Эксперты «Инфосистемы Джет»: «У отечественных вендоров есть зрелые решения для создания и хранения электронных архивов»

– Какие программные и аппаратные решения из реестров Минцифры и Минпромторга позволяют обеспечить защиту и долговременное хранение электронных данных, какие из них выбрать организациям того или иного профиля?

Максим Мельситов: Ситуация с программными и аппаратными решениями сейчас вполне благополучная, - у отечественных вендоров есть зрелые решения для создания и хранения электронных архивов. В качестве примера можно привести Directum, которая предлагает разные виды архивов, краткосрочных и долгосрочных. Эти решения базируются на платформе управления корпоративным контентом, используют УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) для юридически значимой документации и иные виды электронных подписей для обеспечения верификации процессов работы с документами.

Директор по развитию направления разработки и внедрения ПО, «Инфосистемы Джет» Максим Мельситов.

Фото предоставлено компанией «Инфосистемы Джет»

Дмитрий Кострюков: Если у организации достаточно большие архивы в сотни терабайт (как в государственных органах, ритейле, финансовом секторе), стоит задуматься об аппаратном носителе, так как хранить архивы на серверах и традиционных СХД будет дорого. Тут выбор ограничен ленточными картриджами LTO и оптическими Blue Ray дисками большой емкости. Использование одиночных внешних дисков HDD и SSD - удел небольших компаний.

Руководитель направления систем хранения данных и резервного копирования,
«Инфосистемы Джет» Дмитрий Кострюков.

Фото предоставлено компанией «Инфосистемы Джет»

LTO (Linear Tape-Open) - распространенный в мире стандарт хранения данных на магнитной ленте для систем резервного копирования и долгосрочного архивного хранения. Этот метод хранения данных имеет низкую стоимость, высокую надежность и долгий срок службы (30 лет). К тому же ленточные картриджи не потребляют электричество. Но, к сожалению, ленточных библиотек в реестре Минпромторга России сейчас нет.

Системы хранения с дисками HDD и/или SSD предназначены для оперативного хранения данных (не больше 3-5 лет), обходятся гораздо дороже ленточных библиотек, зато скорость доступа к данным у них намного выше. Они подходят скорее для организаций с небольшим объемом документов либо при гибридном подходе к хранению данных для резервных копий критичных систем и других данных, к которым нужен быстрый доступ.

Достаточно удобное и недорогое (по сравнению с СХД) аппаратное решение для долгосрочного хранения, способное заменить ленточные библиотеки, несмотря на существенно меньшую емкость - библиотеки с оптическими Blue Ray дисками, поставляемые российским вендором ЭЛАР и зарегистрированные в реестре Минпромторга России.

Дополнительным плюсом для отчуждаемых носителей (картриджи и Blue Ray диски) является защита от вирусов-шифровальщиков благодаря возможности хранения в отдельных помещениях. Кроме этого, для защиты от перезаписи есть специальные версии носителей типа WORM (Write Once Read Many).

– Как создавать СХЭД в организациях и учреждениях? Как влияют на этот процесс новые правила Росархива?

Максим Мельситов: Система СХЭД должна дублировать физический архив. Электронных документов становится всё больше - например, достаточно давно появились электронные трудовые книжки, и, конечно, в связи с этим разрабатываются новые правовые акты. Все ключевые вендоры, которые разрабатывают и предоставляют решения для хранения архивов, активно участвуют в этом процессе, присутствуют в комитетах, которые обсуждают введение новых стандартов, отслеживают все изменения законодательства в этой сфере. Поэтому организация, которая покупает решения для работы с архивами, как правило, получает «пакетом» и соответствие хранимых документов всем необходимым стандартам.

В результате создания СХЭД организация должна получить комплекс, включающий систему обработки электронных документов, которая позволяет автоматизировать процесс документооборота, плюс решения, обеспечивающие процессы архивации и управления архивом.

Чтобы успешно и безопасно создать СХЭД, советую обратиться к компании-интегратору, у которой есть устоявшиеся практики и проектный опыт. Специалисты, которые работают в сфере корпоративных решений, знают, как создавать программную и аппаратную часть архивов, как выстроить бизнес-процессы вокруг процесса архивации, как интегрировать между собой внутренние системы компании и как обеспечить безопасность при обработке и хранении документов.

– Что нужно, чтобы создать защищенную систему хранения информации?

Максим Мельситов: Нужно обращаться за решениями для создания архивов к тем вендорам и интеграторам, которые имеют сильные компетенции в информационной безопасности.

– Как обеспечить сохранность электронных документов свыше 30-50 лет?

Дмитрий Кострюков: Существующие на рынке аппаратные решения как раз созданы для долгосрочного хранения документов. Но есть нюанс: если архив нужно не только хранить, но и иметь доступ к документам, придется отслеживать актуальность и работоспособность не только программного, но и аппаратного стека решения - жизнь не стоит на месте, через 50 лет ваш архив будет цел и невредим, но может оказаться нечитаемым, так как приобрести новое рабочее считывающее оборудование невозможно. Необходимо встроить в бизнес-процессы компании регулярную проверку возможности восстановить данные из архива, доступность оборудования, и по необходимости проводить обновление и переезд архива на новые физические носители.

Максим Мельситов: Чтобы не возникла такая проблема, электронный архив должен стать частью корпоративной архитектуры (в том числе и данных), чтобы как минимум обеспечить наследование или миграцию форматов при изменении технологического стека.

– Соответственно, вопрос про гибридные архивы - что делать со старыми бумажными документами, как решаются вопросы их оцифровки?

Максим Мельситов: Бумажные документы сканируются и распознаются технологиями искусственного интеллекта и машинного зрения. Создаются карточки документов, они разбираются по составляющим, систематизируются. Если это графические документы, чертежи - применяются специальные решения, например, сканирование документов формата А0.

– Как сейчас, по вашей оценке, развивается этот рынок в России, в частности, с точки зрения импортозамещения? Какие тренды вы бы отметили, какие перспективы видите?

Максим Мельситов: Сейчас у нас есть полный стек зрелых отечественных решений для электронных архивов от Directum и ЭЛАР. Это живая рабочая технология, которая постоянно развивается, обогащается новыми инструментами, такими как искусственный интеллект и машинное зрение.

В нашей жизни становится всё больше электронных документов, от медицинских справок и трудовых книжек до транспортных накладных и других документов, которые подписываются через ЭДО. Поэтому те компании, которые не задумываются о создании СХЭД сейчас, в ближайшем будущем обязательно столкнутся с необходимостью переводить свои документы в электронную форму.

– Большое спасибо за беседу!