Проекты СЭД/ЕСМ в 2023 году. Итоги, технологии, перспективы, комментарии игроков отечественного рынка

28.12.2023 |

Анна Тумакова.

ICT-online.ru: Можно ли в целом охарактеризовать, в чем изменился типичный проект СЭД/ЕСМ за этот год? Типичный проект сейчас - какой он?

Директор по работе с партнерами ЭОС Алексей Перегудов: Типичный проект? Он совершенно нетипичный по сравнению с тем, с чем мы сталкивались еще три-четыре года назад. СЭД лишь небольшая часть российского ИТ-рынка, глобального рынка, как это ни странно звучит в современных реалиях. Безусловно, как и для любого прикладного решения, развитие этих систем определяется требованиями и пользователей, и регуляторов. Но, все же, СЭД должна влиться в ИТ-инфраструктуру организации и занять в ней свое место.

Директор по работе с партнерами ЭОС Алексей Перегудов

Поэтому, когда мы говорим о особенностях проектов 2023 года, в первую очередь стоит выделить повышенное внимание к работе СЭД в гетерогенной среде и информационную безопасность. Да, это не всегда наша зона ответственности. Но нам задают вопросы, и мы должны знать на них ответы.

Директор «Цитрос» компании SL Soft (входит в ГК Softline) Кирилл Соколов: В условиях активного импортозамещения появилось много запросов на замену СЭД/ECM. В таких проектах вначале заказчики проводят аудит существующих иностранных систем, в том числе, чтобы выявить кастомные функции и определить, нужно ли их переносить в программное обеспечение отечественной разработки или же использовать стандартную функциональность российской системы. Также рамках проектов по миграции заказчики стремятся решить задачи, которые не могли реализовать на западной платформе.

Директор «Цитрос» компании SL Soft (входит в ГК Softline) Кирилл Соколов

Фокус смещается - интерес представляют не классические СЭД, а комплексный переход на ЭДО, включающий и взаимодействие с сотрудниками (КЭДО), и внешний документооборот, то есть интеграцию с операторами ЭДО и внешними сервисами, а также поддержку юридически значимого долговременного хранения.

Также мы отмечаем интерес к интеллектуализации СЭД - заказчики ожидают не только стандартные опции, но и такие «умные» сервисы, как автоматическая классификация по содержимому текста поступившего документа, маршрутизация, сложные поисковые запросы на естественном языке и т.п.

Продукты «Цитрос» ориентированы на крупных заказчиков, соответственно, когда мы говорим о наших типичных проектах, помимо решения вышеперечисленных задач реализация всегда охватывает множество интеграций с уже существующими системами заказчика.

Руководитель направления ECM корпорации ЭЛАР Александр Кузнецов: Сегодня большое внимание уделяется защите данных, системы хранения и управления информацией должны быть защищенными. Также востребованы решения по автоматизации на основе искусственного интеллекта - в первую очередь, в части распознавания документов и аналитики данных.

Руководитель направления ECM корпорации ЭЛАР Александр Кузнецов

В целом, типичных проектов мало, решения, даже в рамках одной отрасли, имеют много отличий. Существуют схожие задачи, но методы их реализации от заказчика к заказчику могут различаться. Например, необходимо создать электронный архив технической документации – кому-то достаточно простого решения с набором основных атрибутов для поиска документов и учетом версионности. Для кого-то необходимо проектировать систему управления техническим документооборотом с возможностями подключения инженерных систем и контроля передачи документов в архив предприятия. На одних предприятиях много бумажных документов, и система архива предназначена в основном для оцифрованных скан-копий. На других стоят задачи систематизации хранения и управления документацией на разрабатываемые изделия, в этом случае превалируют электронные форматы.

Руководитель отдела разработки СЭД компании «Интерпроком» Вячеслав Валышкин: Типичные проекты нашей компании по СЭД/ЕСМ можно условно разделить на три большие категории: проекты по поддержке и развитию существующих у заказчика систем СЭД «СУПеР» и «ЭСКАДО» от компании «Интерпроком», а также новые проекты на базе этих систем, и в этом году к ним добавились проекты по импортозамещению. Однако, в силу специфики ИТ-инфраструктуры и бизнес-процессов компаний, при импортозамещении сложно говорить о типовых проектах, поскольку они сильно отличатся друг от друга, их объединяет разве что само слово импортозамещение.

Руководитель отдела разработки СЭД компании «Интерпроком» Вячеслав Валышкин

Президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев: Обобщить проекты до какого-то среднего описания всегда сложно, так как каждый проект уникальный, как и каждая компания. В организациях СЭД может решать узкие функциональные задачи (например, то же классическое делопроизводство или архив первичной финансовой документации), а может выступать в качестве интеграционной шины для различных задач корпоративного back-office. Постараюсь выделить несколько общих трендов. Первый – это потребности импортозамещения. Для многих заказчиков приоритет – это переход на отечественные инфраструктурные решения, а для крупных компаний, использующих западные ECM-системы, – это переход на ПО отечественного производства соответствующего класса. Второй – это продолжающийся переход на безбумажные технологии, все больше клиентов осознает необходимость отказа от бумаги. Третий – это потребность в самостоятельном развитии проекта внедрения СЭД и соответственно наличие в платформе инструментов, необходимых для этого (это прежде всего Low-Code и достаточная степень открытости системы).

Президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев

ICT-online.ru: Какие нестандартные, интересные проекты прошли за этот год на рынке? Благодаря чему стало возможным их появление?

Алексей Перегудов (ЭОС): Рано подводить итоги. Год очень плотный и насыщенный, а впереди еще целый месяц, за который будет много интересного. Но если попробовать обобщить, то я бы выделил ренессанс внедрения систем управления архивом. Причем я не устаю удивляться, сколько разных смыслов вкладывают заказчики в слово «архив»: от хранилища данных для других информационных систем до классического архива. Поэтому всегда интересно читать каждое новое техническое задание: что там придумали еще?

Почему так? Во многих организациях накоплен огромный объем информации, которой надо как-то управлять. Не просто хранить, а именно управлять, понимая, что и зачем мы храним. С другой стороны, меняющейся (а для кого-то внезапно и вынуждено) ИТ-ландшафт как-бы намекает, что архив поможет решить многие проблемы с хранением информации из тех систем, поддержка и эксплуатация которых больше невозможна.

Кирилл Соколов (SL Soft): Поскольку на государственном уровне взят курс на цифровизацию, значительно корректируется и законодательная база. Так появились изменения в области внешнего электронного документооборота, в частности, развивается применение электронных транспортных накладных (ЭТрН), появилась всеобщая поддержка машиночитаемых доверенностей (МЧД). Это послужило драйвером внедрения новых функций в продуктах «Цитрос» и их реализации у заказчиков.

Александр Кузнецов (ЭЛАР): Выросло число проектов, использующих искусственный интеллект. Это связано с возрастающими задачами по обработке документов, как архивных, так и новых поступлений. При этом можно выделить повышение уровня зрелости заказчиков – раньше ИИ был модным трендом, от которого ожидали «чудес» по принципу: внедряем, и он сам все за нас сделает. Сегодня на рынке есть понимание, для чего нужен ИИ, заказчики начали существенно конкретизировать запросы. Стоит отметить, что уровень решений подрос, поэтому спектр заказчиков расширился.

К примеру, в нашем портфеле продуктов есть полноценная платформа ИИ под названием «ЭЛАР Документопоток», включенная в Реестр отечественного ПО, которая может очень хорошо решать любые задачи распознавания бумажных документов – от бухгалтерии до штампов чертежей. При этом система позволяет реализовать различные сценарии обработки с учетом построения автоматизированных рабочих мест для операторов сканирования и верификации, а также с учетом территориально-распределенной обработки документов, поступающих из различных филиалов предприятия.

В этой связи, если раньше распознавание в основном использовалось для типовой документации, сегодня сложность документов, которые можно обработать автоматизированным способом, выросла. Мы уже реализовали несколько больших проектов по распознаванию неструктурированных договоров, сложных первичных документов с таблицами и печатями, технической документации. Распознавание одной только печати – сама по себе интересная задача. К примеру, многие системы определяют только факт наличия печати на документе, а в нашей системе есть возможность распознавать реквизиты из печатей любого типа. Это позволяет существенно оптимизировать процесс ввода документов в систему, так как при извлечении с печати ИНН больше нет необходимости искать атрибуты контрагента – с помощью ID в виде уникального ИНН, все атрибуты по этому контрагенту могут быть получены из базы данных учетной ERP-системы.

Отдельно стоит отметить работу с технической документацией. Мы сделали несколько проектов, в которых ИИ с высокой точностью распознает данные из штампов даже очень старых и ветхих чертежей. Решение подразумевает распознавание и последующую загрузку данных и файлов в защищенный электронный архив. Таким образом решается как задача автоматизированной обработки накопленного архива, так и структурированного хранения, защиты и повышения скорости доступа к документам с помощью системы электронного архива.

Вячеслав Валышкин («Интерпроком»): Традиционно специалисты «Интерпроком» многие годы занимаются разработкой, внедрением и сопровождением собственных СЭД «СУПеР» и «ЭСКАДО». При этом опыт показал, что ряд заказчиков, с которыми идет работа по другим направлениям бизнеса, используют СЭД «ТЕЗИС» и им требуется сопровождение этой системы. Для получения авторизации специалистам «Интерпроком» необходимо было пройти обучение, тестирование и интервью с экспертами, чтобы продемонстрировать и подтвердить свои знания и компетенции по «ТЕЗИС». Обладая большим многолетним опытом работы с собственными СЭД, наши специалисты успешно справились с этой задачей. Компания «Интерпроком» стала официальным партнером ООО «Хоулмонт» по продаже и внедрению автоматизированной системы управления документами и задачами «ТЕЗИС» и получила статус сертифицированного партнера. Авторизация по «ТЕЗИС» стала логическим продолжением развития практики СЭД компании «Интерпроком», и портфель наших проектов расширился.

Владимир Андреев («ДоксВижн»): Мы работаем в основном на сегменте крупных компаний, и стандартных проектов там практически не бывает. В прошедшем году были две основные новые задачи (помимо импортозамещения, которое идет уже не первый год) – это задача кадрового ЭДО и переход на МЧД. Обе задачи потребовали от нас значительных усилий по развитию технических компонентов. Еще одна группа проектов, которые появились в последнее время в нашем портфеле – это перевод решений в крупных компаниях с западных ECM-систем, эти задачи крайне сложные и деликатные. Потому что корпорации на протяжении многих лет инвестировали в разработку решений с учетом требований бизнеса, в системах накоплено огромное количество данных, пользователи привыкли к интерфейсу систем, и в целом удовлетворены системой. Эти факторы предъявляют достаточно жесткие требования к платформам и к проектной дисциплине компании интегратора.

Самый интересный тип проектов – это проекты, о которых мы дано мечтали, в которых наша платформа используется как интеграционная шина (клей), связывающая все процессы корпоративного Back-Office и обеспечивающая постепенный процесс оптимизации процессов управления. В этих проектах основная работа ведется самим заказчиком. Он формирует собственный центр компетенции по развитию системы, а мы как вендор реализуем новые полезные функции платформы и развиваем инструменты в тесной интеграции с компетентным клиентом. Такие проекты дают существенный экономический эффект заказчику, а мы получаем бесценную информацию о реальных потребностях крупных заказчиков в сложных бизнес процессах.

ICT-online.ru: С какими новыми системами, сервисами начали в этом году интегрироваться СЭД/ЕСМ, что это принесло пользователям?

Алексей Перегудов (ЭОС): Если говорить про государственный сегмент, то это, безусловно, МЭДО. Только не смейтесь. Ускорившийся в этом году процесс включения новых участников обмена за счет подведомственных учреждений, муниципальных образований и т.д. потребовал от разработчиков существенной модификации своих решений. Простая, казалось бы, сортировка сообщений и их доставка до конечного получателя поставила некоторых в тупик.

ЭОС же еще в прошлом году предложил своим заказчикам набор модулей, который способен обеспечить доставку и отправление сообщений МЭДО практически для любой организации, которая имеет доступ к шлюзу оператора. И сейчас у нас и наших партнеров довольно большая практика создания подобных решений.

Что это дало пользователям? Безусловно, более удобный и оперативный обмен документами. Не информацией (в виде скан-копий), а именно документами, что бывает тоже важно. Плюс сократились цепочки пересылки документов, что существенно повысило удобство и оперативность взаимодействия участников переписки.

С коммерческим сегментом несколько сложнее. Я бы не сказал, что появился некий новый набор интеграций. Тут все традиционно: бухгалтерский софт, ЭДО, иные информационные системы заказчиков. Наверное, можно сказать, что мы чаще стали сталкиваться с требованием интеграции с SAP, но называть это именно тенденцией я бы не стал. Это требование обусловлено проходящим (вынужденным или осознанным) импротозамещением и вряд ли сохранится в долгосрочной перспективе.

Кирилл Соколов (SL Soft): Продолжается интеграция с различными функциями в госсервисах: «Госключ», «Работа России» и т.п. Развитие единой цифровой платформы «ГосТех», предназначенной для федеральных и региональных органов власти, приводит к появлению новых сервисов, с которыми также необходимо обеспечить взаимодействие в СЭД/ECM.

Поскольку использование МЧД закреплено юридически, бизнесу необходимо выстроить сервис для их создания или интеграции с уже действующими решениями. Де-факто единым хранилищем выпущенных доверенностей становится реестр МЧД ФН.

Александр Кузнецов (ЭЛАР): В связи с переходом к подписи физлица с использованием машиночитаемой доверенности (МЧД) в процессах подписания документов от имени организации востребована интеграция с ФНС в части передачи актуальных сведений по МЧД.

В рамках тотальной цифровизации сложно оставаться в стороне от процессов перехода к ЭДО, поэтому актуален вопрос интеграции с операторами ЭДО. В частности, у многих организаций обмен документами осуществляется с использованием нескольких операторов. Поэтому важной задачей становится исключение роуминга. Это значит, что при внедрении ECM-платформы нужно настроить процессы маршрутизации документов с автоматическим выбором необходимого оператора ЭДО. В таких проектах интеграция осуществляется как с внутренними сервисами организации, так и со сторонними. ECM-платформа, с одной стороны, интегрируется с корпоративными системами, которые являются поставщиками документов, а с другой - с используемыми операторами ЭДО, которые обеспечивают пересылку документов. Платформа является связующим звеном между множеством учетных и документоориентированных корпоративных систем и множеством контрагентов, использующих разных операторов ЭДО. Таким образом ECM становится единым окном для управления процессами приема и отправки, подписания, хранения, обработки и учета электронных документов, агрегированных из разных источников.

Отдельно отмечу востребованные в проектах интеграции с офисными продуктами и криптопровайдерами в части создания юридически-значимых долговременных архивов. А также реализацию процессов налогового мониторинга с помощью построения специализированных веб-сервисов и их интеграции с ECM-платформой, которая в свою очередь выступает в качестве единого электронного архива и связана с учетной ERP-системой.

В госсекторе существует необходимость интеграции с порталом госуслуг и государственными информационными системами, в случае, когда ECM выступает в качестве платформенного решения. Такие решения хранят и предоставляют сведения в рамках процессов оказания госуслуг и межведомственного взаимодействия. К подобным примерам можно отнести региональные системы по управлению документами БТИ, мировой юстиции, единые системы по автоматизации архивного дела на уровне субъекта РФ и прочие решения, автоматизирующие ведомства и целые отрасли на региональном уровне или ведомственные структуры федерального уровня.

Вячеслав Валышкин («Интерпроком»): Каждый год у нас выходят новые версии CЭД, и 2023 год не стал исключением. Коротко остановлюсь на некоторых новых возможностях, которые уже используют наши клиенты.

Теперь по значению ИНН и нажатию одной кнопки в карточку компании загружаются актуальные данные из внешнего реестра организаций, что позволяет избавить от рутинного ввода информации и оперативно ее обновлять.

Создан новый шаблон «Счет-фактура покупателю – УПД» для формирования УПД в формате xls-файла, который можно использовать для последующей конвертации счета-фактуры (УПД) в xml-формат и отправки контрагенту через ЭДО.

Рассылка документов возможна не только по фамилиям, но и по ролям, избавляя от необходимости изучать структуру предприятия и заранее формировать сотрудников в группы рассылки с необходимостью постоянной актуализации. Рассылка по ролям особенно удобна для новых сотрудников в территориально распределенных организациях.

Добавление функции поиска документа по QR-коду не только в «толстом», но и в мобильном клиенте представляет собой удобную опцию для специалистов с разъездным характером работы. Добавлены действия «поиск по QR-коду: внешний сканер» и «поиск по QR-коду: из буфера обмена». При этом появилась новая возможность гибко настраивать информацию, помещаемую в QR-код и штамп документа.

Для сотрудников, осуществляющих контрольные функции, добавлен отчет с удобной визуализацией информации по всем документам, находящимся в обработке у различных пользователей, что позволяет более оперативно выявлять аномалии.

Владимир Андреев («ДоксВижн»): Много новых интеграционных задач пришлось решать в связи с переходом на МЧД и КЭДО – это обновление интеграции с операторами ЭДО и расширение их номенклатуры, интеграция с единым реестром МЧД, с корпоративным кадровыми системами, с провайдерами облачной УНЭП, интеграция с ЕСИА для единой аутентификации и пр. Однако имеются и другие задачи интеграции – например с поставщиками систем распознавания структурированных бумажных документов, с сервисами конструирования документов, например, Doczilla, с движками искусственного интеллекта для решения некоторых частных задач и еще целый ряд интеграционных сценариев в рамках конкретных проектов.

ICT-online.ru: Меняются ли сами пользователи СЭД/ЕСМ - по числу вовлеченных, их квалификации, выполняемым задачам?

Алексей Перегудов (ЭОС): Задачи растут, квалификация падает. Нельзя сказать, что в этом году появились какие-то особые тенденции. Мы по-прежнему наблюдаем единство и борьбу противоположностей: с одной стороны, пользователи хотят получить «одно окно» для решения всех своих задач, что неизбежно ведет к созданию более сложных интеграционных решений, с другой - пользователь хочет упрощения всего. Причем это желание простоты порой приводит к пренебрежению установившимися нормами, требованиями законодательства и т.п. Увы, иногда стоит отмечать, что это связанно с непониманием последствий упрощения или пренебрежения теми или иными действиями.

Но давайте не будем все сваливать только на непонимание пользователей (читай, их низкую квалификацию), потому как упрощение процессов действительно возможно и необходимо в ряде случаев. И не нужно стремиться всегда все делать правильно. Документационные потоки, информационные потоки - они живые. И наша задача - оценивать тенденции, выявлять наиболее актуальные требования и реализовывать их в наших решениях.

Кирилл Соколов (SL Soft): Тренд последних лет - пользователи становятся более продвинутыми и мобильными. От этого меняются их ожидания от функциональности систем. Государство интенсифицирует перевод различных процессов полностью в электронный вид. Заказчики сфокусированы на повышении прозрачности и контролируемости процессов документооборота, поэтому подключают к СЭД/ECM большее число сотрудников: раньше пользователями системы были, в основном, руководители и делопроизводители, сегодня вовлечены практически все категории сотрудников. Таким образом, трансформируется понятие СЭД в среду цифрового доверия, охватывающую весь электронный документооборот. Существенный вклад в этот процесс внесло распространение кадрового электронного документооборота.

Александр Кузнецов (ЭЛАР): Квалификация пользователей растет. Есть отдельные отрасли-лидеры, например, очень сильная ИТ-подготовка в банках. Существенное внимание уделяется информационной безопасности. Указом Президента РФ значительно расширены полномочия ФСТЭК, в том числе, в части оперативного информирования госорганов об угрозах безопасности информационных систем и иных объектов КИИ. Тем самым госзаказчики должны повышать уровень технической защищенности информации под контролем ФСТЭК. Если раньше какие-то вещи могли быть проигнорированы, то теперь на работу в госорганизации приходят сильные профильные специалисты, что дает возможность уделять пристальное внимание любым вопросам, связанным с ИТ-окружением.

Вячеслав Валышкин («Интерпроком»): Если брать отраслевой срез, то наши заказчики очень разные: от медицины, госучреждений и банков до производственных, строительных и лизинговых компаний. Диапазон пользователей в рамках профессиональной деятельности достаточно широк, и он постоянно расширяется. Сегодня СЭД объединяет работу различных департаментов в единый информационный поток бизнес-процессов. Помимо специалистов по делопроизводству, секретариата и договорного отдела СЭД охватывает маркетинг, предоставляя возможности планирования, утверждения бюджета и маркетинговых активностей, коммерческие отделы, которые могут использовать встроенные СЭД инструменты CRM и аналитики продаж, юридические отделы обеспечиваются возможностями ведения юридически значимого документооборота. Инструменты СЭД оптимизируют проведение заседаний коллегиальных органов и Совета директоров. И это только ряд примеров, а не полный список.

Владимир Андреев («ДоксВижн»): Изменение идет постоянно и неуклонно, как пользователи, так и технические специалисты повышают свою компетенцию, и растут требования к удобству использования, производительности, возможности кастомизации интерфейса, самообслуживанию (возможности самостоятельно обслуживать и развивать систему).

ICT-online.ru: Что нового в части СЭД/ЕСМ-проектов может появиться в следующем году? Какой проект вам хотелось бы реализовать?

Алексей Перегудов (ЭОС): Самый сложный и самый интересный проект всегда впереди. И он точно будет интереснее, чем то, что мы делали до этого. Ведь если это не так, то наше развитие остановилось.

Кирилл Соколов (SL Soft): Мы нацелены на реализацию комплексного проекта, в котором будут задействованы комплементарные решения с широким набором интеллектуальных сервисов. Это отвечает современным бизнес-задачам в области работы с неструктурированной информацией.

Наблюдается спрос на решения по цифровизации полного цикла работы с документами, включающего сканирование, распознавание, индексирование, поиск на естественном языке и другие функции. Сегодняшние заказчики рассматривают накопленную документацию как интеллектуальный актив, представляющий ценность. Поскольку SL Soft - это разработчик российских бизнес-приложений с широким продуктовым портфелем, благодаря консолидации опыта появилось решение «Интеллектуальный архив» - цифровая платформа для управления корпоративным контентом с широким набором встроенных интеллектуальных сервисов и гибкими no-code/low-code средствами конструирования.

Александр Кузнецов (ЭЛАР): У нас в работе несколько проектов по-настоящему национального масштаба. Есть проекты по разработке и поддержке государственных информационных систем. В следующем году планируем наращивать количество решений с иcпользованием искусственного интеллекта.

Сегодня очень востребованы наши решения по защищенным электронным архивам и долговременному хранению информации на базе ECM-платформы «ЭЛАР Контекст» и оптических накопителей ЭЛАР НСМ, мы будем продолжать удовлетворять спрос рынка и внедрять решения в этой области. При этом спрос на такие решения мы наблюдаем не только в госсекторе и ОПК, но и в финансовых организациях, в коммерческих структурах.

Вячеслав Валышкин («Интерпроком»): Хотелось бы много хороших и разных проектов по СЭД. В плане развития своей системы можно посмотреть, например, в направлении интеграции в наш СЭД технологи GPT для автоматического составления или продолжения текстов для разного рода документов, но это задача на перспективу.

Владимир Андреев («ДоксВижн»): Две наиболее ожидаемые задачи – это решение проблемы долгосрочного хранения документов и перевода бумажных архивов в электронный вид, которые потребуют реализации новых технологических компонентов в платформах. И задачи создания электронных архивов, для которых мы так же ожидаем полного набора нормативных требований. Еще одна задача на ближайшее время – это развитие инструментария Low-code, он должен стать удобнее, требовать еще меньше программирования и при этом решать больший круг задач. Тема искусственного интеллекта так же остается в тренде, возможно, появятся кейсы для применения генеративного ИИ в наших процессах.

ICT-online.ru: Большое спасибо всем за беседу!

Свежее по теме

ЭОС на XXX Международной конференции «Документация в информационном обществе»: об изменениях в отраслевых стандартах и работе подкомитета ПК6

Камиля Камальдинова (ICL Services): «Нередко в ИТ-компании у HR-подразделения больше цифровых инструментов, чем в компаниях другого сегмента»

Обмен опытом и соглашение о сотрудничестве. ЭОС подводит первые итоги участия в Informatica 2024

Быстрее и выгоднее: искусственный интеллект помогает бизнесу сократить расходы на обработку документов до 80 %

Автор: Анна Тумакова.

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот, ECM, ЭОС, Softline, ЭЛАР, ДоксВижн, ЭДО, Интерпроком, SL Soft