее время в России имеются как ведомства, использующие самые современные технологии, так и государственные структуры, до сих пор работающие в рамках традиционного бумажного документооборота.

Вообще, вопросам стандартизации в ЭОС уделяют повышенное внимание. Например, на базе этой компании был создан технический подкомитет по стандартизации электронного документооборота (ПК6). Отрадно, что в этом году завершается работа по первому отечественному ГОСТу в области электронного документооборота.

Вот что рассказал об этом важном событии Владимир Баласанян: «ГОСТ уже готов, мы получили все отзывы, провели их обобщение и подготовили исправленный вариант. И если внутри комитета не будет дальнейших предложений по его доработке, мы надеемся, что он будет выпущен уже в мае-июне 2010 года. Появится первый отечественный ГОСТ «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронным сообщениям». Хотя ГОСТы и являются рекомендуемыми, это совсем не означает, что организация, объявившая конкурс на поставку средств межведомственного электронного взаимодействия, не может прописать требование соответствия. Современный ГОСТ базируется на разработке стандартов группы из шести компаний под эгидой «Гильдии Управляющих Документацией», начавшейся еще в 2004 году. Появление такого стандарта, даже в том случае, если он вызовет различные предложения по доработке, действительно, значимое событие. Наконец-то, хоть что-то появилось, от чего можно вести отсчет и работать дальше».

Кроме вопросов стандартизации, Наталья Храмцовская обращает внимание и на придание юридической силы государственным электронным документам. Здесь Россия может пойти либо по пути внедрения федеральной электронно-цифровой подписи (ЭЦП), либо обойтись без нее. В последнем случае различным государственным структурам нужно будет использовать защищенные каналы связи с надежными системами обеспечения безопасности и контроля, а также договориться между собой, что по некоторым вопросам они могут и должны вести переписку по открытым каналам (в том числе по электронной почте).

Между тем ЭОС разработал очень интересное решение, способное преодолеть трудности с введением ЭЦП. Дело в том, что при работе с электронным документом ЭЦП руководителя «закрывает» письмо по состоянию лишь на момент подписания (без исходящего номера и даты). А после проставления номера и даты текст письма меняется и подпись руководителя становится недействительной. В итоге ЭОС предложил оригинальную технологию, при которой ЭЦП руководителя относится только к той части документа, которая ему представляется для подписания (в описанном выше случае это все письмо за исключением полей номера и даты). А подпись и дата «заверяется» ЭЦП сотрудника, который проставляет значения этих реквизитов в соответствующие поля документа. Таким же образом реализуются сложные процедуры проставления множества согласующих и утверждающих подписей, а также внесения в документ дополнительной информации (даты, номера, резолюции и т. д.).

«Сейчас мы создаем решения, опережающие время. Например, то, что заложено в пилотный проект МЭДО и будет реализовываться еще минимум несколько лет, мы уже реализовали в продукте «МЭД», который выйдет в самое ближайшее время. А то, что мы сделали с визуализацией подписи, вообще станет этапным событием. Не секрет, что есть как отдельные граждане, так и целые организации, в которых вообще нет никакой СЭД или стоит устаревшая, ни с чем несовместимая система. В итоге мы сделали простую надстройку над Microsoft Word 2007, которая позволяет обычным пользователям, получив электронный документ, подписывать его, вносить правки или дополнительную информацию (его подпись остается верной лишь по отношению к тому, что он подписал). И вот такой массовый недорогой продукт (EDSign), который не требует дополнительного оборудования (документ можно прислать по электронной почте, передать по СЭД, скачать, принести на флеш-накопителе), – именно то, что в самое ближайшее время будет востребовано на рынке. Мы заглядываем вперед, чтобы не ошибиться сегодня», – заключил Владимир Баласанян.

Что касается партнерства с Microsoft, то, по словам г-на Баласаняна, ЭОС – компания, которая занимается тиражными решениями и является не только партнерами Microsoft (Oracle, IBM и другие). Но дело в том, что решения Microsoft многотиражные, как и то, что продукты корпорации стали платформой  де-факто – все это двигает ЭОС в сторону большего использования разработок именно этой компании (Microsoft Office, сервера, ОС).