Компания «Поликом Про» помогает управлять документацией

Системный интегратор «Поликом Про» начал оказывать услуги в области развертывания систем управления документацией по проекту еще в 2004 году. Начало этой деятельности было положено во время сотрудничества с холдингом «Силовые машины» – специально для него была создана изначальная версия продукта СУПД (см., например, новость об одном из этапов сотрудничества компаний раздела «Поликом Про» от 16 мая 2005 г.). Основной задачей для этого программного решения стала разработка методики упрощения технического документооборота и его автоматизации.

«Создавая данное решение, мы ориентировались на то, что строительная документация обладает очень жесткой структурой, и альбомы, предназначенные для хранения и распределения этой документации, также обладают жесткой структурой, – рассказали в компании «Поликом Про». – При обсуждении проекта с субподрядчиками каждый из моментов, связанных с наименованием каждого документа (а наименования документов, в свою очередь, тесно связанны с ГОСТами), четко оговаривается».

Принцип, на котором базируется решение СУПД, основан на уникальных именах для каждого документа, участвующего в строительстве.

Распределение четко означенных названий для каждого чертежа и проектного документа – это практика, тесно связанная со строительной отраслью в целом. Для каждого чертежа, принимающего участие в строительстве, характерны так называемые ревизии, позволяющие отслеживать все изменения чертежа, а также все письма, в которых должна поступать та или иная документация с изменениями. Таким образом, благодаря уникальным именам чертежей и других документов, в которых указывается не только ревизия, но и информация о том, кто отправил документацию, а также резолюции по вопросам о легитимности документации (требуется ли переработка чертежу или нет), и происходит формирование принципа работы системы.

По словам представителей компании, для распределения и хранения строительно-инженерной документации используется система альбомов, которые создаются в самом начале проведения работ. Создание альбомов происходит по определенным правилам. Имя каждого альбома представляет собой такой же «буквенно-цифровой» код, которой был заложен в имени файла. Данная мера позволяет распределять каждый документ в соответствующий альбом и, следовательно, избежать энтропии.

Главная особенность системы СУПД заключается в том, что распределение документации по заранее оговоренным альбомам происходит автоматически. Этим система способна в десятки раз облегчить работу с документами, их каталогизацию, накопление и последующее хранение для отчетности. Система сразу находит все необходимые строительные документы по их «номеру обозначения чертежей». Кроме того, все файлы содержат такие собственные атрибуты, как номер листа и номер ревизии, по которым также легко находить нужную информацию.

В случае, когда с одним заказчиком работает несколько субподрядчиков, с документацией может возникнуть ощутимая путаница. Инженерная документация требует, чтобы ее не только собрали и упорядочили, но также чтобы был проведен ее учет, налажено взаимодействие по всем документам между заказчиком и разработчиком, а также между субподрядчиками проектных институтов.

Как отмечают в компании, система СУПД позволяет надлежащим образом упорядочить письма от субподрядчиков, провести их проверку и отправку заказчикам (с указанием даты отправки), получить подтверждения о получении соответствующих писем со стороны заказчиков, согласовать все сроки относительно инженерной документации, согласовать все замечания и доработки по каждому из чертежей, каталогизировать все протоколы совещаний, проходящих по ходу выполнения проекта, каталогизировать все заключенные договоры, а также синхронизировать документы, полученные со стороны различных разработчиков (здесь следует учесть, что документы могут быть представлены в разных форматах).

Все участники проекта договариваются об использовании единого электронного адреса, на который идет вся документация. Именно с этого адреса система автоматически производит сбор и рассортировку всех файлов по альбомам – включая переписку и факсы.

Еще одна ключевая особенность системы: СУПД способна синхронизировать версии документов, полученных с разных адресов, а также следить за тем, чтобы в рабочем процессе участвовали только актуальные версии документов. СУПД не только формирует систему строительно-проектной документации, но и отслеживает весь жизненный цикл ее хранения.

К сожалению, многие путают разработку «Поликом Про» с решениями САПР, но это совершенно неправильно. Если в САПР заложены функции разработки чертежей проектными организациями, то и документация, присутствующая в них, не покидает стен проектного института или конструкторского бюро. Соответственно, работа с уже сформированными в САПР документами подходит под назначение СУПД, но никак не ранее. 

Выбор платформы IBM Lotus Domino для СУПД был также не случаен.

Данная платформа была выбрана из соображений, что заказчики и исполнители могут находиться в совершенно разных местах, поэтому специалисты «Поликом Про» следовали из наличия хорошей работы функции репликации данных между серверами заказчика и исполнителя, находящимися далеко друг от друга, с учетом возможных осложнений в коммуникациях.

Кроме того, по их словам, эта платформа дает возможность получить электронную почту, в ней есть интерактивный календарь, а также система предполагает хорошие условия для безопасной передачи данных (каналы передают информацию в шифрованном виде).

На сервер устанавливается программное обеспечение IBM Lotus Domino Server, а сама платформа IBM Lotus Domino устанавливается на компьютер либо ноутбук. Кроме того, существует клиент для мобильных устройств

Удобство системы заключается также и в том, что она может отслеживать и собирать документацию как на стороне подрядчика (разработчика), так и на стороне заказчика.

«Если один из наших основных клиентов, одна из энергетических компаний, пользовавшаяся системой уже в качестве коробочного решения, установила ее для удобства подрядчиков, то наш следующий клиент – ГСР ТЭЦ (компания, занимающаяся строительством тепловой электростанции в Колпино) – установила СУПД уже на стороне заказчика – для контроля всей проектной документации», – сообщили в «Поликом Про».

Еще одним ключевым клиентом для «Поликом Про» стало ОАО «Концерн Росэнергоатом», занимающееся строительством Балтийской атомной электростанции.

«На рынке строительства крупных электростанций нас хорошо знают и обращаются к нам снова и снова. Уже многие крупные игроки знают, что чем раньше к началу проекта внедрить такую систему, тем больше будет порядка в проекте в целом. И речь идет не только об электростанциях. Данная система может вводиться при строительстве любых крупных объектов, связанных с обилием документации, и в реализации которых могут принимать участие несколько субподрядчиков», – отмечают разработчики.

«Пока не так много крупных строительных организаций знакомы с такой системой. Тем не менее СУПД идеально подходит для строительства крупных объектов. Даже если строительная площадка находится там, где нет Интернета с необходимой шириной канала и где инфраструктура ограничена либо отсутствует, система будет отлично функционировать, данные будут передаваться и при ограниченных во времени сессиях. Таким образом, будут созданы все необходимые условия для передачи документации непосредственно на строительную площадку», – добавляют они.

В третьей версии продукта, СУПД-3, выпущенной в 2011 году, помимо прочего, стал поддерживаться веб-интерфейс, позволяющий получать доступ к системе из «тонкого клиента» через любой из существующих браузеров.

«Мы не останавливаемся на достигнутом, – сообщают специалисты компании «Поликом Про». – Требования каждого из заказчиков накапливаем, аккумулируем все пожелания. Поэтому новые версии, несомненно, будут выпущены по мере нашего дальнейшего сотрудничества со всеми возможными потенциальными клиентами».


Подробности

Решение СУПД было разработано специалистами компании «Поликом Про» в 2004 году. Тогда же появилась первая версия системы. В следующем году вышла новая версия (СУПД-2) с упрощенной архитектурой (платформа была выполнена полностью на Lotus Domino). В 2011 году вышла версия СУПД-3, предполагающая возможность доступа из «тонкого клиента» для пользователей, не обладающих правами администратора.

Система подразумевает разграничения доступа для исполнителей (самая многочисленная категория, имеющая право просматривать документацию и исполнять определенные задания), менеджеров (они могут распределять документацию, проводят ее первичную обработку) и регистраторов, обладающих всем набором функций.