Российский СЭД: многие еще не в теме

Исследование IDC, выполненное при поддержке компании «Логика Бизнеса» (специализируется на построении экосистем управления документами) охватило более сотни предприятий разных сфер деятельности. Большинство компаний считает важнейшей текущей задачей автоматизацию документооборота основных бизнес-процессов и перевод бумажных документов в электронный вид, однако стратегическим приоритетом это является только для 11% опрошенных. В IDC делают справедливый вывод о том, что внимание компаний к ЭД обусловлено активными процессами интеграции учетных корпоративных приложений с системами управления контентом, – но откуда тогда такой низкий интерес к расширению использования СЭД, либо длительные попытки «изучения дополнительных плюсов и минусов»?

Отношение к ECM

Напрашиваются два ответа: мнимая экономия на классическом документообороте (за внедрение, лицензии и поддержку СЭД нужно платить) и просто нежелание руководства компаний изучать современный ECM-рынок. Это косвенно подтверждается и тем, что конфиденциальная информация хранится у 38% опрошенных компаний в изображениях (сканах, скриншотах, фотографиях), в неструктурированном виде у 35%. Не исключено и то, что, впервые столкнувшись с СЭД (возможно, с пробной версией, где ограничен функционал) и не имея необходимой компетенции, сотрудники компаний попросту разочаровались в ней.

Вероятно, такая ситуация ранее многим казалась приемлемой. Однако цифровых документов становится всё больше и больше, электронная передача данных и цифровые подписи всё чаще используются при взаимоотношениях с клиентами и подрядчиками, всё актуальнее встают вопросы скорости согласования документов внутри компании и скорости их поиска в архиве – игнорировать эти изменения невозможно. Тем более, что отечественные разработчики СЭД достаточно эффективно реагируют на современные потребности клиентов, и на рынке существует целый ряд ECM-решений, предназначенных как для крупных корпораций, так и для SMB-сегмента: «ДЕЛО» (ЭОС), «1С:Архив», DIRECTUM, «Е1 Евфрат», «Логика: СЭД» и другие. Более того, для небольших компаний, не имеющих первоначальных инвестиций, подойдут многочисленные варианты облачных СЭД: «Битрикс24», eDocLib, «Диадок» и т. д.

Российский бизнес трудно раскачать, заставить перейти с выработанной годами практики «идеальной» паровозной тяги (хотелось написать «лошадиной», учитывая тяжелый труд и низкие зарплаты документоведов и архивариусов) на современные цифровые рельсы – которые еще предстоит осваивать. Тем не менее, делать это придется всем, ведь государство в этом плане настроено довольно серьезно: основные элементы безбумажного взаимодействия между субъектами договорных отношений заложены в «дорожную карту» программы «Цифровая экономика».

Актуальные задачи использования ECM

Опрос IDC показал, что наибольшим приоритетом среди опрошенных компаний пользуются такие функции СЭД, как цифровизация основных бизнес-процессов и перевод бумажных документов в электронный вид, создание единого архива и обеспечение конфиденциальности.

По нуждам в автоматизации среди основных бизнес-процессов компаний выделяются управление договорной деятельностью (более 66% руководителей отметили потребность), закупочная деятельность (59%), управление проектами (55%) и финансами (55%).

Основные бизнес-процессы для автоматизации

Также компании в опросе отметили как приоритетную задачу обеспечение конфиденциальности при работе с документами: в большинстве организаций уже существует единая политика доступа к корпоративному контенту, причем для 20%+ респондентов корпоративная политика безопасности распространяется на все процессы. В связи с этим, по мнению аналитиков, задача обеспечения конфиденциальности в работе с документами останется актуальной на ближайшие 1-2 года в связи с ростом информации и разнообразия форм ее содержания. Нам же кажется, что этот период нужно увеличить как минимум в 3-4 раза.