НМИЦ ССХ им. А.Н. Бакулева автоматизировал документооборот с помощью СЭД CompanyMedia

О заказчике

ФГБУ «Национальный медицинский исследовательский центр сердечно-сосудистой хирургии им. А.Н. Бакулева» Минздрава России (НМИЦ ССХ им. А.Н. Бакулева) - один из крупнейших в мире научных центров в области кардиохирургии и кардиологии, головное учреждение Российской Федерации по профилю «сердечно-сосудистая хирургия». Основная задача НМИЦ - оказание своевременной высокопрофессиональной кардиохирургической помощи, для практического осуществления которой используется богатый научный опыт, передовые технологии и междисциплинарный подход. Сегодня в НМИЦ функционирует 60 отделений, в которых в общей сложности работает более 2,5 тыс. высококвалифицированных сотрудников, из них 485 врачей, 767 медицинских сестер и 212 сотрудников младшего медицинского персонала, 4 академика РАН, 1 член-корреспондент РАН, 28 профессоров, 99 докторов наук, 219 кандидатов наук. За всю историю существования центра здесь выполнено более 205 тыс. операций на сердце и сосудах, в том числе более 120 тыс. операций в условиях искусственного кровообращения.

О проекте внедрения CompanyMedia в НМИЦ ССХ им. А.Н. Бакулева и процессе перехода на электронный документооборот рассказывает заведующая секретариатом НМИЦ ССХ им. А.Н. Бакулева Юлия Евгеньевна Рудина.

– Юлия Евгеньевна, расскажите, пожалуйста, что послужило причиной перехода на электронный документооборот?

– До 2021 года документооборот в НМИЦ ССХ им. А.Н. Бакулева был полностью «бумажным». Процесс работы с документами, их согласования, регистрации и поиска в архиве, по мере роста числа документов, занимал все больше времени. Каждый рабочий день сотрудника секретариата начинался с разбора папки документов – иногда высотой по 50-60 см. Когда в апреле 2020 года в нашем центре был открыт ковидный госпиталь, объем документации стал еще больше. Продолжая вести документооборот «по старинке», мы уже не могли соответствовать требованиям современности. Нужно было повысить скорость работы делопроизводителей, оптимизировать бюрократические процессы, а также снизить расход бумаги. Чтобы упростить и упорядочить работу с документами, мы приняли решение о переходе на электронный документооборот.

– Как проходил выбор СЭД?

– Центру требовалась система с дружелюбным интерфейсом, удобная для пользователей разных уровней владения компьютерной техникой, достаточно простая в обслуживании. Поскольку НМИЦ ССХ им. А.Н. Бакулева – бюджетная организация, важным критерием была цена системы. Также было решено отдать предпочтение отечественному решению, хотя жесткого требования на этот счет не было. В конце 2020 года тендерным отделом НМИЦ ССХ им. А.Н. Бакулева по инициативе директората и секретариата центра был объявлен конкурс. Лучшим решением была признана СЭД CompanyMedia отечественной компании «ИнтерТраст».

– Как проходило внедрение CompanyMedia?

– Внедрение CompanyMedia в нашем центре началось в конце декабря 2020 года. Проект вели специалисты «ИнтерТраст», ИТ-служба центра оказывала им содействие. Перед командой внедрения была поставлена сложная задача: запустить СЭД максимально быстро. И эта цель была достигнута. Первый этап проекта был реализован в кратчайшие сроки: учитывая январские праздники, работы по внедрению заняли меньше месяца. С 1 февраля СЭД была введена в промышленную эксплуатацию.

На первом этапе было установлено 200 мест CompanyMedia для обеспечения работы в системе электронного документооборота заведующих медицинских и научных административных подразделений и их помощников. Директорат, бухгалтерия, планово-экономический, экономический, маркетинговый, тендерный отделы открыли по 2-3 рабочих места. Исключение представляет секретариат, где к СЭД были подключены все специалисты. Все рабочие места делятся на два типа: пользователей и администраторов с более широкими правами.

– Кто обучал пользователей системы, как они восприняли новый инструмент работы с документами?

– Обучение пользователей всем основным моментам, связанным с работой в СЭД, проводила компания «ИнтерТраст». Более детальное консультирование по всем возникающим в процессе освоения системы вопросам взяли на себя специально обученные компанией «ИнтерТраст» сотрудники нашего секретариата. Первое время некоторым пользователям СЭД было сложно перейти с бумажного документооборота на электронный. Тем более приятно, что многие из них спустя некоторое время отзывались о CompanyMedia как об очень удобном инструменте с широкими возможностями. Высокую оценку заслужили не только скорость и простота работы с текущими задачами и документами, но и возможности формирования отчетов.

К настоящему моменту пользователи все активнее и быстрее работают в СЭД, хотя некоторые все еще приносят в секретариат документы, написанные от руки. Мы относимся к этому с пониманием, особенно если пользователь – медицинский работник. Мы знаем, что у врача не всегда есть время сесть за компьютер, и стараемся не оказывать давления на медперсонал, убеждаем их включаться в работу в СЭД по мере возможности. Что касается сотрудников секретариата, администрации, кадровиков, то они уже успешно и в полной мере перешли на работу в СЭД.

– Можно ли подвести первые итоги проекта?

– CompanyMedia позволяет нам постепенно уходить от прежнего, «бумажного» делопроизводства. Благодаря внедрению CompanyMedia и переходу на электронный документооборот существенно сократилось число бумажных документов. В настоящее время в CompanyMedia ведется внутренняя документация, в основном ее составляют служебные записки, а также учет и регистрация входящих и исходящих документов, и это немалый объем. С начала февраля в СЭД зарегистрировано около 2 тыс. входящих документов, более 1,9 тыс. исходящих документов и около 4 тыс. служебных записок. Наиболее активные пользователи уже сейчас имеют возможность подписывать документы простой электронной подписью, остальные сканируют и вводят в СЭД документы, подписанные вручную. Благодаря удобному поиску процедура поиска документов стала простой и быстрой. Сопровождением системы занимаются несколько ИТ-специалистов центра, предварительно прошедших обучение в компании «ИнтерТраст» в рамках проекта внедрения.

– Каковы планы дальнейшего развития электронного документооборота в НМИЦ ССХ им. А.Н. Бакулева?

– Согласно нашим планам, все специалисты, подключенные к СЭД на данный момент, должны полностью перейти на электронный документооборот к концу 2021 года. После освоения внутреннего документооборота в CompanyMedia мы намерены перейти к развитию внешнего документооборота с другими участниками системы отечественного здравоохранения. В частности, будет проведена интеграция CompanyMedia с МосЭДО для электронного взаимодействия с Минздравом России. Также в 2022 году планируется увеличить число пользователей СЭД. Для подключения заместителей заведующих отделами мы рассматриваем возможность приобретения мобильной версии системы.