Получит ли предприятие по завершении проекта автоматизации ожидаемые материальные и нематериальные выгоды? Ответ на этот вопрос во многом зависит от того, насколько правильными окажутся решения, принятые в ходе подготовки и реализации проекта.
В данной статье мы рассмотрим такой важный вопрос, как автоматизация нескольких видов учета, существующих в организации, так как правильный выбор архитектуры и методологии организации нескольких видов учета, предопределяет результат проекта автоматизации в целом.
Практические все компании в России вынуждены вести несколько видов учета. Как правило, это:
- УУ – управленческий учет, который ведется в соответствии с требованиями акционеров, собственников и менеджмента компании
- МСФО - учет в соответствии с требования международных стандартов учета и отчетности.
- РСБУ - бухгалтерский учет, который осуществляется в соответствии с РСБУ (Российские стандарты бухгалтерского учёта, закрепляющие требования российского законодательства о бухгалтерском учете)
- НУ - налоговый учет, осуществляется в соответствии с налоговым законодательством
Одно из ключевых решений, которые необходимо принять финансистам, бухгалтерам и ИТ-специалистам промышленного предприятия: определить, как именно будут реализованы в ERP-системе различные виды учета. Очевидно, что более прозрачно и менее трудоемко, когда учеты максимально интегрированы, важно только правильно выбрать возможную степень их интеграции.
Сходства и различия видов учета
Принципы и правила различных видов учета обладают как сходными чертами, так и существенными различиями (расхождениями). На основе анализа этих сходных черт и различий необходимо принять решение: вести ли каждый учет раздельно или возможно определенная степень интеграции, вплоть до ведения единого учета, который позволит получить все виды отчетности сразу.
Для принятия решения важно понимать природу и причину возникающих расхождений между различными видами учета, и оценивать возможности по их сближению.
Говоря о причинах, которые приводят к отличиям в различных видах учета, прежде всего, хочется отметить, что учеты отличает разная степень оперативности. Если управленческий учет (далее – УУ) всегда востребован в режиме, максимально приближенному к онлайн, то РСБУ и НУ (налоговый учет) выполняются в соответствии с требованиями законодательства, которые требуют предоставления отчетности в сроки, далекие от оперативных. Что касается МСФО, то, как правило, в этом виде учета устанавливаются более жесткие сроки предоставления отчетности, чем в РСБУ, но они все-равно могут запаздывать по сравнению с требованиями УУ. Важно понимать, что в погоне за оперативностью в управленческом учете, потребители информации готовы на определенные жертвы в отношении качества, которые не допустимы стандартами РСБУ, МСФО и тем более НУ.
Следующим фундаментальным отличием различных видов учета являются принципы отражения операций, которые прописываются в стандартах учета, в учетной политике и т.п. У каждого вида учета они могут быть свои, например, разная классификация и правила признания доходов и расходов, разные методы и сроки амортизации для одних и тех же группы основных средств, правила формирования резервов и т.п., разные правила раскрытия формирования отчетности.
Разные виды учета зачастую отличает разная степень детализации: УУ детализируется в соответствии с потребностями бизнеса, как правило, это максимальная детализация, РСБУ и НУ – в соответствии с требованиями законодательства, а МСФО – в соответствии с требованиями международных стандартов отчетности. В каждом конкретном случаи степень этих различий может существенным образом варьироваться.
Различия в принципах и стандартах УУ, РСБУ, НУ и МСФО иногда представляются непреодолимой преградой для их интеграции, поэтому компании нередко принимают решение вести все или часть данных видов учета в ERP-системе раздельно (в разных базах). Это ведет к повышенной трудоемкости и слабой сопоставимости, а иногда и к очевидным нестыковкам и разрывам. Мы рекомендуем тщательно подходить к выбору того, как будут организованы разные виды учета, и постараться выявить возможности для сближения, путем анализа причин и характера расхождений.
Каждый из видов учета, по сути, является интерпретацией одних и тех же фактов хозяйственной деятельности. Соответственно, они могут быть получены на основании единожды внесенных в ERP-систему данных о фактах хозяйственной деятельности, поэтому важно зарегистрировать эти факты таким образом, чтобы они удовлетворяли требованиям различных видов учета. В рамках проекта по автоматизации финансового учета в промышленных компаниях и холдингах мы стараемся помочь клиенту найти способы сближения различных видов учета, а также даем рекомендации по необходимой детализации операций, при этом данную работу эффективно проводить совместно с методологами учета со стороны Заказчика или с привлечением внешних аудиторов.
Сейчас РСБУ по многим параметрам можно приближать к управленческому учету и международному учету, например, для оперативной регистрации информации законодательством разрешено вести учет неотфактурованных поставок, выполняя проводки в РСБУ по факту получения материальных ценностей или оказания услуги, а не по фату получения подтверждающих документов. На практике многие компании стараются управленческий учет вести по стандартам практически тождественным стандартам МСФО, а РСБУ максимально приближают к стандартам МСФО, там, где это не противоречит законодательству. Чем больше сближаются разные виды учета – тем проще их вести, тем меньше понадобится трудозатрат на выполнение учетных операций и составления отчетности. При этом с точки зрения автоматизации, проще всего вести разные виды учета в отдельных базах, чем пытаться автоматизировать несколько видов учета в одной.
Принципы разделения и объединения нескольких видов учета
С точки зрения сопоставимости и прозрачности, максимально сближенные виды учета лучше реализовать на основе единой базы данных. Но на практике этот подход не всегда целесообразен. Поэтому компании предстоит выбрать один из трех вариантов:
- каждый учет - своя база;
- все виды учета в одной базе;
- комбинированный подход – группировка учетов в нескольких базах.
Принимая окончательное решение необходимо проанализировать специфику корпоративных учетных политик по каждому виду учета, риски, связанные с действиями регулирующих органов или аудиторов, если они получат доступ ко всем видам учета в компании, возможности по устранению различий между учетами, возможности используемого ПО и затраты по его доработке.
Подход «Каждый учет - своя база» предполагает создание отдельных баз данных для каждого вида учета. Это максимально снижает риски утраты контроля над конфиденциальной информацией. Например, в случае, если корпоративные правила предприятия предписывают вести управленческую отчетность отдельно от бухгалтерии, только физическое разнесение данных позволит полностью исключить доступ к определенной информации лиц, которым она не предназначается, например, если потребуется предоставить доступ к серверу базы данных.
Другое достоинство состоит в том, что в отдельных базах для каждого из видов учета все данные изначально подготавливаются с нужной степенью детализации и в соответствии с корпоративными правилами.
К недостаткам следует отнести крайне высокую трудоемкость отражения одного факта хозяйственной деятельности в нескольких базах одновременно. Кроме того, крайне сложно в последствии сопоставлять и объяснять различия между различными видами учета. В нашей практике работы с производственно-торговыми холдингами, как минимум, бухгалтерский и налоговый учет ведется в одной базе данных.
Комбинированный подход целесообразно применять, если среди учетов, которые ведет предприятие, можно выделить те, которые допустимо вести в одной базе. Например, в конкретной компании в силу особенностей управленческого и бухгалтерского учета возможно их ведение в одной базе данных, а МСФО учет в силу существенности различий и принятой методики формирования отчетности может формироваться в другой. При этом данные в базу МСФО учета могут транслироваться по определенным правилам из базы управленческого и бухгалтерского учета. В рамках операции трансляции может происходить перенос операций на другой план счетов, на другие аналитические признаки, а также возможна настройка правил исключения операций. В рамках трансляции также важно правильным образом отбирать операции с учетом даты документа, даты создания транслируемой операции, даты трансляции, для корректного определения даты транслированной операции, с целью ее корректного отражения в МСФО отчетности. Операция трансляции поддерживается стандартной функциональностью Microsoft Dynamics AX, тем не менее, на практике для получения из системы МСФО путем трансляции требуется определенные расширения и дополнения функциональности.
Для формирования отчетности из разных баз в Microsoft Dynamics AX имеются стандартные средства формирования отчетности, позволяющие формировать правила формирования отчетности, путем мэппинга ячеек отчетности на счета и финансовые аналитики плана счетов, что позволяет собирать любые регулярные отчеты.
Комбинированный подход чаще всего применяется на практике. Отметим, что при его реализации необходимо особенно тщательно продумать порядок взаимодействия нескольких баз данных, чтобы по возможности обеспечить связь справочников и операций, что позволит уменьшить трудоемкость учета и анализа.
Реализация всех видов учета в одной базе позволяет максимально снизить трудоемкость учетных процессов и добиться их максимальной прозрачности: документ вводится один раз и разносится по разным книгам учета. Такая организация учета сложна с методологический и технической точки зрения, кроме того, требует решения вопросов с предоставлением заинтересованным сторонам доступ к соответствующему виду учета.
Если предприятие стремится к реализации всех видов учета в единой базе, необходимо тщательно продумать организацию основных финансовых разрезов (счетов и аналитик), на основании которых формируется отчетность. При этом ключевым вопросом является организация плана счетов. На практике встречается два варианта:
- Единый план счетов, в котором с помощью кодировки или специальных признаков выделяются счета, которые будут применяться для всех видах учета, а также счета, которые будут использоваться только в отдельных видах учета. Например, счета с признаком Н_ будут использованы только в налоговом учете.
- Ведение разных планов счетов для разных видов учета. Это позволяет предоставлять аудиторам и другим заинтересованным лицам журналы операции без дополнительной конвертации в необходимом плане счетов. В этом случае каждая операция настраивается в системе таким образом, чтобы обеспечить возможность ее разнесения на разные счета в каждом виде учета. Отметим, что для реализации этого варианта в стандартной версии Microsoft Dynamics AX существуют некоторые технологические ограничения: например, по заказу на закупку нельзя одновременно создавать проводки для нескольких учетов на разные планы счетов. Тем не менее, у нас есть решения, если клиент выбирает этот вариант реализации.
Компании часто задаются вопросом можно ли реализовать в одной базе управленческий и бухгалтерский учет? Ответ на этот вопрос зависит от модели учета конкретной компании. Если расхождения между учетными принципами существенны и не подлежат сближению, могут потребоваться слишком сложные технические решения для ведения их в одной базе данных. Если же расхождения незначительны или их можно ликвидировать, то проблем с ведением управленческого и бухгалтерского в одной базе не возникает.
Ведение нескольких учетов в одной базе будет сопряжено с рядом проблем. В первую очередь, необходимо будет решить проблему разных дат признания операции. Основная проблема с датами признания возникает при отражении в учете документов, поступающих извне (актов выполненных работ и т.п.). Как правило, бухгалтерия отражает данные операции по факту поступления документов, в то время как специалисты управленческого учета стремятся отразить операцию по факту ее совершения. Существуют различные пути решения данной проблемы, наиболее правильный на наш взгляд – это внедрение в учетные принципы бухгалтерского учета конкретного предприятия неотфактурованных поставок. Использование последних позволяет проводить учет в бухгалтерском учете по факту поступления материалов, оказания услуг, а не по факту поступления документов. В случаи, если использование неотфактурованных поставок, по каким-то причинам невозможно, существуют другие технические и методологические решения, которые позволяет преодолевать данную проблему.
Следующая серьезная проблема – это разная классификация операции в различных видах учета по одному и тому же аналитическому срезу, например, по статье затрат. Например, в бухгалтерском учете конкретная операция может классифицироваться как расход текущего периода, так как этого требуют стандарты бухгалтерского учета, а в управленческом капитализироваться. В результате возникает проблема корректного кодирования операции. Теперь эта проблема решается достаточно просто: функциональность Microsoft Dynamics AX 2012 позволяет использовать столько срезов аналитики, сколько необходимо. Также в рамках нестандартной функциональности, при использовании разных планов счетов, для разных видов учета, реализуется возможность подставлять разные значения в аналитические срезы.
Следующая сложность возникает в процессе формирования отчетов и оборотных ведомостей из данных единой базы. В одной базе выполняется множество проводок по счетам, предназначенных для различных видов учета, поэтому при формировании оборотной ведомости в нее по умолчанию попадают данные всех видов учета, что требует от пользователя применения сложных фильтров и правил. Стандартная функциональность Microsoft Dynamics AX и решения TOPS Consulting позволяют преодолевать данные сложности, в частности, для этого может быть использовано разделение данных по слоям учета, применением преднастроенных шаблонов оборотных ведомостей и т.п.
Если выбран вариант реализации всех видов учета в одной базе, предприятию предстоит решить вопрос с правами доступа пользователей, в том числе внешних, к данным, находящимся в единой базе. Для этих целей используются гибкие инструменты настройки прав доступа в Microsoft Dynamics AX. Например, для того, чтобы корректировки, которые вносятся при формировании МСФО, не попадали к сотрудникам, ведущим операции РСБУ. Система позволяет настраивать права так, чтобы скрывать по определенным параметрам определенные операции.
Отдельно хочется выделить, что в учетной системе надо организовать работу сотрудника так, чтобы он без ошибок разносил документ по каждому из видов учета, осуществляя его правильную кодировку. Этот вопрос надо продумать заранее, так как от него зависит успех реализованной модели.
Назад, в будущее
Вернемся к исходной точке: к моменту, когда менеджмент предприятия только осознал необходимость автоматизации финансового учета, у консультантов, постоянно занимающихся данной задачей, уже накоплены огромные знания и опыт в решении этой задачи, не только с технической, но и с методологической точки зрения, что позволяет принимать зарекомендовавшие, проверенные решения. Поэтому призываем финансистов и ИТ-специалистов, сталкивающихся со сложными вопросами автоматизации финансового учета, обращаться к профессионалам – это позволит компании достичь желаемого результата максимально быстро и без дополнительных затрат.
