Цифровые роботы в импортозамещении

Цифровой робот – какой он?

Сегодня термин RPA (англ. Robotic process automation, роботизация бизнес-процессов) – уже довольно хорошо известен. Возможно, что при слове «роботизация» у некоторых читателей возникли ассоциации с железными манипуляторами. Но нет, роботы, о которых мы будем говорить, – цифровые. RPA – это программа, которая выполняет различные операции вместо сотрудника – например, формирование отчетов, сверку документов, анализ данных о работоспособности оборудования.

Руководитель направления RPA РДТЕХ Дарья Харитонова

Цифровой робот, по сути, имитирует действия пользователя, тем самым избавляя его от необходимости вручную выполнять какие-либо скучные рутинные процессы. Роботы умеют работать с сайтами, приложениями, папками, документами, файлами.

Где применяются цифровые роботы?

Спектр применения цифровых роботов очень широк. Внедрять их можно в различных отделах: финансах, бухгалтерии, кадрах, логистике, продажах. Роботизировать можно любой процесс, если он подчиняется набору формализованных правил, не имеет большого количества исключений и может быть разбит на последовательность более простых подпроцессов.

Зачем нужен цифровой робот?

Ключевое слово здесь – экономия. Робот выполняет рутинные операции в 10-20 раз быстрее «живых» сотрудников и может заменить до 8 человек. Ему не нужно отдельного рабочего места, он может существовать на рабочей машине или сервере параллельно с пользователем. Конечно же, ему не нужны зарплата и соцпакет, он не ходит на обед, в отпуск и на больничный, а инвестиции в него обычно окупаются за 6-8 месяцев.

К тому же робот не подвержен ошибкам, связанным с усталостью, невнимательностью. Передав рутинные действия роботу, сотрудники не устают, не выгорают от рутины и в целом работают более эффективно.

RPA и импортозамещение

А теперь обратимся к вопросу импортозамещения. Миграция с иностранного ПО на отечественное зачастую пугает не столько техническими трудностями, сколько своей трудоемкостью. Например, перенос большого объема данных из одной информационной системы в другую – это воплощение того самого рутинного процесса, долгого и скучного, за который мало кто хочет браться. Будет мудрым решением отдать этот процесс на откуп роботу! Здесь могут быть различные варианты: самый простой робот перенесет данные такими, какие они есть, но можно обучить робота, чтобы он «понимал» свои действия, просматривал данные, обрабатывал их, наводил в них порядок.

Второй момент связан с тем, что ПО отличается не только функционалом, но и интерфейсами. Многие пользователи, особенно старшего возраста, не любят переучиваться работе в новом ПО, соответственно, импортозамещение дается им нелегко. Здесь тоже можно воспользоваться помощью робота: он возьмет на себя недостающий функционал, поможет компенсировать разницу в интерфейсе либо будет полностью вести работу в новой системе.

Чем роботизация лучше классической автоматизации?

Этот вопрос клиенты очень часто задают, когда впервые слышат о роботизации. Отвечаю: роботизация лучше с точки зрения спектра применений. Если мы проводим классическую автоматизацию, и у приложения открыт API, мы можем настроить инструменты под себя. Но в большинстве десктопных приложений такой возможности нет. Робот выигрывает за счет того, что он работает с приложением как обычный пользователь, заходить в код ему не требуется.

Кроме того, автоматизация зачастую затрагивает только одно приложение, а с помощью робота мы можем выстраивать длинные цепочки действий. К примеру, у «1С» есть штатный инструмент для проведения сверок. Но он работает только в «1С» и требует большой доли вовлеченности пользователя, которому приходится вручную загружать собственные акты и акты от контрагента, запускать проверку, контролировать, чтобы она отработала должным образом, в случае обнаружения расхождений сообщать об этом контрагенту. Если же мы передадим эту операцию роботу, он сам возьмет все акты из почты и «1С», сам проведет сверку, сам создаст протокол разногласий и отправит его бухгалтерам.

Еще один важный момент: в отличие от автоматизации, роботизация оставляет процессы компании как они есть, что опять же легче для пользователей, которые не хотят переучиваться работе в новой системе.

Что предлагает РДТЕХ в сфере RPA

В сфере RPA мы можем предложить буквально все. Мы выполняем полный цикл внедрения цифровых роботов. Он начинается с предварительного анализа, по результатам которого мы получаем рекомендации, какие участки лучше роботизировать и на какой платформе. Мы разрабатываем робота сперва на тестовой версии платформы, затем оставляем робота у заказчика на постоянной лицензии. В дальнейшем оказываем сопровождение, в ходе которого можем помочь клиенту построить собственный центр компетенций, то есть обучить его сотрудников настраивать существующих роботов и писать новых. Говоря о сотрудниках, я подразумеваю не столько ИТ-специалистов, сколько владельцев процессов, таких как бухгалтеры, кадровики, логисты. Лучше них никто не знает, где «прячется» рутина и какие процессы можно передать роботу. Такой вариант особенно хорош для крупных компаний, у которых много сотрудников.

Возвращаясь к вопросу импортозамещения, могу добавить, что РДТЕХ работает с крупнейшими российскими разработчиками RPA-платформ, которые по функционалу и надежности не уступают зарубежным аналогам, а в некоторых моментах (таких как, например, распознавание сложных документов в русском языке) и вовсе превосходят их. Поэтому наших клиентов уход иностранных компаний с российского рынка не затронул. Тем же, кто уже использует у себя RPA-платформу иностранного вендора, мы можем помочь без потерь перейти на отечественное ПО.

Кейс из опыта РДТЕХ

Некоторое время назад мы столкнулись со следующей проблемой. Многие партнеры по разным причинам присылают нам документы на бумаге. В какой-то момент документов стало столько, что наша секретарь перестала справляться с их обработкой. Казалось, что самое простое и логичное решение – нанять второго секретаря. Но мы решили пойти другим путем и, чтобы не быть «сапожниками без сапог», внедрить у себя то, что предлагаем нашим заказчикам.

Мы написали цифрового робота, который распознает документы и в соответствии с заданными алгоритмами их обрабатывает, а потом разносит их в информационной системе по ответственным сотрудникам или в архив. Стоимость разработки встала нам, условно, в зарплату секретаря за 6 месяцев. К настоящему моменту робот себя окупил и продолжает трудиться на нас безвозмездно.

Кроме прямой экономии мы получили еще и косвенную. От всего сложного процесса обработки документации нашему первому секретарю осталось одно – положить пачку документов в сканер. Благодаря этому у нее освободилась изрядная доля рабочего времени, и она смогла взять на себя дополнительные обязанности, что тоже очень позитивно влияет на нашу эффективность.

Автор: Дарья Харитонова, руководитель направления RPA компании РДТЕХ