2600 сотрудников МГТС перешли на новую модель документооборота, построенную на технологии IBM для коллективной работы

Руководство МГТС в начале 2012 года приняло решение о построении новой модели документооборота и переходе на передовую автоматизированную систему документационного обеспечения. Со стороны заказчика было сформулировано требование в управлении документами согласно корпоративным стандартам головной компании ОАО «МТС». В группе компаний, куда входит МГТС, таким стандартом служит программный продукт «Логика ECM. СЭД» (б. БОСС-Референт) на платформе IBM Lotus Notes/Domino, который успешно используется в АФК «Система», Башнефти, МТС. Всего в СЭД работает более 25 000 сотрудников.

«Мы получили возможность проводить анализ документооборота, путей перемещения документов между департаментами, что гарантирует высокую исполнительскую дисциплину и прозрачность делопроизводства компании. В системе электронного документооборота сейчас задействовано до 60% делопроизводства компании, и у руководства появилась новая возможность контролировать процессы делопроизводства 30% персонала МГТС. Наши инвестиции в новую систему, по предварительным оценкам, окупятся в течение двух лет», – комментирует  Виктор Дурыгин, директор по развитию и эксплуатации ИТ МГТС.

«СЭД должна быть проста в обслуживании, внедрение такой системы должно приводить к повышению прозрачности бизнеса, помогать в принятии решений, с ней должно быть легко работать изо дня в день. Идеальная СЭД – это система,  позволяющая соответствовать текущим и будущим задачам заказчика. СЭД на платформе IBM Lotus Notes/Domino позволяет развивать планы по дальнейшей оптимизации процессов документооборота, избегая обременительных инвестиций», – комментирует Дмитрий Лактионов, руководитель направления по продажам ECM-решений, IBM в России и СНГ.

Старт проекту был дан в феврале 2011 года, на реализацию было отведено три месяца. Перед ИТ-службой МГТС были поставлены следующие задачи:

·             сокращение затрат на поддержку новой СЭД

·             разработка новых регламентов в соответствии с корпоративной системой управления ОАО «МТС»

·             снятие функциональных ограничений по развитию системы

·             внедрение системы архивации данных

·             миграция данных из прежней системы в новую СЭД

В результате проекта СЭД создано 2600 автоматизированных рабочих мест по технологии веб-клиента, применена виртуализация на базе VMware, организована работа в кластере, за счет чего удалось существенно сократить расходы на обеспечение функционирования СЭД и техническую поддержку многочисленных пользователей. Проект выполнен силами партнера IBM – компании «Логика бизнеса 2.0» и ИТ-специалистами МГТС.