Roll-out проекты: тиражирование бизнес-приложений Oracle в российских представительствах транснациональных корпораций, опыт Группы «Борлас»

Что такое Roll-out проект?

В мировой практике адаптацию глобальной информационной системы к требованиям новой локальной площадки с сохранением основных архитектурных и технических решений, согласованных для всех стран присутствия, принято называть «Roll-out проектом» или «проектом тиражирования».

«Борлас» реализовал более 30 масштабных проектов в российских представительствах глобальных компаний из США, Германии, Японии, Польши и др.

Мы четко понимаем, с чем столкнется Roll-out команда, и помогаем сократить затраты, риски подобных проектов за счет экспертизы наших консультантов, а также наработанных локализационных решений, успешно встраиваемых в глобальные ERP-системы.

Заместитель генерального директора ООО «Борлас» Расиль Тухбатов

Какие основные вызовы в реализации Roll-out проектов в странах СНГ можно отметить?

Сложности и риски разворачивания Roll-out проекта можно сгруппировать следующим образом:

• Взаимодействие глобальных и локальных команд;
• Функциональные локальные требования, прежде всего законодательные: первичные документы, налоговый учет, финансовая и налоговая отчетность по локальным требованиям;
• Ограничение архитектуры глобальной системы.

Неужели в современных транснациональных компаниях есть проблемы во взаимодействии?

В современном мире главным языком межнационального общения является английский язык. Это язык деловых переговоров, технической документации и стандартов, поэтому в проектах он также является основным для коммуникаций.

На нашем рынке труда существуют большой дефицит специалистов, одновременно хорошо владеющих своей предметной областью и английским языком – к примеру, довольно сложно найти англоговорящего бухгалтера.

Во многих проектах, в российских офисах, на уровне рядовых пользователей мы сталкиваемся с недостаточной степенью владения английским языком. Четкое понимание предметных и технических терминов, которое требуется при внедрении больших информационных систем -  вообще редкость. Несмотря на то, что знание английского языка стало стандартом для многих компаний, отсутствие постоянной, систематической практики, коммуникации на иностранном языке, создает определенные трудности в проведении полноценного взаимодействия в глобальной команде. Представители штаб-квартиры или их партнеры, отвечающие за целостность проекта на всех площадках, не всегда в достаточной мере владеют качественными навыками взаимодействия с различными локальными командами. Часто центральным звеном знаний о том, КТО, КАК и ЧТО должен делать, являются наши консультанты.

Резюмируя вышесказанное, можно сказать, что успех проекта во многом зависит от:

• Правильного комплектования команды на всех уровнях;
• Проведения интенсивного обучения проектной команды на начальном этапе и, при необходимости, на всех последующих.

Все консультанты, которые фокусируются на Roll-out проектах «Борлас», владеют английским языком, для чего у нас в компании организованы курсы английского языка с упором на бизнес-коммуникации. Это позволяет нашей команде стать эффективным связующим звеном между глобальной командой и локальными ИТ и бизнес-пользователями.

С языком проектного общения разобрались. Теперь всё пойдет гладко?

Англоговорящая команда – это необходимое, но недостаточное условие для реализации эффективной коммуникации.

Roll-out проект всегда порождает сложную организационную структуру взаимодействия глобальных команд, несущих ответственность за многообразные функциональные области, и еще большее количество локальных команд, несущих свою ответственность за реализацию функциональности в различных регионах и странах. Многие требования носят интеграционный характер, для их выполнения необходима четкая координация работы и понимание специфики требований различных регионов. Естественна тенденция каждой команды - не брать на себя «чужих задач». Но описание границ реальных бизнес-ситуаций часто бывает расплывчатым, поэтому попытка найти субъекта ответственности, команду или человека, который четко может сказать: «да этот вопрос в моей компетенции, я отвечаю за него», превращается в бесконечный «пинг-понг» запроса.

Что необходимо делать, чтобы этого избежать? Как уйти от заорганизованности?

Четко прописанный устав проекта или RACI-матрица - самый правильный выход из вышеописанной ситуации. Корпорация Oracle предоставляет весь необходимый перечень методологических подходов и шаблонов документов для внедрения бизнес-приложений Oracle, которым мы стараемся следовать с учетом локальных особенностей. В том числе - готовый набор организационных проектных документов, который позволяет определить рамки ответственности каждой команды и однозначно понимаемые процедуры распределения пограничной ответственности. К примеру, в одном из наших крупных «облачных» roll-out проектов в международной торговой сети, внедрением SaaS-приложений Oracle занимались 8 команд, но при этом система была запущена в промышленную эксплуатацию в плановые сроки, в том числе за счет четкой организации взаимодействия различных групп заказчика и исполнителей.

А где взять в команду специалистов, которые понимают бизнес-процессы, подпадающие под автоматизацию?

Современный бизнес – это непрерывная и, зачастую, быстро меняющаяся деятельность, требующая определенного качества ресурсов. В наше время каждый предприниматель хорошо понимает, что основной ресурс - это кадры. Участие в реализации проекта специалистов высокого уровня также являются ключевым условием успеха, однако заказчику довольно часто приходится сталкиваться с объективной невозможностью выделения достаточного объема времени таких сотрудников.

Но, если в работе участвуют не все владельцы процессов, или команда не способна сформировать четкие требования к будущей системе, то все, что вложено в бюджет проекта, можно сразу списывать на убытки. Разрешимо ли это противоречие?

Наш опыт показывает, что – да, если:

• Топ менеджмент российского филиала понимает, что внедрение необходимо, и готов пойти на риски, связанные с отвлечением ключевых специалистов от производственной деятельности.
• Данное понимание четко оговорено и зафиксировано в матрице ответственности RACI, а также сформирован согласованный план проекта, где однозначно прописано, какой ключевой пользователь что делает и сколько времени обязан уделить проекту.

Подойдут ли типовые процессы, принятые во многих странах, компаниям в юрисдикциях стран СНГ?

Опыт наших заказчиков говорит нам о том, что:

• 60 % требований обычно закрывается стандартной функциональностью мировых разработчиков ERP-систем, каковым является корпорация Oracle (и подходит для всех юрисдикций);
• 20 % - это особенности конкретного заказчика;
• и, как правило, 20 % - это требования локального характера, сконцентрированные в основном в учетном блоке. К примеру, по РСБУ и налоговому учету в России.

Что нужно в первую очередь, чтобы запустить систему в России?

Для старта выполнения бизнес-операций в единой для всех стран системе необходимо в первую очередь решить вопросы предоставления печатных и XML-документов внешним контрагентам. С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Вместе с тем, обязательными к применению продолжают оставаться формы документов:

• используемых в качестве первичных учетных документов;
• установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Сбор пакета первичной документации остается одним из основных болезненных мест проекта тиражирования. Огромное подспорье оказывает российская локализация, но на каждом проекте возникает значимое количество дополнительных специфических требований, что перерастает в большой объём работ как по доработке существующих форм, так и разработке новых.

Обычно требуется адаптировать около 100 первичных документов и отчетов для удовлетворения требований ведения бизнеса в Российской Федерации, часть из которых необходимо доработать с учетом архитектуры глобальной системы. И здесь мы стараемся предложить заказчику гибкие решения, которые позволяют с низкой стоимостью поддерживать решения в будущем при изменении бизнес-процессов или требований к отчетности.

При анализе мы заранее продумываем полный жизненный цикл первичного документа вплоть до отражения в бухгалтерской и налоговой отчетности. И набор таких проектных решений выработан максимально полный, так как мы сами являемся вендором модуля отчетности для бизнес-приложений Oracle – подсистемы Borlas Accounting Reporting System - BARS.

Если мы начали работать, то после первого же календарного квартала нам надо сдать отчетность по НДС. С этим строго. Как здесь быть?

Учет НДС на Roll-out проектах реализуется в Oracle e-Business Suite на базе стандартной функциональности, поставляемой в составе российской локализации (Localizations for Financials «VAT accounting and reporting»). Но ряд вопросов был решен нами с использованием собственного продукта BARS. Некоторые формы обязательных отчётов и отчётов для выверки созданы нами с использованием функциональности Oracle Business Intelligence.

Нужно правильно настраивать налоговые политики и коды налогов. В OeBS настраивается своя налоговая политика для каждой юрисдикции. Понятно, что для России должна быть создана новая юрисдикция и новая налоговая политика. Также должны быть настроены новые налоговые коды и налоговые счета, поскольку российский план счетов существенно отличается от западного плана счетов.

Еще одной спецификой, используемой в России, являются целевые коды НДС, редко используемые в западных компаниях. Поэтому, кроме того, что данная особенность требует настройки дополнительной системы кодов, приходится дополнительно объяснять западным коллегам методику их применения. Для удобства анализа, входящего НДС, обычно создается несколько 19-х отдельных бухгалтерских счетов для целей РСБУ в разрезе кода налога. Эти технические особенности необходимо учесть при формировании соответствия счетов российского плана счетов на корпоративный план счетов.

А остальные налоги?

В процессе реализации Roll-out проектов наша компания нашла оптимальное решение по выполнению требований российского налогового учета, ядром которого является подход к формированию налога на прибыль в соответствии с ПБУ18. Используя специальный налоговый сегмент в российском плане счетов и некоторые дополнительные настройки в учетных модулях, мы решаем следующие задачи:

• Налоговый учет Основных Средств:
  • Учет основных средств с применением амортизационной премии.
  • Учет основных средств с применением разных методов начисления амортизации.
  • Учет основных средств с разным сроком эксплуатации в БУ и НУ.
  • Учет основных средств с разной первоначальной стоимостью в БУ и НУ.
  • Модернизация основных средств.
  • Налоговый учет производственных расходов:
    • Разница в классификации производственных расходов в БУ и НУ.
    • Разница в методах формирования себестоимости продукции в БУ и НУ.
  • Налоговый учет косвенных расходов.
  • Налоговый учет нормируемых расходов:
    • Расходы по договорам страхования.
    • Представительские расходы.
    • Расходы на рекламу.
  • Налоговый учет кредитов и займов:
    • Проценты по кредитам и займам в пределах нормы.
    • Проценты по кредитам и займам сверх нормы.

Наша многофункциональная разработка BARS включает в себя генератор отчетов. В качестве основного источника информации генератор отчетов использует базу учетных данных Oracle SubLedgerAccounting.

Посредством системы гибко настраиваемых классификаторов, без создания нового кода разработчиком, пользователь может создавать финансовые отчеты любой сложности. На базе этой функциональности нами разработаны универсальные решения для формирования следующей налоговой отчетности:

• Налоговые регистры с расшифровкой до документа.
• Декларация по налогу на прибыль.
• Декларация по НДС с возможностью детализации до документа.
• Декларации по НДС - печатная форма.
• Декларация по НДС - электронный вид в XML-формате.
• Расчет налога на транспорт.
• Расчёт земельного налога.
• Расчет по налогу на имущество.

Данные отчетные форматы готовы для использования и существенно сократят сроки Roll-out проекта.

Где же взять локализацию для бизнес-приложений Oracle?

Заказчик корпорации Oracle может обратиться в «Борлас» за локализацией по адресу https://borlas.ru/cle.html. Патчи по локализации будут предоставлены без дополнительной оплаты при подтверждении действующего договора технической поддержки с корпорацией Oracle. Данный договор не обязательно должен быть заключен через «Борлас» как официального партнера первой линии поддержки Oracle.

А можно ли российскому представительству рассчитывать на переход к налоговому мониторингу после внедрения бизнес-приложений Oracle?

Да, безусловно. Наличие хранилища учетных данных по российским стандартам налогового учета, которое наполняется настройкой функциональности бизнес-приложений Oracle, позволяет выходить с предложением в налоговую инспекцию для перехода на режим налогового мониторинга.

Как развивать и поддерживать систему в глобальной архитектуре?

Необходимо уделить внимание такому сложному вопросу, как поддержка российской версии в единой архитектуре глобальной системы для всех стран.

Деятельность по поддержке можно разделить на следующие направления:

• функциональная поддержка;
• техническая поддержка;
• поддержка по изменениям бизнес-процессов и законодательства.

Для нормального функционирования локальной системы особенно важно своевременно вносить необходимые изменения, в соответствии с меняющимися требованиями государственных органов к правилам учета и формирования отчетности. Безусловно, любые изменения в функциональности должны быть согласованы на уровне глобальной команды и, в идеальном случае, включены в глобальные пакеты российской локализации. Но такой процесс требует продолжительных сроков реализации, что далеко не всегда удовлетворяет требованиям бизнеса.

С нашей точки зрения, правильно построенная конфигурация Центра Компетенции в РФ позволяет значительно сократить сроки разработки, минимизировать большинство рисков несогласования.

Центр компетенции - это сервисная структура, реализующая функции обеспечения бесперебойного функционирования локальной информационной системы в условиях возможных изменений и развития всей глобальной системы. В работе центра компетенции обязательно должны принимать активное участие представители глобальной команды: глобальные ключевые пользователи и глобальные системные администраторы - люди, отвечающие за единую функциональную и техническую архитектуру на всех площадках. Ядром центра компетенции является представительная команда локальных ключевых пользователей, они - держатели требований бизнеса и целей развития. Рабочим «движком» центра компетенции являются локальные внутренние или внешние консультанты и разработчики, специалисты, знающие, каким образом можно реализовать требования, и оперативно решающие вопросы технических сбоев и ошибок в программном обеспечении.

Численность команды в центре компетенции сильно зависит от масштаба деятельности заказчика. Довольно часто такую функцию отдают полностью на аутсорсинг. Мы, как ведущий партнер Oracle в странах СНГ, оказываем такие услуги. При этом от заказчика работает только бизнес-команда, все остальные вопросы функциональной поддержки, развития и взаимодействия с глобальной командой полностью переданы команде «Борлас».

Как показывает наш опыт, если работа такой команды строго регламентирована и отлажена, то самые сложные задачи решаются в кратчайшее сроки. Например, типовой цикл установки изменений после передачи патча (набора изменяемых объектов OeBS) с прохождением всех регламентированных шагов - тестированием глобальной командой, тестированием локальной командой, установкой на продуктивный инстанс - занимает не более месяца.

Мы всегда готовы оказать нашим заказчикам полный спектр услуг: как по внедрению бизнес-приложений Oracle, так и сопровождению ИТ-систем. Число наших заказчиков увеличивается c каждым годом, а качество наших услуг находит отражение в рейтингах: к примеру, мы входим в семерку крупнейших консалтинговых групп России по версии RAEX-аналитика. Поэтому, если будет потребность в сервисах Oracle, можно смело обратиться за советом к консультантам «Борлас».

Спасибо!

Автор: заместитель генерального директора ООО «Борлас» Расиль Тухбатов