ЭОС на DOCFLOW 2015: о мобильных решениях и будущем ЕСМ

В ЭОС отмечают, что последнее время как среди отечественных специалистов, так и среди их зарубежных коллег часто поднимается вопрос о том, насколько перспективен и жизнеспособен подход, связанный с разработкой и внедрением общекорпоративных систем электронного документооборота и управления контентом. Никто, конечно, не сомневается в том, что такие системы и впредь будут разрабатываться и внедряться. Вопрос скорее стоит о том, останется ли это направление магистральным или же постепенно станет нишевым. В докладе Натальи Храмцовской под названием «Есть ли будущее у СЭД ЕСМ-систем?» была дана оценка текущего положения дел в плане применения СЭД и ECM-систем в деловой деятельности и государственном управлении, основных факторов, влияющих на сферу их использования, и перспектив развития и внедрения систем данного типа в России.

К.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС»,
эксперт ИСО Наталья Храмцовская выступает на DOCFLOW-2015

По наблюдениям Натальи Храмцовской, особенности российского рынка СЭД ЕСМ – многоукладость, использование самых различных подходов и технологий – от бумажного делопроизводства до современных методов управления контентом на основе ИКТ, мобильных и облачных вычислений. В то время, как некоторые компании еще только начинают осваивать простые системы, у других задача – интегрирование сложных систем, но и те, и другие осваивают информационные технологии. Причем, при наличии разного уровня освоения ИКТ организациями все еще есть запас «непуганых пользователей». Это означает, что существуют ниши для продуктов различного класса, с различным функционалом.

Большинство внедренных СЭД-систем ориентировано на «конвейерное производство» бумажных и бумагоподобных организационно-распорядительных документов (ОРД): такие СЭД не рассчитаны на то, чтобы применяться в качестве корпоративных хранилищ информации и документов, в них отсутствуют развитые инструменты структуризации, поиска и бизнес-аналитики, не поддерживаются отслеживание сроков хранения, экспертиза ценности, уничтожение и передача на архивное хранение.

В части законодательно-нормативного регулирования даже такие ключевые элементы традиционного документооборота, как печать и подпись, изготовление и заверение копий регламентированы недостаточно четко. Ситуация с регулированием электронных технологий еще более сложная: нет единых требований к оформлению, передаче, хранению, обеспечению долговременной сохранности, экспертизе ценности, уничтожению и передаче на архивное хранение электронных документов. В ряде вопросов действовать приходится на свой страх и риск – и это не обязательно плохо.

По мнению Натальи Храмцовской, роль усиленных электронных подписей (УЭП) раздута. Плюсы этого в том, что достаточно хорошо проработанная законодательно-нормативная база и сложившаяся судебная практика позволяют не думать об обеспечении доверия к документам в СЭД/ЕСМ-системах – лишь бы подписи проверялись. Минусы в том, что УЭП становится источником сложностей, когда нужно обеспечить длительное хранение электронных документов без ущерба для их юридической значимости и доказательной силы.

Наталья Храмцовская обозначила ряд текущих тенденций и их последствия. В частности, очевидно, что организации постепенно уходят от традиционной российской системы документооборота, что лишний раз подтверждает DOCFLOW-2015, и это не может не радовать. Наметился переход от традиционного обмена неструктурированными электронными документами к коллективному использованию баз данных и обмену структурированными документами. Центр тяжести автоматизации смещается с организционнно-распорядительной документации на поддержку основной деловой деятельности. Разработчикам ПО стоит учитывать снижение интереса передовых организаций к решениям, основанным на традициях российского делопроизводства.

Стремительный переход государства и бизнеса на электронные технологии «бросил в объятия» поставщиков массу новых пользователей, которым нужны недорогие решения, автоматизирующие привычную им технологию работы с документами. При этом компании-лидеры становятся заложниками собственного успеха, значительные усилия направляют на обслуживание возникшей вокруг существующих продуктов экосистемы, недостаточное внимание уделяется созданию и продвижению инновационных продуктов.

Сокращение персонала и одновременное увеличение объемов работ заставляют организации автоматизировать свои рутинные процессы, продолжается перевод в электронный вид все большего числа видов документов. Кризисные явления в целом не подрывают интерес к СЭД/ЕСМ-решениям и даже способны стимулировать его, поскольку сотрудники стоят дороже, чем оборудовании и программное обеспечение.

Быстро возрастает роль хранилищ электронных документов и информации, а также инструментов, обеспечивающих их сохранность и эффективное использование, включая бизнес-аналитику и большие данные. Для управления большими объемами информации нужны новые инструменты и масштабируемые решения. Вопрос об интероперабельности СЭД/ЕСМ различных производителей перешел в аналитическую плоскость – как в плане оперативного обмена документами между системами, так и в плане переноса базы документов при переходе на новую систему.

Сложная международная ситуация дает определенное преимущество отечественным разработчикам и собственникам инфраструктуры: повышается интерес ко всему спектру информационной безопасности, среди которых стоит отдельно выделить вопрос защиты персональных данных, а экономические и политические проблемы облегчили для российских производителей конкуренцию с импортными системами.

По мнению Натальи Храмцовской, надежды на то, что корпоративная ЕСМ-система сможет стать единым хранилищем электронных документов организации, не оправдались. Большая часть документов создается и хранится в специализированных системах – бухгалтерского, финансового, складского учета, а также в системах электронной почты, мгновенных сообщений, на корпоративных веб-сайтах. Теоретически можно заставить сотрудников перебрасывать в документные системы всю документированную информацию, но на практике это требует больших затрат, которые не всегда окупаются.

В условиях стремительных технологических, организационных и правовых перемен те, кто не идет вперед, неминуемо откатываются назад, напоминает Наталья Храмцовская. В целом концепция централизованного управления документами организации с использованием одной системы не оправдала ожиданий. Системы нового поколения должны будут стать для пользователя интерфейсом ко всем тем информационным ресурсам, которые необходимы сотрудникам для принятия управленческих решений: это могут быть государственные реестры и регистры, электронные архивы, социальные сети, сайты.

Что касается ближайшего будущего, то через 5-7 лет и технологии, и законодательство, и деловые процессы уже настолько изменятся, что большинство ныне продаваемых решений превратятся, в лучшем случае, в продукты для начинающих. Преимущество получат те разработчики, которые уже сегодня займутся формированием облика продуктов завтрашнего дня. Безусловно, проблему долгосрочного хранения придется решать. Наталья Храмцовская предрекает относительно спокойное, не взрывное расширение масштабов использования облаков, а мобильные технологии, по ее мнению, изменятся и станут ориентироваться на поддержку деятельности основной массы исполнителей. В среднесрочной перспективе вероятен «предел» рынка СЭД/ЕСМ-систем. Можно ожидать появления разнообразных обязательных требований как к электронным документам, так и к системам, в которых они хранятся. Поставщикам придется разработать новые либо существенно переработать старые продукты, а часть ныне широко используемых систем уйдет с рынка, считает спикер.

Отметим, что доклад Натальи Храмцовской оказался одним из наиболее успешных и посещаемых выступлений DOCFLOW-2015.

Слушатели доклада Натальи Храмцовской «Есть ли будущее у СЭД ЕСМ-систем?»

Руководитель направления современных ECM-решений, ЭОС Сергей Полтев выступил в секции ABBYY «Технология понимания и анализа текстов на естественном языке для задач бизнеса» с докладом «Технологии интеллектуальной обработки данных в СЭД/ECM-решениях. Возможности и перспективы». Эта тема сегодня относится к активно обсуждаемым не только экспертами, но и заказчиками. Если раньше компании акцентировали внимание на функционале СЭД/ECM-систем по захвату информации, ее движению между пользователями и хранению, то сегодня интерес в проектах по автоматизации смещается в сторону интеллектуальной составляющей. Сергей Полтев рассказал, как на эту потребность отвечает ЭОС уже сейчас и что предложит в ближайшем будущем.

Руководитель направления современных ECM-решений, ЭОС Сергей Полтев выступает на DOCFLOW-2015

В своем выступлении Сергей Полтев рассмотрел такие темы, как предпосылки к использованию технологий интеллектуальной обработки текстов, расширение границ СЭД-решений, растущие объемы регистрируемых и обрабатываемых документов, новые пользователи СЭД и новые требования к поисковым возможностям, некоторые актуальные сценарии применения технологии ABBYY Compreno. В докладе были также затронуты классификация входящей корреспонденции, извлечение данных из текстов и последующая автоматическая обработка, поиск и сравнение связанных документов, эволюция СЭД/ECM-решений и, наконец, перспективы использования технологий интеллектуальной обработки ABBYY Compreno.

В частности, автоматическая обработка корреспонденции может поддерживаться связкой решений EOS for SharePoint+ABBYY Smart Classifier, обработка обращений граждан - CЭД «ДЕЛО»+ABBYY Smart Classifier+ABBYY Similar Documents Search, база знаний по продукции - eDocLib+ABBYY InfoExtractor. Выводы – хотя растущие объемы и документопотоки требуют все больших трудозатрат при традиционной обработке, технологии обработки текстов ABBYY могут качественно изменить (и уже меняют) процессы обработки документов и работы с информацией. Таким образом, начать работу с перспективными технологиями можно уже сегодня.

Главный специалист ЭОС по маркетингу мобильных приложений Артем Андреев принял участие в панельной дискуссии «Корпоративная мобильность: актуализируем требования», где обсуждались бизнес-кейсы эффективного использования средств мобильности для бизнеса и требования рынка к мобильным решениям. Артем Андреев в ходе доклада «"Фишки" и тренды использования корпоративных мобильных приложений нашими клиентами» рассказал об опыте использования мобильных приложений от ЭОС.

Главный специалист ЭОС по маркетингу мобильных приложений Артем Андреев (слева) демонстрирует мобильные решения ЭОС

Увидеть работу мобильных приложений ЭОС можно было на стенде компании. «В этом году мы представляем линейку наших мобильных приложений - у нас их семь, включая iEOS под iOS, «АРМ Руководителя» под Windows 8, Android-приложение, - причем это как наши приложения, так и разработки наших партнеров. Такой широкой линейки больше нет ни у кого на этом рынке», - подчеркнула руководитель отдела маркетинга компании ЭОС Елена Иванова.

На стенде ЭОС также были представлены последние версии продуктов компании: система электронного документооборота «ДЕЛО», EOS for SharePoint - система электронного документооборота на платформе Microsoft Office SharePoint Server, система автоматизации ведомственных бумажных и электронных архивов «Архивное ДЕЛО», программная надстройка для MS Word и MS Excel для подписания документов электронной подписью EDSIGN, система быстрого перевода в электронный вид большого объема бумажных документов – опция «Поточное сканирование», а также решение, позволяющее обеспечить взаимодействие продуктов ЭОС с системами межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), готовое к использованию для оказания государственных услуг в электронном виде.

Гости стенда ЭОС на DOCFLOW-2015

Компания ЭОС представлена на DOCFLOW не первый год (об ЭОС на DOCFLOW-2014 см., например, новость раздела «ЭОС» от 20 мая 2014 г.). О самой конференции можно почитать, например, материал раздела ECM.ICT-Online.ru "Пленарное заседание DOCFLOW 2015: эффективность, доступность и защищенность во главе угла".