В компании «ОРГА Зеленоград» внедрена информационная система на базе «1С:Предприятие 8»

Автоматизация помогла усилить контроль за расходованием материалов и перемещением готовой продукции, снизить издержки на производство. Новая система позволила решить ряд ключевых задач, необходимых для бесперебойной работы позаказного производства: организовать четкое взаимодействие между различными подразделениями, обеспечить равномерную загрузку производственных мощностей и эффективное управление финансовыми потоками.

Производство на предприятии «ОРГА Зеленоград» — высокотехнологичное и отлично от серийного. Смарт-карты изготавливаются отдельными партиями с индивидуальным дизайном и специальными опциями строго под конкретный заказ. Кроме собственно изготовления карт и печати на них полноцветного изображения, производится запаивание чипов, программирование и персонализация карт, запись данных в чип, печать серийных номеров. Осуществлять такое позаказное производство без средств автоматизации затруднительно. Для работы по каждому заказу нужно планировать и контролировать работу многих связанных между собой подразделений, управлять равномерной загрузкой производственных мощностей и персонала, движением финансовых потоков.

До 2008 года учет в компании «ОРГА Зеленоград» велся в разрозненных системах. Бухгалтерский учет, расчет зарплаты, складской учет — в отдельных программах системы «1С:Предприятие 7.7». А управленческий и налоговый учет — в обычных электронных таблицах. По мере развития бизнеса и расширения производства такая разобщенность все больше затрудняла ведение учета, снижала скорость принятия управленческих решений. В 2008 году руководством ЗАО «ОРГА Зеленоград» было принято решение о внедрении современной ERP-системы, которая объединила бы в единую информационную автоматизированную систему все учетные участки. Был выбран многофункциональный программный продукт «1С: Управление производственным предприятием 8». Ориентируясь на партнерский рейтинг фирмы «1С» и количество завершенных проектов по внедрению «1С:Управления производственным предприятием 8», руководство компании выбрало в качестве партнера по автоматизации ИТ-холдинг «1-й Архитектор бизнеса».

За четыре месяца в компании «ОРГА Зеленоград» сотрудниками ИТ-холдинга «1-й Архитектор бизнеса» была развернута новая единая информационная система на базе «1С:Управление производственным предприятием 8», объединившая 30 рабочих мест. Еще в четыре месяца уложилась опытная эксплуатация системы, позволившая внести необходимые исправления и улучшения в систему автоматизации, провести обучение персонала. Сегодня в единой информационной системе «ОРГА Зеленоград» задействовано 17 подсистем и функциональных блоков «1С:УПП», в том числе:
• бухгалтерский и налоговый учет,
• расчет зарплаты и управление персоналом,
• управление денежными средствами,
• управление данными об изделиях – состав изделия и технология производства,
• управление отношениями с клиентами (CRM) и поставщиками (SRM),
• управление заказами покупателей, заказами в производстве,
• управление закупками, запасами,
• управление производством,
• расчет себестоимости продукции,
• управление продажами и планирование закупок.

Основная работа по проекту была связана с тем, что руководству ЗАО «ОРГА Зеленоград» требовались инструменты для ведения позаказного производства: планирования и контроля фактической работы связанных подразделений, равномерной загрузки производственных мощностей, движения денежных потоков. Учитывая, что системы планирования и управленческого учета сильно взаимосвязаны, и только вместе они могут предоставлять данные план-фактного и факторного анализа для выработки корректирующих действий руководства компании, специалисты ИТ-холдинга разработали для заказчика корпоративные правила планирования и политики управленческого учета. В последующем это позволило правильно произвести соответствующие настройки программного продукта.

Чтобы четко организовать процессы позаказного производства, на предприятии «ОРГА Зеленоград» в полном объеме была использована подсистема управления заказами, которая содержит обширные средства анализа заказов. Сегодня руководство и персонал предприятия «ОРГА Зеленоград» активно пользуются инструментами программы «1С:Управление производственным предприятием» для организации взаимодействия между подразделениями в целях равномерной загрузки производства, контроля за материальными запасами и движением финансов:
• Отдел продаж, получая заказ от клиента, теперь сразу распределяет соответствующие задачи в отдел закупок и в производство. Система тут же выдает данные по остаткам материалов и наличию готовой продукции.
• В соответствии с принятой политикой резервируется необходимое сырье и ресурсы для работы по заказу, просчитываются сроки выполнения заказа.
• Быстро формируется отчет по продажам, который позволяет оценивать статус текущих продаж. Благодаря отчету видно, на какой стадии реализации находится данный заказ от покупателя: получены деньги от клиента или еще нет, где находятся запасы материальных средств, предназначенные для выполнения заказа, как выполнен финансовый план, что уже отгружено, какой объем сырья еще нужен или ожидается, насколько загружены производственные мощности и персонал. Такой быстрый и детальный анализ позволяет отделу продаж и руководству компании оперативно управлять движением финансов, расходом материальных ресурсов, оптимизировать режим работы производства и основных структурных подразделений.
• Реализованные в рапорте руководителя средства визуализации (построение различных графиков и диаграмм) наглядно показывают целостную картину состояния не только производственного процесса, но и всего бизнеса. Представителям руководства предприятия из головных офисов во Франции и Германии легче воспринимать информацию о состоянии дел в «ОРГА Зеленоград» в таком наглядном виде, не читая и не переводя больших и сложных текстов на русском языке.

Проведенная автоматизация сделала прозрачной хозяйственно-производственную деятельность компании, наладила четкое взаимодействие между подразделениями предприятия. Прозрачность и наличие единой информационной базы позволили существенно сократить ручной непроизводительный труд персонала по ведению учета. Уменьшился бумажный документооборот, отпала необходимость в сверке данных между отделами. Кроме того, система позволяет контролировать деятельность менеджеров в режиме «он-лайн». Как следствие, на предприятии повысилась дисциплина. А руководству теперь удобно оценивать работу ключевых сотрудников.

Менеджеры, ответственные за основные учетные участки, теперь оформляют сами, без привлечения бухгалтеров, счета, приход и отгрузку материалов. В результате эффективность работы бухгалтерии, отдела продаж и складского хозяйства выросла примерно на 20% за счет увеличения скорости работы по конкретным заявкам в производство, экономии рабочего времени на решение отдельных рабочих вопросов.

Одним из самых заметных эффектов от автоматизации в ЗАО «ОРГА Зеленоград» стало существенное усиление контроля за расходованием материалов в рамках заказов и перемещением готовой продукции. Таким образом, снизились издержки на производство, что особенно важно, учитывая специфику используемого сырья — дорогостоящие и высокотехнологичные комплектующие.

Складских сотрудников автоматизация избавила от большого объема бумажной работы и необходимости постоянно дублировать информацию по состоянию запасов в различные подразделения компании. Теперь все данные по складу, необходимые менеджменту компании, открыты в общей базе для сотрудников, которым разрешен доступ к данной информации. Существенно возросла и скорость оформления документов, в том числе отчетов по движению запасов. Например, на подготовку отчета по готовой продукции у руководителя складского хозяйства теперь уходит на порядок меньше времени — буквально несколько секунд, а не десять минут, как раньше.

Сегодня информационная система на предприятии работает в режиме промышленной эксплуатации. Продолжается развитие системы: осенью 2009 года планируется начать внедрение МСФО.

Финансовый директор ЗАО «ОРГА Зеленоград» господин Филипп Пако-Дебуа: «Мы довольны результатами проекта, система работает без сбоев. Единая комплексная информационная система повысила эффективность учета на предприятии, наладила эффективное взаимодействие подразделений компании. Таким образом, более равномерно распределились обязанности между отделами, быстрее оформляются все необходимые документы, легче контролировать выполнение конкретных заказов. Ценно и то, что «1С:УПП» способна развиваться вместе с предприятием — мы видим, что в перспективе нам могут пригодиться многие возможности системы. Сегодня мы продолжаем сотрудничество с ИТ-холдингом «1-й Архитектор бизнеса». В ближайшее время начнется внедрение МСФО. Поскольку «ОРГА Зеленоград» является дочерним предприятием международной корпорации, постановка учета по международным стандартам финансовой отчетности для нас очень важна».