От ЕСМ к автоматизации бизнес-процессов. ЭОС расширяет функциональность EOS for SharePoint в новой версии 4.2

Напомним, что EOS for SharePoint – разработанная ЭОС система для управления корпоративным контентом и коллективной работы в едином информационном пространстве. Как рассказывал ICT-Online.ru заместитель генерального директора ЭОС и главный разработчик EOS for SharePoint Евгений Червяков, появилась первая «коробочная» версия EOS for SharePoint появилась в 2007 году, когда ЭОС было принято решение реализовать на MS SharePoint собственную СЭД с перспективами долгосрочного развития. Вышедшая в 2010 году обновленная платформа MS SharePoint содержала существенно расширенный функционал ECM, который разработчики не замедлили использовать в EOS for SharePoint 2010. А в октябре 2014 года вышел официальный релиз EOS for SharePoint на базе SharePoint 2013 (см. интервью раздела «ЭОС» от 19 ноября 2014 г.).

Заместитель генерального директора ЭОС и главный разработчик EOS for SharePoint Евгений Червяков

Версии системы EOS for SharePoint обновляются регулярно. По словам Евгения Червякова, в четвертом поколении EOS for SharePoint акцент сделан на функциональность, дизайн и интерфейс. Напомним, что о версии 4.1 разработчик сообщал в октябре 2015 года (см. новость раздела «ЕСМ» от 21 октября 2015 г.). Тогда изменения затронули юзабилити продукта в целом, интерфейс рабочего места пользователя, функционал работы с поручениями и задачами, систему оповещений и многое другое. В результате 21 марта 2016 года было объявлено о версии EOS for SharePoint 4.2 (см. новость раздела «ЕСМ» от 21 марта 2016 г.). В целом все доработки в новой версии также повышают уровень комфорта пользователей и позволяют использовать систему с максимальной эффективностью.

В частности, в ЭОС сообщили, что EOS for SharePoint 4.2 получила дополнительные возможности индивидуальной настройки интерфейса. Например, теперь настраиваемым является отображение вкладок в карточках документов, проектов и задач. Можно изменять перечень вкладок на карточке, а также заголовок каждой вкладки. Это позволяет адаптировать карточки под специфику бизнес-процессов и представлять информацию в том виде, который будет более удобен или привычен для пользователя. Позволив настраивать вкладки, управляющие элементы и убирать неактуальные для данной роли информационные блоки, создатели системы тем самым дали возможность пользователям сосредоточиться только на необходимых операциях и процессах, обеспечив все условия для удобной и продуктивной работы.

Изменился также общий дизайн карточек документов и проектов. В частности, панель инструментов (риббон) в верхней части карточки документа сокращена – оставлены только актуальные для данного типа карточки документа функциональные иконки.

Карточка проекта документа с сокращенной панелью инструментов в EOS for SharePoint 4.2

В новой версии EOS for SharePoint доработан интерфейс некоторых стандартных рабочих мест (РМ). Напомним, что в системе уже «в коробке» существует несколько преднастроенных рабочих мест в соответствии с ролями пользователей в системе – руководителя, регистратора, пользователя, контролера и универсальное. В EOS for SharePoint 4.2 на РМ регистратора и контролера добавлены специальные дашборды (управляющие панели), которые содержат блоки, облегчающие доступ к основным операциям и информации в системе. В частности, на дашборды этих рабочих мест вынесен блок доступа к формированию отчетов.

 Дашборд регистратора в EOS for SharePoint 4.2

Интересным дополнением в интерфейсе системы является поддержка фотографий сотрудников. В EOS for SharePoint 4.2 фотографии пользователей дополнительно отображаются в «дереве» поручения и маршруте рабочего процесса совместной работы. В результате сотрудник, участвующий в коллективной работе в ECM-системе, воспринимает своих коллег не только как совокупность фамилии и должности, но и визуально. По мнению экспертов, фотографии «очеловечивают» систему и привносят в деловые процессы элементы социализации.

Разработчики обновленной версии EOS for SharePoint создали несколько инструментов, которые облегчают ежедневную работу пользователя. В частности, на рабочем месте изменился режим просмотра задач. Новые задачи теперь выделяются жирным шрифтом, чтобы пользователь сразу же обратил на них внимание. Также на рабочем месте появилась возможность просмотра вложений (аналогично существующей в карточке документа): теперь приложенные к документу или проекту файлы можно просматривать в полноэкранном режиме, открывая их прямо из списка. Нет необходимости открывать для этого карточку – файл для просмотра, можно выбрать из диалогового окна, которое отображается при клике курсором на «скрепку» – значок, показывающий наличие прикрепленных к карточке файлов. Появилось новое диалоговое окно создания файлов – теперь в системе можно создавать папки с шаблонами и выбирать шаблоны имен файлов. Также поддерживается автоматическое переименование файла по шаблону.

Полноэкранный предпросмотр вложений в EOS for SharePoint 4.2

В EOS for SharePoint 4.2 добавлены элементы, повышающие информативность карточек. Так, в карточке документов появился новый журнал – «Журнал движения». В нем отображаются все задачи по документу и по поручениям в хронологическом порядке, что позволяет легко проследить всю «историю вопроса». Кроме этого, добавлена настраиваемая вкладка «Сведения о документе (проекте)», содержащая общую информацию – регистрационные данные, краткое содержание и т.д. Появились новые статусы, касающиеся отправки документа – «Не отправлен», «Возврат». Ссылки на связанные документы в карточке отображаются иерархически, при этом вид группировки пользователь может выбирать. В процесс работы с поручениями добавлен новый статус – «Отказ от исполнения» задачи по поручению с возможностью настройки (определяются условия, при которых пользователь может отказаться исполнять задачу). Также контролер получил право отменять поручения.

В обновленной версии появилась дополнительная функция, важная для делопроизводителей и контролеров – автоматическое вычисление срока, который потребовался для исполнения задачи, и количества дней просрочки. Теперь, просматривая задачи, можно видеть не только их статус, но и более подробные сведения об исполнении.

 Подробные сведения об исполнении задач/поручений в EOS for SharePoint 4.2

В релиз EOS for SharePoint 4.2 уже в «в коробке» включено 15 шаблонов отчетов. Многие из этих шаблонов пригодятся не только делопроизводителям и контролерам, но и менеджерам в качестве инструментов для анализа эффективности работы подразделений и отдельных сотрудников. Все отчеты из EOS for SharePoint могут выгружаться в Excel, где их можно отобразить в графическом виде. Представление отчетных форм в таком формате подает аналитическую информацию, содержащуюся в отчете, более детально и наглядно, что облегчает ее восприятие.

Отчеты в графическом виде в EOS for SharePoint 4.2

В версии 4.2 появились новые объекты и операции, по которым протоколируются действия пользователей. В частности, важным дополнением, актуальным для делопроизводителей и контролеров, является расширенное журналирование изменений карточки документа. По просьбе пользователей добавлена возможность формирования печатной формы этих изменений.

Дополнения в новой версии EOS for SharePoint появились и в блоке рабочего процесса совместной работы. Основные идеи этих доработок – повышение прозрачности и использование элементов, позволяющих представить маршрут процесса более наглядно. В частности, появилась возможность оставить карточку проекта документа после создания в стадии редактирования без запуска процесса совместной работы (отправки по маршруту). В системе такой проект документа имеет статус «На редактировании». Таким образом, автор имеет возможность выбирать – отправить по маршруту проект документа сразу после создания или оставить в стадии редактирования. Отправить проект документа по маршруту (то есть запустить рабочий процесс совместной работы) автор может позднее, после внесения необходимых правок.

Дополнительной функцией рабочего процесса совместной работы является добавление возможности просмотра всего маршрута. При этом можно увидеть условия выполнения каждого этапа, участников процесса и ход исполнения на любой стадии. Изменения в новой версии EOS for SharePoint также затронули дизайн формы запуска рабочего процесса, систему оповещений, отчетные формы (расширен список отчетов по ролям пользователей), механизм верификации некоторых полей и др.

Маршрут в EOS for SharePoint 4.2

«Все решения, которые разрабатывает компания ЭОС, развиваются очень динамично и в одном ключе: мы стремимся делать системы более функциональными и удобными для пользователей», - отмечает Евгений Червяков. В планах ЭОС относительно EOS for SharePoint - не только развитие функций управления документами, но и развитие сопутствующих модулей – это корпоративный портал, проектное управление, визуализация движения документов и прохождения бизнес-процессов, а также доработка текущих – управление совещаниями, хранилище файлов, мобильные приложения и прочее. В ближайшее время система будет дополнена модулем поддержки СЭВ (Сервер электронного взаимодействия). Планируется также разработка системы под новую версию платформы SharePoint 2016.

«У нас большое количество наработок, которые мы не всегда можем включить в одну версию. Поэтому и планы у нас есть уже на несколько версий вперед. Сейчас EOS for SharePoint – гораздо больше, чем просто ECM-система. Если раньше клиентам было достаточно автоматизации документооборота и управления контентом, то сейчас необходимы системы, способные управлять практически всеми бизнес-процессами организации, среди которых и документооборот. В данном случае мы прорабатываем как развитие всех наших существующих модулей, так и выпуск новых, на перспективу. Мы стремимся к тому, чтобы EOS for SharePoint не просто соответствовал всем вызовам рынка, а значительно опережал их», - комментирует Евгений Червяков.

Подробнее ознакомиться с обновленной системой и попробовать ее в работе можно заполнив специальную форму на сайте ЭОС и получив виртуальную машину с демо-версий EOS for SharePoint 4.2. Евгений Червяков подтвердил, что согласно стратегии ЭОС, пользователи EOS for SharePoint, которым открыта техническая поддержка, могут провести бесплатный апгрейд системы до новой версии 4.2. Приобрести данное решение можно, как и в случае со всеми продуктами ЭОС, через широкую сеть партнеров игрока, которые есть во всех регионах России и в странах СНГ.

Напомним, что в числе крупных и интересных проектов внедрения EOS for SharePoint – проекты в Контрольно-Счетной Палате Москвы, где EOS for SharePoint работает в составе информационно-аналитической системы ИАС КСП-М (см. проект раздела «ЭОС» от 21 декабря 2015 г.) и в Территориальном фонде обязательного медицинского страхования Свердловской области, где используется порядка 270 лицензий EOS for SharePoint (см. проект раздела «ЭОС» от 23 декабря 2015 г.).