Агрохолдинг «КОМОС ГРУПП» автоматизировал кадровое делопроизводство с помощью ECM-платформы «ЭЛАР Контекст»

«КОМОС ГРУПП» - один из крупнейших агрохолдингов России, обладающий полным производственно-сбытовым циклом и представленный в 72 регионах страны. В портфеле компании множество локальных и федеральных брендов, наиболее известные – «Село Зеленое» и «Вараксино». Холдинг включает 31 юридическое лицо, где работает порядка 13 тыс. сотрудников.

В компании был создан единый бэк-офис, осуществляющий централизованную кадровую политику. Но активное расширение объемов производства и рост бизнеса существенно повышали нагрузку на кадровую службу. Кроме того, обращение и использование большей части документации выполнялось на бумажных носителях, что сильно затрудняло процессы поиска, передачи и хранения документов. Помимо увеличения масштабов документооборота, централизованный учет трудовых отношений осложнялся территориальной удаленностью подразделений. Сотрудники тратили много времени на поездки в бэк-офис для оформления документов. Поэтому для оптимизации кадровых процессов требовался комплексный подход, включающий и организационные, и технологические преобразования.

Было принято решение о переводе основных процессов обработки, учета, хранения и использования кадровых документов в цифровой вид. Была выбрана модель создания удаленных участков единого бэк-офиса, расположенных в непосредственной близости от основных предприятий. Такой подход позволил провести цифровизацию и ускорить документационное сопровождение кадровых процессов, а также исключить нерациональное использование рабочего времени сотрудников, связанного с необходимостью оформления документов в центральном офисе.

В качестве исполнителя проекта была выбрана корпорация ЭЛАР, имеющая большой опыт автоматизации документоемких процессов на базе собственной ECM-платформы «ЭЛАР Контекст».

Решение

С помощью платформы «ЭЛАР Контекст» в «КОМОС ГРУПП» создан единый централизованный электронный архив кадровых документов холдинга. В рамках проекта проведена интеграция с корпоративной учетной системой 1С:ЗУП и автоматизированы процессы ввода документов в цифровое хранилище.

Руководитель направления по работе с промышленностью ЭЛАР Максим Иваненко перечисляет задачи, которые удалось успешно решить: «Перед нами стояла задача повысить скорость поиска необходимых документов, чтобы сотрудники заказчика не тратили время на перебирание бумаги в архиве. Это нужно для оперативного предоставления информации по требованиям контролирующих органов, отработки запросов физических лиц. В итоге «КОМОС ГРУПП» с помощью решения ЭЛАР получила централизованный электронный архив, где любую информацию можно найти быстро и удобно. Электронный архив связан с 1С, поэтому процессы ввода новых документов в систему автоматизированы. Благодаря этому в компании создаются удаленные рабочие места для обслуживания предприятий холдинга, откуда документы сразу поступают в систему и становятся доступны для оперативного использования. Специалисты не ждут бумагу и минимизируют обращение к бумажным оригиналам, обеспечивая их сохранность».

Благодаря внедрению ECM-платформы образована корпоративная безбумажная среда, позволяющая вести часть кадровых документов полностью в электронном виде, обеспечивая передачу и хранение файлов документов, подписанных электронной подписью. А другую часть преобразовывать в цифровой формат за счет организации сканирования. Таким образом бумажные документы заменяются электронными копиями и сразу отправляются в архив без необходимости обращения к ним. Тем самым в разы возрастает удобство работы с документами, увеличивается полнота и скорость предоставления сведений заинтересованным подразделениям и регуляторам. Всегда под рукой структурированный электронный архив, хранящий всю необходимую информацию по личному составу, административные и нормативные документы.

«Имея только бумажный архив и локальные файловые хранилища – поиск в них достаточно трудоемкий процесс. При этом даже если документ удается найти быстро, то с ним может работать только один специалист, что снижает общую производительность труда. Благодаря платформе «ЭЛАР Контекст» «КОМОС ГРУПП» обеспечила единый учет кадровых документов в электронном виде. В любой момент специалисты компании могут найти информацию о конкретном сотруднике, нужный регламент или приказ. Стоит отметить, что в системе ведется полное протоколирование действий, это позволяет строить различные отчеты. Так с помощью «ЭЛАР Контекст» «КОМОС ГРУПП» контролирует KPI сотрудников на участках ввода. В системе реализованы отчеты по производительности и срокам обработки документов», – продолжает Максим Иваненко.

Организация хранения документов

В электронном архиве созданы разделы для хранения документов различных подразделений, благодаря чему в системе можно получить всеобъемлющую информацию по любому запросу. В частности, учет и хранение ведется для документов администрации – это номенклатура дел, приказы и распоряжения, служебные записки и письма. Свои разделы имеют центр расчетов с персоналом, отдел расчета заработной платы, отдел по подбору персонала, охрана труда, отдел оценки обучения и развития и другие подразделения. В этих разделах хранятся локальные нормативные акты, документы по штатным расписаниям, заявления, договоры, положения, регламенты и методики, актуальные для каждого вида деятельности. Одной из главных структурных частей электронного архива является область для хранения документов отдела кадров, где ведутся личные досье сотрудников и осуществляется управление кадровой документацией – нормативной, личной и организационно-распорядительной.

Система управляет жизненным циклом документов. При потере актуальности, например, в случае увольнения сотрудника, статус документа меняется на «Архивный», после чего запускается отсчет срока хранения для этого документа в соответствии с законодательством. По истечению срока хранения, документ удаляется из открытого доступа.

В системе реализована удобная навигация и поиск. Каталогизированные рубрики позволяют быстро переключаться между разделами, поисковые запросы формируются с помощью индексных значений и строки полнотекстового поиска. Для каждого раздела заводится собственная индексно-поисковая карточка, соответствующая атрибутивному составу хранимых документов.

Интерфейс системы

Документы разных разделов можно связывать, для этого в системе работает специальный инструмент взаимной привязки. Документ может быть связан с одним или несколькими документами. После привязки в карточке документа устанавливается ссылка для быстрого перехода к связанному документу. Такой механизм позволяет отследить всю цепочку документации по определенному бизнес-процессу или для удобства работы ссылаться на определенные нормативные или распорядительные материалы.

Связывание документов

Электронный архив использует web-интерфейс, который открывается на любых устройствах через обычный браузер. Встроенный просмотровщик поддерживает более 300 различных форматов файлов, что позволяет работать с документами из окна программы без задействования специализированных приложений. Система обеспечивает повышенную безопасность данных и высокую отказоустойчивость решения. На уровне платформы реализованы надежные политики разграничения прав доступа, сквозная авторизация и протоколирование системных событий. Для документов используются механизмы версионности, позволяющие отследить всю историю изменений документов и индексных данных. Аутентичность обеспечивается шифрованием контента – файлы проходят процедуру шифрования и помещаются в собственное хранилище отдельно от базы данных. Такой подход сильно повышает производительность системы и позволяет безопасно хранить неограниченные объемы документов.

Автоматизация процессов

Платформа «ЭЛАР Контекст» имеет широкие интеграционные возможности. В рамках проекта произведена интеграция с 1С:ЗУП, за счет чего осуществлена синхронизация справочной информации и автоматизирован процесс обмена данными.

Ввод и связывание документов с учетной системой происходит на основе технологии штрих-кодирования. Для обработки бумажных документов, которые создаются вне учетной системы, печатаются штрих-коды. Генерация и печать штрих-кодов производится напрямую из электронного архива, при формировании штрих-кода в него помещается идентификатор юридического лица, дата документа и уникальный номер. Выбор соответствующего юридического лица и количества распечатываемых штрих-кодов осуществляется пользователем в специальном разделе интерфейса.

Формирование ШК

Штрих-коды печатаются на самоклеящихся этикетках, размещенных на листе А4. Первая страница каждого документа проклеивается штрих-кодом.

Печать ШК

Затем документы отправляются на сканирование. Далее система автоматически распознает штрих-коды, разделяет файлы на отдельные документы и загружает в электронный архив. В 1С передается значение штрих-кода с идентификатором юридического лица. В случае обнаружения в 1С сведений о документе, они направляются в электронный архив для автоматического заполнения индексных полей. В обратной ситуации, если документ не обнаружен в 1С, недостающие атрибуты заносятся в архивную карточку документа вручную.

Индексирование документа

Похожий принцип реализован для документов, создаваемых в учетной системе. Если документы ведутся в электронном виде, то цифровой оригинал с файлом электронной подписи автоматически передается в электронный архив вместе с атрибутивной информацией. В случае бумажного учета документы печатаются из 1С с предварительно нанесенным штрих-кодом и отправляются на оформление, после чего сканируются и также автоматически загружаются в электронный архив.

Стоит отметить, что пользователи получили возможность обращаться к документам электронного архива из интерфейса 1С. Таким образом, решение позволяет дополнять сведения учетной системы цифровыми копиями бумажных оригиналов и печатными формами электронных документов.

Доверенная среда

В условиях растущей конкуренции важно минимизировать риски бизнеса. Трудовые отношения - одна из ключевых сфер, подконтрольных государству, где нужно обеспечить полное соответствие законодательству, в том числе в части учета, хранения и использования документов. Сегодня, когда закон разрешает переходить на электронный кадровый документооборот, учитывая специфику кадрового делопроизводства и существующую судебную практику, все равно остаются документы, которые целесообразней вести в бумаге. Именно поэтому критически необходимо задействовать легитимные средства, обеспечивающие целостность и аутентичность хранения документации, созданной как на электронной, так и на бумажной основе, а также унифицировать и регламентировать процедуры обработки и использования документов.

В «КОМОС ГРУПП» подобные задачи удалось решить за счет внедрения ECM-платформы «ЭЛАР Контекст», на базе которой создан корпоративный электронный архив кадрового делопроизводства. Обеспечено надежное долговременное хранение информации, ее неизменяемость и независимость от времени и смены целевых систем. Сотрудникам подразделений предоставлен оперативный доступ к документам и данным в рамках единого окна. Автоматизированы процессы обработки документов, исключен риск утраты и гарантирован контроль жизненного цикла по различным видам документов.