Цифры говорят
Компания «Элюдия» разработала и внедрила модуль документооборота для ОАО «Хлебпром»
15.10.2008 |
По данным различных исследований персонал компании тратит на обработку документов не менее 70% своего рабочего времени. Деловая документация в большинстве организаций хранится в бумажном и электронном виде. С ростом компании преумножается объем документации и количество персонала, работающего с документами, у многих организаций увеличиваются затраты на поиск и доступ к документам, а также появляются системные проблемы с надежностью хранения данных. Одной из причин данной проблемы является отсутствие единого централизованного автоматизированного хранилища документов в масштабе всей компании.
ОАО «Хлебпром» - это объединение производственных и торговых компаний, многочисленный сплоченный коллектив профессионалов, широкая сеть партнеров не только во всех регионах России, но и в странах ближнего зарубежья. Торговые марки: «Русская Нива», «Мирэль», «Частная Галерея», «Dr.Korner», «Uniservis», «ElMarino», «James Baker».
Стабильная деятельность и развитие компании сопровождается активным документооборотом (заключение контрактов с контрагентами, акты сверок, счета, нормативные документы и т.д.). В связи с этим в 2008 году актуальным вопросом для компании стала автоматизация документооборота. Было принято решение о внедрении модуля документооборота на свободно распространяемой WEB-платформе «Eludia», которая не требует установки - поддержки клиентских АРМ и эффективно решает проблему синхронизации данных между территориально распределенными подразделениями.
Специалисты компании «Элюдия» (ГК «ФОТОН») совместно с ИТ- службой ОАО «Хлебпром» провели анализ имеющихся бизнес-процессов документооборота, была разработана концепция развития системы и этапы ее внедрения.
На сегодняшний момент полностью автоматизированы следующие процессы документооборота компании; входящая - исходящая корреспонденция, движение договорных документов от создания документа до его подписания, согласование локальной нормативной документации. В разделе «архив документов» реализован полнотекстовый поиск и поиск по реквизитам. Модуль интегрирован с электронной почтой, для обмена информацией о задачах процессов документооборота.
«Мы удовлетворенны полученными результатами и с уверенностью можем сказать, где в данный момент находится документ, выпущенный нами на согласование или подпись» - говорит Владимир Зажигин директор по ИТ ОАО «Хлебпром». - Хотелось отметить, что одним из основных критериев выбора WEB-платформы «Eludia» стала её универсальность и доступность исходных кодов, что немаловажно, для динамично развивающийся компании, в которой постоянно меняются бизнес – процессы, так же нас привлекла низкая стоимость внедрения и отсутствие лицензий на количество рабочих мест».
