Российский документооборот на RECS 2013

По словам выступившего в пленарной части председателя совета директоров компании «Электронные офисные системы» (ЭОС) Владимира Баласаняна, документооборот в нашей стране автоматизируется где-то с начала 1980-х гг., а с легкой руки производителей, - он стал и электронным. Сегодня же российский рынок СЭД/ЕСМ систем оценивается на уровне 2400 реализованных проектов с общим числом автоматизированных рабочих мест - 240 тыс. АРМ. Поэтому можно сделать вывод, что с учетом многолетнего существования рынка, в системах электронного документооборота работают уже миллионы людей, что свидетельствует о довольно масштабном проникновении таких систем. При этом, сегодня такие системы охватывают сотрудников всех подразделений, начиная от делопроизводителей и заканчивая производственными отделами, а в последнее время, - и непосредственно руководителей. Сегодня СЭД, созданные на базе как зарубежных, так и отечественных платформ (как флагманская СЭД «ДЕЛО» компании «ЭОС»), являются многофункциональными и универсальными системами: они поддерживают облачные и мобильные технологии, возможности поиска, архивного хранения, обеспечивая обмен электронными документами с другими организациями и т.д. 

В то же время, Владимир Баласанян обратил внимание собравшихся на то, что СЭД в России по функционалу практически сопоставима с системами ЕСМ-класса на Западе. Это хорошо становится заметным, когда зарубежный производитель приходит в российскую организацию. И в независимости от того, управление какими документами он собирается автоматизировать, его обязательно спросят о поддержки его системой документированные бизнес-процессы, которые у нас в просторечии называются «делопроизводством». Без этого система электронного документооборота, даже если она управляет какими-то чертежами или строительной документацией, оказывается неполноценной, потому что все равно в организации существуют подразделения, отвечающие за работу с документами.

Слайд из презентации председателя совета директоров компании «Электронные офисные системы» (ЭОС) Владимира Баласаняна

«Кроме того, как только начинается внедрение системы, выясняется, что она должна помимо электронного, параллельно поддерживать еще и бумажный документооборот. К примеру, вы внедряете где-нибудь систему, а вам говорят, что 5 человек из 200, работающих, скажем в муниципалитете, с компьютером вообще не работают. Это значить, что работу этих людей необходимо имитировать, делегируя их функции другим сотрудникам. Чтобы за них внесли информацию в систему, прочли, приняли решение и т.д. А если есть бумажный экземпляр, то необходимо еще реализовывать передачу, делая т.н. «журнал передачи бумажных документов», отслеживать маршруты копий и т.д. Поэтому СЭД, работающие в России, получаются в два-три раза сложнее. Представьте себе, что электронная почта была бы устроена таким образом, что часть людей ее просто не имела, однако должна была бы в ней работать. А дальше начинается самое сложное, - когда нужно создать подлинник документа, его необходимо распечатать, подписать и зарегистрировать. Только после этого его можно куда-то отсылать и в бумажном же виде сдавать в архив и т.д. В результате получается, что то, что красиво называемые системами электронного документооборота, на самом деле являются системами, просто обеспечивающими более высокую эффективность работы с бумажными документами» - отметил в своем выступлении Владимир Баласанян.

При этом, далее он отметил, что такое положение дел достигло своего апогея примерно к 2008-2010 гг., а потом началась мобильно-облачная революция. И сегодня в России уже более 230 млн абонентов сотовой связи, Интернетом хотя бы раз в неделю пользуются около 60 млн человек, практически все привыкли к электронным транзакциям и услугам, электронным сообщениям и т.д. Но парадоксальность ситуации в том, что при всем при этом, - документы остаются бумажными. Однако, это проблема не одной лишь России.

Слайд из презентации председателя совета директоров компании «Электронные офисные системы» (ЭОС) Владимира Баласаняна

Выступающая следом руководитель экспертного совета Docflow Наталья Львова подтвердила, что вследствие произошедшей мобильно-облачной революции рубежа 2008/2009 гг., революции мобильных платформ и повышения удобства их интерфейсов, произошло более глубокое проникновение ИТ в личную жизнь людей, что, в свою очередь, задало и новые требования к интерфейсам взаимодействия с пользователем на работе. Основываясь на результатах опроса около 1000 респондентов крупнейшего отраслевого форума Docflow-2013, Наталья Львова рассказала, что в результате, - простота использования сегодня становится наиболее важным фактором выбора СЭД/ECM-системы (об этом заявили 55 % опрошенных). При этом, еще 60 % респондентов считают, что простота использования рабочих ИТ-систем уступает простоте приложений для частного использования. Что же касается мобильности, то, по словам г-жи Львовой, сегодня это уже, скорее, не рыночный тренд, а критическая необходимость. По результатам опроса выяснилось, что мобильный доступ к ECМ/СЭД есть уже в 55 % компаний и еще 20 % планируют его обеспечить в ближайшее время. При этом, у трети компаний мобильный доступ к ECM-системе есть уже у всех сотрудников. Что касается вопросов бизнес-эффективности использования мобильного доступа к ECМ/СЭД, то уже около 74 % опрошенных компаний сообщили о повышении продуктивности сотрудников после внедрения стратегии BYOD.

Кроме того, Наталья Львова привела несколько данных касательно эффективности документооборота в структуре бизнес-процессов компаний. По итогам опроса выяснилось, что в компаниях, где СЭД внедрена на уровне всей организации, 40 % важных для бизнеса документов все равно в нее не попадают. При этом, в компаниях, где СЭД внедрена на уровне отделов, эта доля еще выше, - в СЭД не попадает до 76 % важных для бизнеса документов. Все это говорит о том, что, скорее всего, не все бизнес-процессы были проанализированы, актуализированы и оптимизированы при внедрении СЭД. Поэтому основной задачей внедренцев и самих разработчиков сегодня является постоянный анализ внутренних бизнес-процессов организаций и их оптимизация при  внедрении ECM-решений.

Слайд из презентации руководителя экспертного совета Docflow Натальи Львовой

В заключении пленарной части конференции также состоялась дискуссия по вопросам государственных успехов в сфере перехода на электронное взаимодействие, в которой приняли участие, в основном, российские разработчики СЭД. Одним из вопросов дискуссия стал загадочный конкурс Минкомсвязи «На право заключения государственного контракта на выполнение работ в 2013 году по осуществлению перехода на обмен электронными документами при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти между собой и с Правительством Российской Федерации до 2017 года» стоимостью 45 млн рублей и сроком выполнения 65 дней. Участники дискуссии не смогли сдержаться, чтобы не отметить, что конкурсное техническое задание было написано под одну единственную систему («облачная СЭД «Практика», активно навязываемая Минкомсвязи и лично его главой – Николаем Никифоровым). При этом, о конкурсе они, являясь членами экспертного совета при Минкомсвязи (на котором, в принципе, и должны обсуждаться подобного рода вопросы), узнали внезапно, осуществляя текущий мониторинг сайта госзакупок. Неожиданностью конкурс стал и для причастных ведомств.

В целом, по мнению Константина Синюшина (в настоящее время CEO& CoFounder the Untitled venture company, ранее долгое время возглавлял департамент Information Intelligence Group в EMC Russia and CIS), все, что связано с электронным документооборотом в органах государственной власти больше является саморекламой, чем единой государственной политикой. В лучшем случае, - это политика каких-то отдельных энтузиастов, поддержанная первым лицом этого ведомства (соответственно, при его смене все начинания прекращаются). Поэтому комментировать цитаты, произносимые первыми лицами, о новостях в будущем времени по переходу на полностью электронные документы, просто бессмысленно. 

Посетители саммита Russian Enterprise Content Summit 2013 (RECS 2013)

Отсутствие единой госполитики в области перехода на электронное взаимодействие подтверждает и Владимир Баласанян (ЭОС). С ним согласился и председатель совета директоров ГК «АйТи» Тагир Яппаров, отметивший, что информационные технологии на государственном уровне в стране внедряются с целями, которые не приводят к реальным результатам повышения эффективности, удобства работы, времени реагирования и т.д. Все действительно опирается на энтузиастов-руководителей. Тем не менее, текущая стратегия более или менее декларируема – переход на электронное взаимодействие к 2016-2018 гг. Но это не первое подобное решение и похоже – не последнее.

Что же касается причин текущего положения дел, то г-н Синюшин уверен, что технически все проблемы уже решаемы. «Этим просто никто не хочет заниматься, потому что эта работа тяжелая и долгая, кроме того, не совсем понятно, кому ее можно поручить в существующей структуре правительства. Потому что с одной стороны, речь идет одновременно и об ИТ-системах и о системах управления. И если ИТ-системами худо-бедно, но все же занимается Минкомсвязи, но у него просто не хватает полномочий для того, чтобы продвигать свои решения, а с другой стороны, - оно не имеет никаких компетенций в области систем управления. Технологически же для этого уже все давно готово» - отметил он.

Представители Минкомсвязи (стоят спиной) все же осмелились поговорить с вендорами, но лишь после основной дискусси. На фото Тагир Яппаров (слева) и Владимир Баласанян

Владимир Баласанян, в свою очередь, отметил, что при отсутствии государственной политики, чиновник не мотивирован в изменении технологий, - он делает лишь то, что ему прикажут сверху. При этом, очень подробный и детализированный приказ превращается «в ничто» уже через несколько лет. В то же время, Тагир Яппаров уверен, что все проблемы в стандартизации (в Европе выходит около 300 ИТ-стандартов, из которых на русских переводится и гармонизируется лишь около 5). «При этом, даже сами игроки рынка не заинтересованы в их использовании, что отражается низкую степень зрелости российского ИТ-рынка в целом. Вообще во всем мире именно индустриальные ассоциации занимаются разработкой стандартов, пропагандой, их внедрением и навязыванием. В России это не делается ни со стандартами, разработанными самостоятельно ни с теми, которые уже разработаны в мире. И принципиальная проблема в том, что это за нас, ИТ-индустрию, никакое государство не решит. Возвращаясь к программе «Электронная Россия» 2002 года, в разработке основных положений которой ГК «АйТи» принималп участие, стоит отметить, что сегодняшний вопрос обсуждался и тогда. Он сводился к выбору между созданием унифицированных систем и созданием стандартов и требований к этим система. Тогда я попал в оппозицию, считая, что нужно разрабатывать именно стандартные требования, потому что уже во многих ведомствах были установлены различные информационные системы, и их проще было доработать. Потому я справедливо считал разработку типовых систем ложным путем, но, к сожалению, сегодня государство идет по нему уже третий раз. Понятно, чем это все снова закончится» - отметил в заключение Тагир Яппаров. 

Приглашенные к дискуссии и обвиняемые в переделе рынка с использование административного ресурса, представители Минкомсвязи не пришли, однако, как оказалось, впоследствии, все же присутствовали в зале, хотя и инкогнито.