Компания «ДоксВижн»: с новыми клиентами для Microsoft Office и Outlook количество пользователей СЭД возрастет многократно

Для чего же потребовалось встраивать функциональность СЭД в столь привычные приложения Microsoft? Дело в том, что профессиональных пользователей электронного документооборота на предприятиях не больше 20 % (как правило, это делопроизводители, архивисты, секретари и т. д.), которые и обрабатывают до 80 % документов. При этом целый ряд оставшихся сотрудников занимают ключевые посты для компании – это специалисты, инженеры, руководители проектов, консультанты. Они также нуждаются в полноценной функциональности СЭД, но тем или иным образом побудить их изучать дополнительное специализированное ПО для этого практически невозможно. «Именно поэтому нами были созданы два новых клиента DocsVision для Microsoft Word и Microsoft Outlook, – рассказывает заместитель коммерческого директора по стратегическому маркетингу и развитию «ДоксВижн» Сергей Курьянов. – Теперь эти сотрудники как работали с MS Word, так и будут работать, вообще не замечая, что они имеют дело с СЭД. Базовая функциональность DocsVision не была обрезана – поддерживается версионность, управление доступом, отчеты, контроль исполнения и т. д. Пришлось сократить лишь привязку созданных документов к нумераторам и классификаторам, а также распределение их по архивным делам. Сотрудникам уровня руководителя проекта это всегда было чуждо – обычно этим функционалом пользуются те самые 20 % сотрудников компании, на долю которых приходится 80 % документооборота».

Клиент DocsVision для Microsoft Word нужен тем сотрудникам, кто в основном работает с документами, к примеру, тем же руководителям проектов, составляющим и корректирующим планы. Но есть другая категория сотрудников, которые работают с заданиями, получают задания на согласование, утверждение и т. д. (руководители функциональных подразделений). Для них больше подходит клиент DocsVision для MS Outlook. 

 Задания DocsVision в Microsoft Word (в строке главного меню
добавлена новая вкладка DocsVision)

Сами клиенты для Microsoft Word и Microsoft Outlook являются модулями системы DocsVision, расширяющими стандартную функциональность этих приложений за счет добавления дополнительной функциональности. При этом принципиальным фактом является то, что открытие самой СЭД пользователем не требуется – для этого нужно только запустить одно из приложений Microsoft, а также онлайн-соединение с сервером DocsVision. Именно это обстоятельство позволяет всем сотрудникам компании работать в СЭД без необходимости осваивать дополнительное новое ПО.

Функциональность новых модулей можно легко проследить на трех этапах жизненного цикла электронного документа. Первый этап: создание документа с помощью приложения Microsoft Word и встроенной дополнительной вкладки DocsVision. Здесь принципиальным моментом является то, что сохраняется этот документ как на локальном компьютере пользователя, так и автоматически в базе данных DocsVision. А затем любая копия этого файла синхронизируется с базой данных СЭД, актуализируя данные в нем. Это обеспечивает единое централизованное хранение всех документов, с которыми будут работать пользователи Microsoft Word, и делается это совершенно незаметно для самих конечных пользователей. Далее следует второй этап – процесс согласования документа в системе можно автоматизировать (к примеру, бизнес-процесс сам может автоматически назначить задание согласующим лицам, а затем уведомить автора о завершении процесса согласования документа). Процесс согласования можно запустить и вручную либо настроить его автоматический запуск после закрытия документа. Если используется клиент DocsVision для Microsoft Outlook, то соответствующее задание будет сформировано из самого приложения. При этом функциональность его будет значительно шире стандартной функциональности Microsoft Outlook. К примеру, здесь есть возможность использования последовательной схемы рассылки заданий, централизованного контроля их исполнения, формирование отчета по исполнению, различные варианты завершения задачи. В итоге к назначенному согласующему лицу заданию приложен документ для ознакомления – его согласование можно осуществить во встроенном модуле DocsVision для Microsoft Word (кнопка «результаты согласования» доступна только автору документа, но не согласующему лицу). Далее документ сохраняется, в том числе и на сервере, а автор документа автоматически получает уведомление, что задание по согласованию документа выполнено – он открывает документ, размещенный на его локальном компьютере, уже с внесенными изменениями и комментариями. Третий этап: регистрация документа в СЭД DocsVision – сделать это можно из самого модуля для Microsoft Word, после чего откроется специальная регистрационная карточка.  

Оба дополнительных модуля будут полезны в любой организации, где используется или только планируется использовать систему электронного документооборота DocsVision, так как с помощью этих инструментов появилась возможность сделать работу пользователей в этой системе еще более простой и эффективной, позволяя использовать большинство функций СЭД DocsVision в хорошо знакомом интерфейсе продуктов Microsoft. Если говорить о популярности новых модулей у заказчиков, то, по словам г-на Курьянова, продажи клиентов DocsVision для Microsoft Word и Microsoft Outlook начались еще в сентябре 2010 г. Однако основной вал продаж следует ожидать на 2011 г., когда у крупных заказчиков появятся уже реальные кейсы внедрения. Тем не менее предварительные выводы можно сделать и сейчас: по его ощущениям, разработка оказалась действительно очень востребованной. 

Что касается перспективных направлений в развитии продуктов на рынке СЭД, то заместитель коммерческого директора по стратегическому маркетингу и развитию «ДоксВижн» Сергей Курьянов уверен, что следующим шагом станет вывод на рынок SaaS-моделей (Software as a Service). «Microsoft уже создал платформу Office online, сделанную для доступности в виде SaaS-приложения. Мы движемся в том же направлении и будем делать DocsVision online, который станет таким же клиентом DocsVision для Microsoft Word, только уже онлайновым. Вообще он уже есть на нашей 4-й версии системы на сайте live.docsvision.com, но до конца следующего года мы рассчитываем опубликовать его на 5-й версии и уже сделать из SaaS-узел. Там можно будет не просто попробовать работать с DocsVision, но и купить или взять в аренду весь узел документооборота», – рассказал г-н Курьянов. 

Компания «ДоксВижн» является разработчиком одноименной системы электронного документооборота, которая за последние три года вошла в тройку наиболее продаваемых российских СЭД (более 600 внедрений по России, в том числе и крупнейший проект внедрения в «Сбербанке России» на 40 тыс. рабочих мест). Компания придерживается вендорской модели бизнеса, когда все продажи и внедрения СЭД DocsVision осуществляются сетью из более чем 50 авторизованных партнеров во всех регионах России и ближнем зарубежье. При этом на стратегическом уровне закреплена интеграция с технологиями и решениями Microsoft (DocsVision является его ISV-партером (Independent Software Vendor). Головной офис компании находится в Санкт-Петербурге, здесь сконцентрирована основная разработка и back office (логистика, маркетинг и т. д.). В Москве размещено лишь представительство, которое, однако, жизненно необходимо при переговорах партнеров-вендоров с ключевыми заказчиками (компании от среднего до очень крупного бизнеса). 

Система электронного документооборота DocsVision предназначена для создания электронных архивов, автоматизации делопроизводства и управления бизнес-процессами. При этом основными функциями системы являются обеспечение всего жизненного цикла документов (создание, хранение, маршрутизация, передача в архив), атрибутивный и полнотекстовый поиск документов, распределенный доступ к документам на уровне отдельных пользователей, возможность формирования заданий и контроль их исполнения, автоматизация сложных и часто исполняемых процедур обработки электронных документов, а также протоколирование всех событий, связанных с работой пользователей в системе.