Исследование российского рынка оцифровки документов за 2015-2018 годы

Период исследования: 2015 – 2018 годы включительно. Основной акцент делается на актуальных данных 2017-18 годов. Также делаются отсылки к более ранним периодам.

Объект исследования: рынок оцифровки документов – сканирование и обработка текстовых, графических и иных видов документов с бумажных носителей для сохранения их в электронном виде; создание электронных архивов.

Предмет исследования: услуги по оцифровке документов, заказчики и исполнители этих услуг, государственные тендеры.

Введение. Методика исследования

Действия организаций по оцифровке различного вида документации – деловой, официальной, исторической, научно-технической, художественной – доходят до конечных потребителей опосредованно, в виде готового перечня необходимых файлов и записей баз данных, хранящихся в корпоративной ИТ-инфраструктуре, или перечня, присланного соответствующей аккумулирующей организацией (например, государственными архивами). Сам процесс оцифровки является в целом скрытым от конечных потребителей, механизм попадания документа в информационную систему или электронный архив воспринимается ими как должное. Между тем, рынок оцифровки представляет из себя сложно организованную структуру, на данный момент в большинстве своем ориентированную на заказах на конкурсной основе. Это и определяет особенности методологии его исследования.

В основу исследования легли собранные за шесть лет (2013-2018 гг) данные официального сайта госзакупок (zakupki.gov.ru) и основных официальных ЭТП, отфильтрованные по ключевым фразам «сканирование», «оцифровка», «ретроконверсия», «индексирование», «электронный вид», «ввод данных», «информационного ресурса», «электронного архива» и т. д. Учитывались закупки с начальной стоимостью заказа более 200 тысяч рублей, соответственно, реализованные согласно 94-ФЗ («О конкурсах на размещение заказов на поставки товаров, на выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд»), 44-ФЗ («О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд») или 223-ФЗ («О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц»). Были устранены дубли, отобраны закупки, предусматривающие проведение соответствующих работ по оцифровке, согласно проложенным техническим заданиям. Выделены отрасли, типы услуг, победители тендеров.

При этом следует учесть, что тендер на оцифровку документов зачастую сопровождает закупка материальных ценностей или программного обеспечения: в этих случаях при анализе заказа учитывалась вся закупка целиком, так как вычленение фактической стоимости сопровождающих ценностей затруднено или невозможно. Кроме того, осталась вероятность пропуска ряда закупок, в которых оцифровка не прописана напрямую, а дополняет развитие определенных информационных систем. Анализ подобных закупок физически невозможен.

Часть 1. Динамика российского рынка оцифровки документов

В последнее десятилетие рынок оцифровки документов в России показывает планомерный рост. Увеличение объема сканируемых документов и суммарной стоимости заказов год-к-году наблюдалось даже в кризисные 2008-2009 и 2014-2015 годы.

Положительная динамика рынка обусловлена несколькими факторами:

• Количество управленческой документации продолжает увеличиваться, несмотря на стремления к переходу на электронный документооборот. На определенном этапе развития компании и учреждения сталкиваются с необходимостью освободить помещения или упростить доступ к документам по основной деятельности, так как работа с бумагой срывает регламентные сроки процедур и услуг.

• В сфере государственного управлении оцифровка является необходимым элементом создания реестров и регистров, а также механизмом перехода к предоставлению госуслуг в электронном виде («реестровая модель» госуслуг). Она планомерно проводилась и проводится многими ведомствами в рамках программ «Электронная Россия», «Информационное общество» и «Цифровая экономика».

• В промышленности наиболее востребованным является направление оцифровки технической документации разных видов: конструкторской, проектно-сметной, исполнительной, эксплуатационной, страхового фонда. Если раньше основной задачей отрасли были сохранение или реинкарнация разработок, то сегодня потребность в оцифрованных данных связана с Индустрией 4.0: «тормозящие» бумажные процессы негативно влияют на основные производственные, технологические и строительные циклы.

• Законодательство об использовании электронных документов в коммерческих структурах с каждым годом либерализуется, для многих компаний работа с финансовыми и клиентскими документами в бумажном виде связана с прямыми издержками и влияет на клиенториентированность.

Исключением из положительной динамики рынка стал 2016 год. Спад в этот период (в первую очередь, в госсекторе) оказался вызван неопределенностью финансирования проектов из-за начала переходного периода от «Информационного общества» к «Цифровой экономике». Увеличенные в 2015 году целевые бюджеты были организациями уже освоены, а текущие – урезаны. Соответственно, средняя начальная цена закупки сократилась примерно вдвое.

Динамика российского рынка оцифровки по объему и количеству заказов

В 2017 году положительная динамика рынка оцифровки восстановилась, а для 2018 года была характерна относительная стабильность. Во многом это обусловлено развитием технологий – компании, выполняющие соответственные производственные циклы, в кризисные годы инвестируют в разработку и совершенствование алгоритмов распознавания информации, искусственный интеллект. Это в совокупности сокращает ручной труд и позволяет снизить себестоимость работ по оцифровке, делая ее доступнее даже в условиях повсеместной экономии.

Часть 2. Специфика рынка. Потребители услуг оцифровки

Специфика рынка массовой оцифровки документов связана с тем, что для сканирования и распознавания документов используется дорогостоящее специализированное оборудование и программное обеспечение. Соответственно, сканеры и ПО приобретают под текущий ввод (там, где есть большой входящий поток документов) крупнейшие банки и госучреждения: ФНС, Сбербанк, ФИПС (Роспатент). Собственные центры сканирования существуют также в учреждениях сферы культуры – РГБ, РНБ, крупных архивах – в составе центров консервации и обработки фондов.

Для большинства коммерческих и государственных структур собственные службы массовой оцифровки невыгодны, как с точки зрения стоимости покупки оборудования, так и с точки зрения накладных расходов – особенно если они необходимы лишь под «конечный» проект. Заказ соответствующих услуг у специализированной компании-аутсорсера оказывается и экономичнее, и быстрее в плане исполнения.

Согласно 44-ФЗ, для определения исполнителя услуг оцифровки заказчикам необходимо провести конкурс, электронный конкурс или электронный аукцион, с соблюдением ряда необходимых регламентов и правил. Исключением являются особо ценные и архивные фонды, для которых в 44-ФЗ предусмотрена возможность организации конкурсов с ограниченным участием – такая возможность дана для того, чтобы удостовериться в компетенции и способности исполнителей выполнить проект качественно и без ущерба оригиналам документов. Формат конкурсов с возможностью выставления требований к компетенциям поставщиков услуг также выбирают крупные заказчики, нацеленные на длительные проекты (включая переходящие контракты), в которых оцифровка обычно рассматривается как элемент стратегии развития ведомств и компаний и должна быть выполнена в срок с заданным качеством.

Принципиальные различия электронного конкурса и электронного аукциона

Принципиальные различия электронного конкурса и электронного аукциона показаны на рисунке. В целом, в электронном аукционе в процедуре выявления победителя участвуют все компании, согласившиеся с общими требованиями к показателям товаров/услуг в первой части заявки (согласие на оказание услуг в соответствии с указанными условиями и в данном объеме, сведения о товаре/услуге). В случае соответствия вторых частей заявок (сведения об участнике аукциона) первоначальному согласию и при отсутствии ограничений контракт заключается с компанией, предложившей наиболее низкую цену.

В электронном конкурсе, в свою очередь, уже на первом этапе у заказчика появляется возможность предъявить дополнительные требования к участникам, в частности – к квалификации. Победитель выбирается исходя из рейтинга, который определяется по нескольким критериям (цена, квалификация, деловая репутация). Очевидно, что для многих категорий заказчиков именно такой способ определения победителя оказывается более предпочтительным.

Но, как показывает практика, даже в случае проведения конкурсов и дополнительных требований к поставщикам, организатор не защищен от невыполнения работ. Случаи, когда исполнитель переоценивает свои силы и контракт с ним приходится расторгать, на рынке редки, однако среди пострадавших могут оказаться даже крупные региональные заказчики: например, ЗАГС Ленинградской области (расторгнут контракт на сумму 23,9 млн руб, компания-исполнитель внесена в реестр недобросовестных поставщиков) или Комитет имущественных отношений Санкт-Петербурга (Расторгнуты два контракта на сумму 8,1 млн и 11,7 млн руб).

Среди заказчиков услуг оцифровки выделяются три основные группы: госструктуры, учреждения культуры, промышленные и коммерческие компании (см. Таблицу 1). При этом в 2017 году объем заказов, принадлежащих госструктурам, превосходил объем заказов всех остальных потребителей данных услуг более чем в два раза. Годом ранее, как уже было отмечено выше, для организаций с госучастием рынок несколько «просел».

Таблица 1. Основные группы заказчиков услуг оцифровки

* Остается недоступна для анализа информация большинства закупок коммерческих компаний, проводимых без открытых конкурсных процедур, путем прямых договоров с подрядчиками. Согласно статистике, предоставленной участниками рынка, объем этого сегмента можно оценить в дополнительные 20-25% от имеющегося объема.

Динамика изменения объема заказов основными потребителями услуг оцифровки

Часть 3. Востребованные услуги оцифровки

На рассматриваемом рынке сформировались несколько специфичных направлений работ: ввод данных, непосредственно оцифровка документов и комплексный аутсорсинг.

Основную массу проектов составляет массовая оцифровка накопленных бумажных архивов и дел. К ним относятся:

• дела по основной деятельности органов государственной власти (ЗАГС, управление имуществом и градостроительством, дела и лицевые счета получателей услуг МФЦ, Пенсионного фонда РФ и социальных служб, дела по результатам контрольно-надзорной деятельности), оцифровка и наполнение государственных информационных систем и реестров для развития госуслуг;

• технические архивы (конструкторская, исполнительная, проектно-сметная документация промышленных предприятий, документы технической инвентаризации Росреестра и фонды БТИ, переданные в 2015 году в ведение регионов).

• архивные описи, каталоги и учетная документация библиотек и музеев, оцифровка которых позволяет одновременно провести инвентаризацию, автоматизировать деятельность и перейти к предоставлению электронных госуслуг. Также – оцифровка и фотофиксация фондов с целью развития выставочной деятельности и создания страховых копий экспонатов.

• «клиентские досье»: наполнение CRM и учетных систем для повышения качества обслуживания в банках, НПФ, страховых фондах, телеком- и ресурсоснабжающих организациях.

Для описанных направлений характерно наличие длительных, стратегических работ по оцифровке. В качестве примеров: проект Минобороны РФ «Память Народа» («ОБД Мемориал», ОБД «Подвиг Народа», более 12 лет), последовательная оцифровка документов управления имуществом в г. Москва (более 7 лет), многолетний проект оцифровки экспонатов Эрмитажа (более 7 лет). Часто это проекты с использованием редких и ценных документов: книжных памятников истории, рукописей, архивных кинопленок, фотоизображений. 

Второе по значению направление оцифровки – текущий ввод данных: аутсорсинг функций секретарей, бухгалтеров по регистрации документов. Данные услуги активно применяются в арбитражных судах и централизованных бухгалтериях. Наблюдается большое количество мелких закупок практически по всей территории России, исполнителями которых в основном являются местные компании и ИП.

Наконец, небольшой сегмент услуг комплексного аутсорсинга представляет из себя комплекс манипуляций с документами, чаще всего ординарных и повторяющихся: проверка входящих документов, их копирование, сканирование, регистрация, подготовка дел к размещению в архиве.

Часть 4. Крупнейшие игроки рынка оцифровки в России

Среди российских поставщиков услуг на рынке оцифровки документов в тендерах традиционно участвуют несколько десятков компаний: как специализированных, так и тех, для которых оцифровка не является профильным видом деятельности (системные интеграторы, консалтинговые и полиграфические компании).

В тройку крупнейших поставщиков услуг по объему выигранных тендеров, вошли (см. Таблицу 2):

• Корпорация ЭЛАР, компания полного спектра услуг, специализируется на выполнении крупных проектов оцифровки во всех отраслях, в том числе на оцифровке сшитых документов, архивных дел, книг, чертежей, извлечении данных из неформализованных документов (включая рукописные); обладает ПО и оборудованием собственного производства.
• ФГУП Главный научно-исследовательский вычислительный центр Управления делами Президента РФ, занимается предоставлением услуг организациям Администрации Президента и федеральным ведомствам, в первую очередь – оцифровкой фондов по заказу Президентской библиотеки им. Б. Н. Ельцина;
• ООО «Ладога Телеком», оператор электронного правительства Санкт-Петербурга и Ленинградской области. Основной заказ – перевод сведений ЗАГС Ленинградской области в электронный вид.
• ООО «БИОРГ», компания, специализирующаяся на аутсорсинге обработки входящей документации: анкет, сканов паспортов, ценников, рукописных заявлений и т.п.; обладает собственным ПО.

Таблица 2. Поставщики услуг оцифровки и объемы заказов

* в процентах выражены доли рынка компаний в денежном объеме.

Таким образом, корпорация ЭЛАР на сегодняшний день является безусловным лидером российского рынка аутсорсинга оцифровки документов. Это связано с тем, что компания изначально была ориентирована на получение соответствующей экспертизы и полный цикл профильных услуг: обработку больших объемов документации различного формата в электронный вид, хранение и анализ полученных данных, разработку специализированного ПО («ЭЛАР Контекст») и реализацию оборудования. В 2017-18 годах компания выиграла крупнейшие тендеры – в том числе, Минобороны РФ, Комитета по конкурентной политике Московской области и ООО «Газпром информ».

Игроки рынка оцифровки по сумме контрактов, 2018 год

Игроки, не представленные в Таблице 2, не имеют регулярной доли рынка более 1%. Тем не менее, стоит отметить некоторые разовые контракты более 20 млн руб. за 2015-2018 годы:

• ООО «Градиент» (Севастополь), оцифровка документов по объектам недвижимости г. Севастополь для загрузки в ЕГРН;
• ООО «АйТи-решения», оцифровка фондов ИНИОН РАН;
• ООО «БизнесСкан» (Москва), текущий ввод бухгалтерских документов ООО «РН-учет»;
• ООО «Открытый код», услуга по вводу данных для Главного управления организации торгов Самарской области.
• ООО «Логика Бизнеса», первый и пока единственный большой контракт (250 млн руб) на сервис сканирования интегратор ECM-решений получил в 2018 году от компании «Транснефть».

Часть 5. Резюме и прогнозы

Изучение реестра конкурсных закупок позволяет сделать вывод о том, что российский рынок оцифровки документов ежегодно растет (за исключением 2016 года), чему способствует активная государственная позиция в области цифровизации. При этом доля государственных компаний и компаний с госучастием в объеме заказчиков услуг оцифровки по-прежнему традиционно является преобладающей. Доля промышленных и коммерческих организаций в общем объеме заказов выросла более чем на 200% в 2018 году.

Среди специфичных направлений работ следует выделить ввод данных, комплексный аутсорсинг и непосредственную оцифровку документов. Последнее направление наиболее «творческое» и социально значимое, но в то же время ресурсозатратное, так как зачастую связано с ценными, неформализованными документами, большими объемами рукописных текстов и обработкой с максимальной детализацией.

Четверка лидеров рынка, по объему выигранных тендеров и постоянной долей рынка, в 2018 году: корпорация ЭЛАР, ФГУП Главный научно-исследовательский вычислительный центр Управления делами Президента РФ, ООО «Ладога Телеком», ООО «БИОРГ». При этом некоторые игроки крайне узко специализированы: они эксплуатируют единственного клиента, создающего госконтракты, или определенный вид работ.

В последующие 2-3 года, в связи с совершенствованием законодательства в области электронного документооборота и электронных архивов, а также в связи с исполнением федеральной программы «Цифровая экономика», стоит ожидать дальнейшее развитие рынка оцифровки документов. В том числе – большую активность и открытость со стороны коммерческих компаний: эта тенденция уже проявила себя в 2018 году.