Документооборот и бюджетирование в одном

Одним из лучших системных решений, обеспечивающих комплексную автоматизацию документооборота, является программа bb workspace, разработанная отечественной компанией «Дабл Би». Важными преимуществами этого программного продукта являются:

• универсальность, позволяющая использовать программу практически в любой коммерческой или некоммерческой организации;
• комплексность, обеспечивающая гармоничную интеграцию системы документооборота и системы бюджетирования в единое информационное пространство.

Основные инструменты интеграции документооборота

В основу комплексности системы bb workspace положена STP-технология, обеспечивающая сквозную обработку информации. Программный продукт является ECM-системой, обеспечивающей поддержку полного жизненного цикла управления документами от момента их создания и регистрации до архивирования в отдельную базу данных, созданную для конкретного календарного года.

Изюминкой программы стало наличие нескольких органично взаимосвязанных слоёв, обеспечивающих комплексную обработку различных видов управленческой информации (организационной, финансовой, кадровой и т.п.). Так, например, эффективная работа с электронным документооборотом реализуется посредством визуального слоя bb docflow, предназначенного для создания, редактирования, подписания, удаления задач и документов различных типов. В то же время, для выполнения основных заданий по контролю за исполнением бюджета и ведением финансового документооборота в виде лимитов и заявок предназначен слой bb budget.

Такой подход позволяет сбалансировать оперативное управление информацией, поэтому значимость и содержание bb workspace намного превосходят обычные системы электронного документооборота и выборочную («лоскутную») автоматизацию.

Преимущества использования сквозных технологий документооборота

Благодаря взаимосвязанности отдельных визуальных слоёв программы bb workspace её пользователям доступен ряд важных преимуществ:

• Возможность обработки информации без повторного ввода. Поскольку автоматизируемые области документооборота гармонично сочетаются в единой СУБД, пользователи программного продукта могут при помощи одного щелчка мыши осуществлять сквозную обработку информации, используя удобную визуализацию любого необходимого слоя.
• Экономия времени. Упрощение доступа к информации, понятная система её хранения и обработки позволяет повысить производительность и сэкономить время, необходимое для работы с документацией. По данным компании-разработчика, использование программы bb workspace обеспечивает в среднем до 2 часов ежедневной экономии времени у каждого сотрудника. К тому же, в состав программного решения бесплатно включен функционал для учёта рабочего времени, позволяющий получить подробную статистику по каждому из видов работ в рамках любой должности.
• Оперативное получение отчётности. Программа позволяет динамично в режиме реального времени отображать документы в разрезе их типов, номенклатуры дел и проектов, структуры организации, статуса обработки документов, клиентов и контрагентов, статуса работы с клиентами и контрагентами, финансовых заявок и лимитов, а также стадий их обработки.
• Простое техническое обслуживание единого решения. Благодаря полной автоматизации всех механизмов установки и обновления программы она нуждается лишь в минимальном участии пользователя, что исключает влияние человеческого фактора. Комплексное решение позволяет избавиться от множества программных продуктов с собственными базами данных и исключает возникновение сложностей, возникающих при обновлении разрозненных систем.
• Понятный интерфейс. Чтобы работать с программой bb workspace, не обязательно быть продвинутым пользователем. Разработчики этой системы электронного документооборота уделили особое внимание созданию пользовательского интерфейса, от эргономики которого зависит удобство использования функций и скорость освоения работы с программой. Фактически даже неискушённый пользователь сможет уже спустя несколько минут после первого знакомства с программой достаточно уверенно ею пользоваться. Кроме того, компания «Дабл Би» создала удобные и понятные видео-ролики для дистанционного обучения работе с СЭД  bb workspace.