Внедрение СЭД «ДЕЛО» в Администрации города Таганрога: облачная СЭД для качественной, эффективной и прозрачной работы

О заказчике

Таганрог - второй по величине город в Ростовской области, расположенный на северном побережье Таганрогского залива Азовского моря. Площадь города – 80 кв.км, население – более 253 тыс. человек. Современный Таганрог - крупный индустриальный, научный и культурно-исторический центр, один из ведущих морских портов на южных рубежах России, «Город воинской славы». Администрация города Таганрога является исполнительно-распорядительным органом муниципального образования «Город Таганрог».

Город Таганрог - второй по величине город в Ростовской области

Об исполнителе

Отдел информационно-коммуникационных технологий Администрации города Таганрога (далее – отдел ИКТ) является структурным подразделением Администрации города Таганрога. Координацию деятельности отдела ИКТ осуществляет первый заместитель Главы Администрации города Таганрога. Основными задачами отдела ИКТ являются обеспечение единства информационных технологий, применяемых в Администрации города Таганрога и подведомственных муниципальных предприятиях и учреждениях; выполнения планов формирования электронного правительства в установленном порядке и многое другое.

Предпосылки проекта

Отдел информационного-коммуникационных технологий был создан в Администрации Таганрога в 2012 году, тогда же было принято стратегическое решение создать современную ИТ-инфраструктуру, а в дальнейшем на ее основе внедрять автоматизированные системы.

До старта проекта по внедрению СЭД в Администрации города Таганрога документооборот осуществлялся исключительно на бумаге. «При использовании бумажного документооборота существовал целый ряд проблем. Нас не устраивала, прежде всего, скорость работы. Документ мог «гулять» по муниципалитету до пяти рабочих дней – это слишком долго», – рассказывает начальник отдела ИКТ Администрации города Таганрога Дмитрий Симоньянц.

Начальник отдела ИКТ Администрации города Таганрога Дмитрий Симоньянц

«Ни о какой стабильности работы ИТ-систем на коммуникациях 1973 года выпуска и говорить не приходилось. Именно поэтому мы начали работу комплексно и постепенно: начали создавать развитую ИТ-инфраструктуру с запасом на будущее», - продолжает Дмитрий Симоньянц.

В течение 2012-2015 годов отделом ИКТ Администрации Таганрога выстраивалась инфраструктура, которая могла бы дать гарантию того, что, как только будет внедрен электронный документооборот - он будет работать стабильно, без сбоев.

При выборе СЭД приоритет был отдан СЭД «ДЕЛО» компании ЭОС. Принять такое решение помогло то, что эта система давно была выбрана Правительством Ростовской области в качестве корпоративного стандарта для создания электронного документооборота (см. интервью с Министром информационных технологий и связи Ростовской области Германом Лопаткиным от 4 июля 2014 г.).

«Сейчас очень удачное время для подобных проектов. Еще лет семь назад информационные технологии в органах власти жили как нелюбимый ребенок в семье. Вроде бы, уже вышли на определенный уровень развития технологий, интуиция подсказывала, что ими нужно пользоваться, но закостенелая реакция и мнение, что «раньше же работали – значит, обойдемся», тормозили развитие. Финансирование также велось по остаточному принципу. Сейчас ситуация кардинально изменилась: благодаря политике государства в области развития ИТ и уровню развития технологий произошел прорыв и в органах власти начали активно внедрять информационные технологии. И наш регион – не исключение», - отмечает Дмитрий Симоньянц.

Ход проекта

Проект внедрения электронного документооборота в Администрации Таганрога стартовал в январе 2015 года. Правительство Ростовской области предоставило организации лицензии СЭД «Дело». Все данные Администрации Таганрога были размещены на серверах правительства Ростовской области.

«Это огромный плюс для нашего региона: мы смогли уйти от весьма затратной проблемы – приобретения ПО и оборудования, внедрения и поддержки. Таким образом, фактически мы получили облачное решение. Как ни велика значимость ИТ для органов власти, для муниципалитета отдельного города такой проект запустить очень тяжело: есть большое количество отраслей, которые всегда более недофинансированы и более важны – ЖКХ, «социалка» – те, где финансирование напрямую завязано на конкретного жителя региона. Так что в этом вопросе правительство нам существенно помогло. Кроме того, с нами поделились еще и опытом внедрения СЭД, что не менее важно, чем финансовая помощь. Мы внедряем, не набивая шишек, потому что нас консультируют те, кто уже прошел все эти круги и сделал выводы из ошибок», – рассказывает Дмитрий Симоньянц.

На первом этапе специалистами отдела ИКТ Администрации города Таганрога была проведена серьезная аналитическая работа, в рамках которой были созданы блок-схемы, отражающие существующие маршруты прохождения различных документов и те, которые хотелось бы реализовать при переходе на электронный документооборот.

В процессе обследования выяснилось, что документооборот был организован в соответствии с нормативными актами, которые зачастую принимались еще в начале 90-х годов, а затем дополнялись различными современными нормами. Также оказалось, что в некоторых случаях в принципе не ясно, почему определенный документ идет в ведомстве тем или иным путем. Аналитическая работа дала свои плоды: благодаря ей было выявлено множество «задвоенных» и избыточных процессов и функций. 

Созданная за полтора месяца блок-схема, в соответствие с которой планировалось организовать электронный документооборот, была представлена на обсуждения экспертам Министерства информационных технологий и связи Ростовской области, которые оказывали консультативную поддержку при реализации проекта. С их помощью удалось максимально оптимизировать все маршруты и процессы.

В рамках проекта специалистами отдела ИКТ Администрации Таганрога были организованы защищенные каналы связи с Правительством Ростовской области, проведена настройка рабочих мест. В электронный вид была переведена вся служебная переписка.

То, что в Правительстве Ростовской области уже работают в СЭД «ДЕЛО», повлияло и на скорость внедрения. Как отметил Дмитрий Симоньянц, знание факта, что в другом ведомстве, работающем в том же правовом поле, уже используют это решение, причем, весьма успешно и на всех уровнях, оказало положительное влияние. 

Много внимания было уделено обучению персонала. Первичное обучение пользователей провели представители Министерства, а дальнейшее было организовано собственными силами. «Возрастной состав сотрудников Администрации Таганрога варьируется от 23 до 65 лет, при этом кто-то быстрее схватывает, кто-то медленнее. Были и те, кто считал, что и раньше все работало хорошо, так что менять не нужно. Поэтому нам пришлось найти индивидуальный подход к каждому пользователю. Мы сделали специальную инструкцию – хотя она насчитывала всего 15 страниц, но давала базис для того, чтобы можно было начать работать с системой. Если же в процессе работы возникали дополнительные вопросы, мы работали в индивидуальном порядке. Были и те, кто говорил, что очень занят, ему некогда прочить инструкцию. В этом случае нам опять помог опыт наших коллег: мы напоминали нашим сотрудникам, что губернатор работает лично в этой системе, а также его заместители, министры – после таких примеров время находилось», - вспоминает Дмитрий Симоньянц.

Итоги проекта

На текущий момент полностью завершен первый этап проекта: все муниципальные учреждения (детские сады, школы, муниципальные предприятия и так далее) и Администрация города ведут переписку в СЭД. «Все структуры, где мы можем задать правила игры, уже являются участниками электронного документооборота или находятся в процессе подключения: покрытие составляет около 85 %. На бумаге документы уходят только непосредственно гражданам и организациям, которые не являются участниками электронного документооборота – коммерческим предприятиям или учреждениям, которые не подключены к СЭД «ДЕЛО». Сейчас входящая документация поступает в канцелярию, где переводится в электронный вид, регистрируется, а дальше уже все этапы проходит полностью в электронном виде», - поясняет Дмитрий Симоньянц.

Несмотря на то, что проект еще не завершен, ведомству удалось добиться существенных результатов. Если раньше документ мог проходить до адресата на протяжении рабочей недели, то сейчас от момента поступления документа в здание до получения его конечным исполнителем проходит меньше половины одного рабочего дня.

«Время прохождения документа – один из главных показателей, но не единственный. Структура администрации такова, что сотрудники не находятся в одном здании. Помимо того, что у нас есть географически распределенные структурные подразделения, разбросанные по городу, есть и муниципальные учреждения. Раньше, чтобы передать юридически значимый документ, нужен был курьер, который отвез бы бумагу на другой конец города – а это время, это финансовые расходы. Сейчас создается карточка, нажимается кнопка «отправить» – и в эту же секунду документ получают все адресаты. К тому же мы уже добились экономии бумаги. Раньше ее тратились тонны: бывали документы по 20-30 страниц и более, которые рассылались 15 адресатам – сейчас этих затрат нет. А как только перейдем к визированию нормативных документов, которые исчисляются десятками и даже сотнями листов, мы начнем экономить еще больше», - комментирует Дмитрий Симоньянц.

Также среди результатов специалисты отмечают повышение прозрачности и контроля над документооборотом. «Раньше, когда в Администрацию поступал документ, девушка из канцелярии несла его в определенный отдел, руководитель отдела передавал его сотруднику и поручал отрабатывать. В конце указанного срока сотрудник мог начать жаловаться на сложность документа, просить дополнительного времени на работу над ним, хотя на самом деле открыл его только в последний день. Сейчас любой руководитель может зайти в систему и проверить, когда попал документ к одному адресату, когда к следующему, работал ли конечный исполнитель с документом, или нет. Внедренная СЭД настолько вертикально интегрирована, что все прозрачно, а для такой структуры, как наша, вопрос контроля очень важен. К тому же теперь потеряться из-за человеческого фактора где-то в процессе передачи из одного отдела в другой ни один документ не может. Все это делает работу нашего ведомства более качественной, эффективной и прозрачной», - рассказывает Дмитрий Симоньянц.

Кроме того, есть и дополнительные плюсы. По обращениям граждан есть определенный срок «отработки» документа – 30 дней. Как отмечают в ведомстве, теперь благодаря структурированности и прозрачности системы появилась возможность сделать эту работу раньше. По мнению Дмитрия Симоньянца, это очень позитивный результат, так как если человек обращается к власти, то у него какая-то проблема, и чем быстрее она будет решена, тем лучше. К тому же СЭД «Дело» позволяет проследить хронологию обращений. Если человек регулярно обращается с одним и тем же вопросом, то это легко можно проследить, тогда как при бумажном документообороте этого добиться тяжело, а в некоторых случаях и невозможно.

Также благодаря внедренной системе в ведомстве могут избежать сложностей, которые неминуемо возникают при смене сотрудников. Если раньше знания по статусу работы над тем или иным документом зачастую хранились только в голове ответственного сотрудника и при его уходе терялись, то теперь это невозможно. Новый сотрудник в системе видит, что было сделано по какому документу, кому посылал запросы и так далее.

«Мы были приятно удивлены возможностями СЭД «Дело». К моменту внедрения в муниципалитетах она была доработана под требования госструкртур. Понятно, что у органов власти и ведомств есть уникальные потребности, которые ни в одной коммерческой организации не будут востребованы – коммерсанты так глубоко с документами не работают. Для нас документы – это сфера регламентации и серьезной работы. До начала проекта у нас были опасения, что останутся процессы, в которых придется использовать гибрид бумаги и электронного документооборота, но они не подтвердились. Все, что необходимо, есть во внедренном решении», - резюмирует Дмитрий Симоньянц.

Перспективы проекта

Второй этап в пилотном режиме планируется запустить ориентировочно в третьем квартале: в электронный вид будет переведено визирование нормативно-правовых актов. А в начале 2016 года - визирование муниципальных контрактов.

В планах и использование мобильных решений для работы с документами. Однако здесь требуются более серьезные финансовые вложения, так как надо будет приобретать мобильные устройства всем руководителям, участвующим в визировании и подписании документов.