К электронному документообороту шаг за шагом

Начальник отдела СЭД и защиты информации компании «ИнтерТраст» Владимир Горностаев рассказал о правовых и технических аспектах организации юридически значимого электронного документооборота. По его словам, именно возможность придания электронным документам юридического значения является одним из новых качеств современных систем электронного документооборота (СЭД). При этом большинство специалистов считают, что для этого достаточно внедрить электронную цифровую подпись (ЭЦП) – и юридически значимый электронный документооборот организован. Поэтому в современных условиях одним из основных требований к СЭД является обеспечение возможности выполнения и проверки условий равнозначности ЭЦП в электронном документе и собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Именно эта функция, реализованная в системе электронного документооборота, предоставит возможность работать с документами только в электронной форме. При этом четвертая статья федерального закона «Об электронной цифровой подписи» определяет условия признания равнозначности ЭЦП и собственноручной подписи. ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий: сертификат ключа подписи, относящийся к этой ЭЦП, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа. Кроме того, должна быть  подтверждена подлинность ЭЦП в электронном документе, и последним условием является то, что ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

 

 

Начальник отдела СЭД и защиты информации компании «ИнтерТраст» Владимир Горностаев 

Проверка выполнения условия о состоянии сертификата (действующий, утратил силу) имеет некоторые особенности. Если ЭЦП не содержит доказательств о состоянии сертификата ключа подписи (относящийся к этой ЭЦП), то такую ЭЦП называют просто «электронная цифровая подпись», а если содержит необходимые доказательства – «усовершенствованная электронная цифровая подпись». Если в системе электронного документооборота формируется «простая» ЭЦП, то при подтверждении подлинности ЭЦП необходимо проверять состояние сертификатов ключа подписи в списках отозванных сертификатов, публикуемых удостоверяющим центром. Таким образом, для простой ЭЦП сертификат ключа подписи, относящийся к данному электронному документу, должен быть действующим в течение жизни электронного документа. Это не всегда возможно выполнить, так как сроки хранения электронного документа могут превышать период действия сертификата ключа подписи. Поэтому усовершенствованная ЭЦП содержит: доказательства статуса сертификата ключа подписи на момент формирования ЭЦП для данного электронного документа, «штамп времени», подтверждающий момент формирования ЭЦП для данного электронного документа, а также сертификаты ключей подписи, использующихся при формировании усовершенствованной ЭЦП. Наличие указанных доказательств в усовершенствованной ЭЦП позволяет выполнять проверку условий равнозначности ЭЦП в электронном документе собственноручной подписи. «Эта проверка выполняется в системе электронного документооборота, без обращений к справочникам, в том числе удостоверяющего центра, не зависит от статуса сертификата ключа подписи после формирования усовершенствованной ЭЦП, а также позволяет организовать архивное хранение электронных документов, в том числе вне системы электронного документооборота. Состав и структура усовершенствованной ЭЦП определяется, например, международным стандартом XML AdvancedElectronicSignatures (XAdES), и компания «ИнтерТраст» на его основе разработала стандарт предприятия, позволяющий формировать усовершенствованную ЭЦП в нашей СЭД «CompanyMedia», – рассказал в заключение начальник отдела СЭД и защиты информации компании «ИнтерТраст» Владимир Горностаев.

Интересно, что свое выступление, посвященное этой же проблематике, советник генерального директора компании «Элвис-Плюс» Олег Беззубцев начал с того, что попытался раскрыть понятие «электронного документа». Дело в том, что, по его словам, в российском законодательстве не раскрыто даже понятие «документ» и весь традиционный бумажный документооборот держится на традициях и нормативных актах инструктивного уровня. «То есть закона о бумажном документе также нет в юридической системе ни одного государства, поэтому, когда мы переходим к вопросу о подписи и ее необходимости, возникает вопрос, а что собственно считать документом, – рассуждает г-н Беззубцев. – В Федеральном законе №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» содержится целых три термина, так или иначе определяющих понятие «документ», – это «информация», «электронное сообщение» и «документирование информации». Все они содержат признаки отличия документа от информации: наличие некоего материального носителя и реквизиты, позволяющие обеспечить идентификацию документа». В то же время, по его словам, ФЗ № 5485-1 «О государственной тайне» идет еще дальше: в качестве материального носителя он признает также и электромагнитные поля, что уже давно соответствует действительности. Но вместе с тем, любая информация на электронном носителе не может рассматриваться как документ, – она обязательно должна быть предназначена для восприятия человеком. В этом смысле документирование информации становится необходимым для оформления юридических отношений сторон, и любой традиционный документ должен рассматриваться как двуединство выражения и закрепления на физическом носителе сведений о юридических действиях и фактах в целях придания им официальной формы и последующего использования в качестве юридического доказательства.

 

 

Советник генерального директора компании «Элвис-Плюс» Олег Беззубцев 

Именно такое положение вещей закреплено в «Типовом законе об электронной торговле», принятом Комиссией ООН по праву международной торговли (ИНСИТРАЛ)в 1996 году. При этом информационные посылки и сообщения, циркулирующие в информационных системах, должны так или иначе выражать некую форму гражданских правоотношений. Именно здесь возникает первая принципиальная развилка: должен ли электронный документ соответствовать бумажному? И международный закон прямо указывает нам на то, что документ должен соответствовать такому понятию, которое есть в гражданском законодательстве в простой письменной форме.
«Если же мы с вами уверены, что электронный документ является новой сущностью, то мы можем вообще, отказавшись от существующего Гражданского кодекса, написать для него новый. В этом случае возникает два параллельных делопроизводства, и электронный документооборот не может заменить собой традиционный бумажный. Для этого, помимо Гражданского кодекса для электронных документов, нужно написать еще и новые Уголовный, Уголовно-процессуальный кодексы и т. д., порождая, таким образом, новую альтернативную юридическую систему», – заключает советник генерального директора компании «Элвис-Плюс» Олег Беззубцев.

Если обратиться к существующему ФЗ «Об электронной цифровой подписи», то в нем принята первая позиция, согласно которой все коллизии электронного документооборота должны быть соотнесены с коллизиями традиционного бумажного. Поэтому перед существующим законом стояла очень узкая задача: не порождая новых правовых коллизий, сделать так, чтобы электронный документ, подписанный ЭЦП, так или иначе соотносился или был юридически равносилен аналогичному бумажному документу.
При этом новый проект закона содержит абсолютно новую юридическую сущность – подпись юридического лица, а в нашем существующем гражданском законодательстве этого понятия вообще не предусмотрено. Поэтому может произойти самое страшное – а именно разведение электронного и бумажного документооборота со всеми вытекающими последствиями. К примеру, в Великобритании это предусмотрено: документ на бланке с печатью предприятия порождает те же правовые последствия, что и документ, лично подписанный его руководителем.

«Мы это уже проходили в 2001 году, когда в России предлагалось решить вопрос так, как он сейчас решается в ЕС. Поскольку в объединенную Европу входит не только Великобритания, но и Германия с Францией, где подпись юридического лица не равнозначна печати организации, Директива ЕС по применению электронной подписи (1999 г.) это учла. В ней прописано, что в случае, если под электронным документом стоит подпись юридического лица, нужно считать, что эту подпись поставило первое лицо предприятия. Такой же пункт, присутствовавший у нас в законопроекте о ФЦП в 2001 году, был благополучно исключен по вполне понятным причинам. В этом случае личная подпись первого лица будет равнозначна официальной печати организации, что приведет к возникновению личной правовой ответственности руководства за действия предприятия в целом», – сетует г-н Беззубцев.

 

 

Существует еще одна проблема – как идентифицировать лицо при ЭЦП. Она очень грамотно решается в ЕС путем введения трех цифровых подписей: первая ЭЦП работает исключительно на договорном уровне, и национальные законодательства не дают по ним никаких гарантий. Второй вид подписи подразумевает наличие третьей доверенной стороны в лице удостоверяющего центра (УЦ) и некого документа, подтверждающего связь закрытого ключа с конкретным человеком (фактически – это ЭЦП, построенная на ассиметричной криптографии). И эту подпись суд уже не имеет основания отметать только потому, что она электронная, но тот, кто породил ЭЦП второй категории, должен в суде самостоятельно доказывать ее достаточность и качество. И если оппоненту удастся доказать обратное, суд может принять другое решение. И наконец, третий тип ЭЦП, т. н. квалифицированная цифровая подпись, практически полностью соответствует тому, что прописано в нашем законе о ФЦП (наличие УЦ, ассиметричной криптографии и сертификата открытого ключа).

В то же время директива ЕС позволяет своим национальным законодательствам применять особые меры безопасности в случаях электронных документов, исходящих от государства. Документы ЕС не вводят понятие лицензирования и сертификации, возлагая это на национальное законодательство. Вместе с тем, УЦ, выдающий квалифицированные сертификаты в ЕС, должен быть обязательно юридическим лицом по законодательству одной из стран, он должен обладать материальными возможностями (в Италии, к примеру, это замороженный банковский депозит на 6 млн евро). Лицензирование проводить запрещается, но удостоверяющий центр должен быть привязан к конкретной стране и национальные юридические системы должны следить за качеством услуг этого центра. Поэтому каждый год все УЦ проходят аккредитацию и полный аудит. В российском же законодательстве, где регламентируется предпринимательская деятельность УЦ, понятия «аккредитация» не существует в принципе со всеми вытекающим отсюда последствиями.

Советник генерального директора компании «Элвис-Плюс» Олег Беззубцев отметил, что в России сегодня нет электронного документооборота. Документооборот подразумевает описание жизненного цикла документа от момента его создания до момента уничтожения или сдачи в архив на вечное хранение. «Никаких промежуточных фаз у документа нет: либо он есть и существует, либо он уничтожен или сдан на вечное хранение. А у нас сейчас происходит обмен электронными документами, но не документооборот, – заключает г-н Беззубцев. – Поскольку я пока ни разу не видел инструкцию по электронному документообороту, аналогичную действующим для бумажного делопроизводства, где все прописано, как и где хранить и каким образом уничтожать и т. д.».

Собственно, вопросам архивации электронных документов и было посвящено выступление консультанта Федерального архивного агентства РФ Сергея Кузнецова. По его словам, уже сегодня в СЭД предприятий вносится вся информация о всех документах, в том числе и за прошлые годы, при этом параллельно существует и бумажный архив. Именно этот архив организация сдает в государственное хранение, а электронные образцы документов пока остаются внутри организации. Но после этого государственные архивы снова вынуждены тратить много времени и средств на оцифровку поступивших документов и внесение их в свою систему. Не легче ли будет сдавать уже электронные архивы? И, по словам Сергея Кузнецова, сейчас планируется подготовка соответствующих нормативно-правовых актов, по которым в государственные архивы будут сдаваться не только бумажные архивы, но и экспортироваться данные из СЭД организации. Это накладывает еще одно требование к системам электронного делопроизводства: она должна не только обеспечить передачу данных в универсальном формате, но и экспортировать информацию и сами документы в формате, совместимом с единой общегосударственной системой учета документов архивного фонда РФ.

 

 

«Программный комплекс «Архивный фонд» уже разработан, и в ближайшее время будут опубликованы требования по совместимости системы. В конечном результате мы должны получить единую универсальную систему, когда в государственный архив сдаются документы, в том числе и электронные, вносятся в базу данных, которая уже загружается в программу «Фондовый каталог» субъектов РФ, откуда поступает в единую базу ЦОДа Росархива. При этом если срок хранения бумажных документов в Росахиве составляет 15 лет, то для электронных документов применяется совершенно другая технология. Если компания помещает информацию в федеральный архив, она остается там, но сейчас рассматривается вопрос сокращения сроков ведомственного хранения электронных документов. Поэтому чем скорее Росархив начнет получать электронные копии баз данных предприятий, тем будет лучше», – уверен г-н Кузнецов.

Кроме того, по его словам, в настоящее время рассматривается проект о создании единой базы по всем документам федеральных органов исполнительной власти. А отсюда уже один шаг до использования ее в качестве единой системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО). При этом сейчас МЭДО просто передает документы из одной СЭД в другую, а когда будет организована централизованная база хранения этих документов, то ведомства получат полноценную возможность обмена электронными документами, в том числе и архивными.

«Конечно, это пока только проект, но система позволит реализовать электронный документооборот и работу с такими документами в масштабах всего государства. Нам деваться некуда, мы все равно должны запускать интеграцию СЭД с порталами, когда, к примеру, через единый портал оказания госуслуг граждане будут посылать электронные заявки в Федеральное архивное агентство, – рассказывает Сергей Кузнецов. – И хотя в планах предусмотрен переход на оказание услуг населению в электронном виде, реально для этого нужно изменить федеральное законодательство. К примеру, на сегодняшний день мы можем получить обращения граждан через онлайн-портал, а ответить в электронном виде мы не можем. Но работы уже ведутся, и очень большое значение имеет сентябрьское постановление Правительства РФ о системе межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ)».

Но г-н Кузнецов уверен, что все основные законодательные проблемы, благодаря политической воле руководства страны, должны быть решены уже в 2010-2011 гг. Согласно программе, до конца этого года СМЭВ должны внедрить все федеральные органы исполнительной власти, разрабатывается шлюз, стандарты ее внешнего взаимодействия, кроме того, в регионах идет активный процесс внедрения региональных СМЭВ. Например, с 1 января 2011 года торги будут вестись только в электронном виде (сегодня на соответствующих порталах размещается лишь информация о конкурсах, а сами заявки присылаются на бумаге). Со следующего года также будет осуществлен переход на электронные счета-фактуры. «В целом я надеюсь, что к концу 2011 года вся система заработает, хотя федеральные органы, мягко скажем, не особенно торопятся с ее внедрением», – заключает представитель Федерального архивного агентства РФ Сергей Кузнецов.

Вопросам стандартизации и сертификации в сфере электронного документооборота было посвящено выступление исполнительного директора региональной общественной организации «Гильдия управляющих документацией» Сергея Афанасьева. Создание стандартов весьма хлопотное и затратное дело. К примеру – работы над Европейской спецификацией MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records), в создании которой принимали участие и специалисты «Гильдии управляющих документацией», продолжались целых восемь лет. А сейчас, чтобы соответствовать веяниям времени, Европейская комиссия приняла решение о разработке усовершенствованного MoReq2 (финансируется из бюджета комиссии).

 

 

«Международные стандарты добротно сделаны и вполне могли бы стать фундаментом национальных ГОСТов. Вместе с тем наше государство не выделяет средств даже на исполнение необходимой процедуры их утверждения, утверждая, что финансирование должно проходить из собственных средств, – сетует г-н Афанасьев. – Тем не менее работы по созданию национального стандарта по электронному документообороту все-таки начаты, – он будет состоять, по крайней мере, из двух частей, одной из которых будет единый словарь терминов. Во второй части будут размещены рекомендации и условия формирования системы электронного документооборота на предприятии. В основе обеих частей лежат уже сформулированные положения MoReq2, за исключением нулевой главы, где упомянуты национальные особенности делопроизводства, что будет лежать исключительно на российских специалистах».

Сначала этот документ станет стандартом предприятия, согласно ФЗ «О техническом регулировании», а потом уже нужно будет выходить на Госстандарт с просьбой о принятии национального стандарта на его основе. Сейчас заканчиваются работы по национальному стандарту «Взаимодействие систем управления электронными документами». Кроме того, по инициативе технического подкомитета по стандартизации ПК6, началось обсуждение ГОСТа (ИСО) ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности».

 

 

Автор: Сергей Мальцев.

Тематики: Интеграция, Маркетинг, ПО

Ключевые слова: система документооборота, система электронного документооборота, СЭД, электронный документооборот, ИнтерТраст