EOSmobile 4.12: полноценный документооборот в вашем мобильном устройстве

EOSmobile – результат многолетней экспертизы ЭОС в области мобильного ЭДО

Компания ЭОС начала разработку мобильных приложений для удаленного доступа к функционалу СЭД одной из первых в своем сегменте на рынке. Уже в начале 2010-х годов в портфеле ЭОС появился «АРМ руководителя» для Windows 7, а затем iEOS для iPad. С их помощью сотрудники компаний, пользуясь ноутбуками и планшетами, могли более эффективно выполнять основные процессы документооборота: поиск, просмотр и аннотирование документов, вынесение резолюций, создание поручений, просмотр и формирование отчетов, работа с проектами документов, их согласование и подписание электронной подписью. А в 2015 году ЭОС выпускает приложение EOSmobile для Android.

Современные версии EOSmobile для iOS, Windows или Android обладают широкими возможностями, актуальными с учетом всех законодательных и функциональных требований к обеспечению электронного документооборота. Кроме того, сегодня это решения, гибко подстраивающиеся под каждого пользователя организации, работающего с документами.

Так, в плане персонификации интерфейса пользователям EOSmobile доступна систематизация документов по подпапкам, их перемещение, уведомления о поступлении новых документов, настройки отображаемых папок и т. д. С помощью мобильного приложения они могут выполнять подавляющее число функций, включенных в СЭД «ДЕЛО»: рассмотрение документов, вынесение, исполнение и контроль поручений, визирование и подписание документов, взаимодействие с помощником, рецензирование документов. EOSmobile поддерживает использование виджетов и подписание документов электронной подписью с возможностью хранения информации об ЭП непосредственно на устройстве.

С более подробным описанием базовой функциональности EOSmobile можно ознакомиться на официальном сайте компании.

Мобильные приложения ЭОС постоянно развиваются. Так, вышедшая в июле 2022 года EOSmobile 4.10 для iOS наряду с iPad начала поддерживать также и iPhone. В начале 2023 года вышли обновления у всей линейки мобильных приложений ЭОС: EOSmobile 4.11 (iOS/Windows), EOSmobile 4.9 (Android) и СМР 4.6 (серверная часть продукта). А в июне 2023 года появилась версия EOSmobile 4.11 для ОС Android, где доработки затронули прежде всего оптимизацию процесса работы пользователя с нескольких устройств.

Артём Андреев, руководитель направления корпоративных мобильных приложений ГК «ЭОС».
Фото: Андрей Блинов/ICT-Online.ru

На сегодняшний день EOSmobile остается одним из наиболее продвинутых и надежных мобильных решений для поддержки электронного документооборота. «Мы разработали различные механизмы по обеспечению безопасности дистанционной работы в СЭД. Например, приложение поддерживает режим офлайн: руководитель загружает нужные документы и работает с ними вне офиса, выключив интернет. Когда впоследствии он возвращается в защищенную среду и подключается к сети, то приложение легко синхронизируется с СЭД. Кроме того, мы понимаем, что у компаний есть документы ограниченного доступа. На серверной части решения (СМР) есть специальная настройка, при включении которой документы с определенными грифами не будут загружаться на сервер или передаваться в мобильное приложение», – замечает руководитель направления корпоративных мобильных приложений ГК «ЭОС» Артём Андреев.

В октябре 2023 года на конференции «Осенний документооборот 2023» компания анонсировала новую версию EOSmobile 4.12 для iOS и Android, выход которой запланирован на начало 1-го квартала 2024 г. Рассмотрим, какие наиболее интересные возможности получат пользователи.

Работайте за несколько должностных лиц

Часто встречаются ситуации, когда пользователь СЭД совмещает сразу несколько должностей в организации: например, руководит несколькими структурными подразделениями или одновременно выполняет обязанности директора и главного бухгалтера. В EOSmobile он может быстро переключаться между этими позициями не выходя из приложения – прямо через рабочий стол – и таким образом оперативно работать с документами и проектами документов поочередно в рамках двух или трех должностей.

Рабочий стол. Всплывающее окно «Выбор должностного лица».
Изображение предоставлено ГК «ЭОС»

Получайте проекты документов через помощника

Пользователь может получать проекты документов через помощника – полностью или выборочно.

Редактируйте поручения

Отредактировать поручение или утвержденный проект поручения в EOSmobile 4.12 можно с помощью  кнопки «Изменить поручение». Соответствующий документ будет переведен в режим редактирования, где можно будет внести в него необходимые правки, сохранить поручение или повторно утвердить проект поручения, если их рассылает на исполнение помощник.

Документ. Кнопка «Изменить поручение».
Изображение предоставлено ГК «ЭОС»

Изменяйте созданные визы и подписи

Если пользователь хочет изменить свое решение в рамках визы или подписи – внести правки в текст, исправить опечатку, добавить файл и т. д. – он может это сделать с помощью кнопки «Изменить решение». По ее нажатии будет открыто, соответственно, всплывающее окно «Визирование» или «Подписание».

Проект документа. Кнопка «Изменить решение».
Изображение предоставлено ГК «ЭОС»

Оперативно отслеживайте необработанные поручения

В рамках папки «На рассмотрение» в интерфейсе приложения EOSmobile добавлены две опциональные подпапки (фильтры). Подпапка «Проекты поручений» будет полезна пользователям, рассматривающим проекты поручений, подготовленные помощником (или несколькими помощниками), а также в ситуации, когда пользователь создал проект поручения, но пока решил его не отправлять. Подпапка  «Поручения» позволит пользователю оперативно отслеживать документы с необработанными поручениями, где он является исполнителем.

Папка «На рассмотрение». Подпапки «Проекты поручений» и «Поручения».
Изображение предоставлено ГК «ЭОС»

Быстро создавайте поручения с помощью шаблонов

В проекты поручений и поручения (в режиме редактирования) добавлена кнопка «Шаблон», позволяющая выбрать нужный пользователю заранее подготовленный шаблон поручения. Таким образом поля поручения (проекта поручения) окажутся автоматически заполненными. Пользователь может быстро создавать и отправлять на исполнение стандартные документы. Готовые шаблоны удобно использовать для типовых поручений, где используются стандартные тексты и предусмотрен стандартный круг исполнителей.

Инициативное поручение. Выбор шаблона.
Изображение предоставлено ГК «ЭОС»

Контролируйте просроченные документы

Теперь в подпапке (фильтре) «Просроченные» отображаются документы, которые есть в папке «На контроле», если они удовлетворяют следующим условиям: срок исполнения поручения строго меньше текущего дня; нет отчета с датой хотя бы у одного ответственного исполнителя.

Рабочий стол. Всплывающее окно «На контроле».
Изображение предоставлено ГК «ЭОС»

Оптимизируйте работу администраторов

Администратор (технолог) может удаленно запросить и выгрузить базу данных EOSmobile. Данная функциональность полезна в ситуациях, когда локальная база данных с устройства необходима для выяснения причин проблемы, возникшей у пользователя, при этом само устройство у пользователя забирать не придется.

СМР. Запрос базы данных и выгрузка базы данных EOSmobile.
Изображение предоставлено ГК «ЭОС»

Получайте Push-уведомления от RuStore

Теперь пользователи приложения EOSmobile (на Android) могут получать push-уведомления не только через сервис Firebase от Google, но и с помощью соответствующего сервиса от RuStore. Это особенно важно пользователям, работающим на отечественных девайсах с AOSP (Android Open Source Project), где нет возможности использовать сервисы Google (в том числе Firebase).

Пользователи (СМР). Параметр «Сервис push-уведомлений для устройства».
Изображение предоставлено ГК «ЭОС»

Назначайте нескольких помощников

В профиле на СМР пользователю теперь доступно назначение нескольких помощников, один из которых может быть выбран в качестве «главного».

Профиль пользователя (СМР). Блок «Работа с помощником».
Изображение предоставлено ГК «ЭОС»

Синхронизируйте визирование между устройствами

Если пользователь работает в EOSmobile одновременно с нескольких устройств, например, с телефона и планшета, для него крайне важно видеть актуальные данные и состояния визы на обоих устройствах. Теперь метка «виза» синхронизируется между всеми устройствами пользователя.

С полным перечнем и подробным описанием нововведений EOSmobile 4.12 можно ознакомиться в инструкции, приведенной в разделе технической документации на сайте ЭОС.